Automatizace zpracování dodavatelských faktur

Aktuálním trendem v oblasti podnikových informačních systémů je automatizace a robotizace pravidelně se opakujících standardizovaných činností. Díky automatizaci uspoříte velký objem ruční práce, a navíc předcházíte i možnosti vzniku chyby. Typickým příkladem, kdy se automatizace vyplatí, je pořizování příchozích faktur do systému.

V rámci produktu Automatizace zpracování dodavatelských faktur nabízíme řešení pro zefektivnění manuální práce uživatelů, která souvisí se zpracováním došlých faktur v systému Oracle JD Edwards EnterpriseOne (dále jen JDE). Náš produkt zredukuje ruční zadávání dat na minimum a umožní vám věnovat čas jiným činnostem.

V rámci řešení rozlišujeme 3 úrovně automatizace, které je možné využít v závislosti na softwarech, které již ve vaší firmě využíváte, a v závislosti na nastaveném způsobu komunikace mezi vámi a vašimi dodavateli. Jednotlivé části produktu je možné implementovat samostatně.

1. Automatické načtení dat

Základem řešení je automatické načtení faktury a její plnohodnotné zapsání do systému. Tímto způsobem se faktura dostane do účetních i daňových výkazů, stejně jako faktury, které se do systému zadávají ručně.

Zdrojem načítané faktury je soubor vygenerovaný:

1. vaším dodavatelem ve formátu xml
2. prostředníkem, který pro vaši firmu zajišťuje EDI komunikaci (elektronická výměna dat mezi subjekty)
3. softwarem určeným k vytěžování faktur (OCR), jehož výstupem jsou faktury ve formátu xml

Zdrojový xml soubor musí obsahovat hodnoty všech polí v předem definované struktuře. Pro načtení dat do systému je k předávání souborů možné využít předem definovaný adresář nebo sdílenou e-mailovou schránku, na kterou se soubory budou posílat.

2. Automatické vytěžování dat

Ve spolupráci s naším partnerem, společností Konica Minolta, nabízíme rozšířené řešení, jehož součástí je automatické vytěžování faktur. Specializovaný OCR software provede vytěžení došlé faktury (rozpozná text a obsah faktury ve scanu). Následně je faktura prostřednictvím souboru xml automaticky zpracována v systému JDE. 

Součástí našeho produktu je napojení na scan faktury, který je uložen mimo systém JDE. Na faktuře je vytvořen link, pomocí kterého zobrazíte scan faktury přímo ze záznamu v JDE.

Produkt je zároveň možné rozšířit o námi nabízené DMS řešení (Systém pro správu dokumentů), které slouží k archivaci dokumentů a pro pokročilé workflow.

3. Automatické párování faktur

Třetí úroveň automatizace, kterou můžete v rámci našeho produktu využít, je automatické napárování faktury na příjemku nebo na objednávku v systému JDE. Tato funkcionalita nahradí ruční proces párování faktur uživatelem. V rámci implementace jsou definovány podmínky pro automatické napárování na příjemku nebo na objednávku.

Pokud řešíte obchody většího rozsahu a pravidelně se opakující transakce, je pro vás takové řešení optimální. Ušetříte čas a v konečném důsledku i peníze.

Autorky: Alena Vongrejová a Zuzana Pátková