Firemní intranet a jeho funkce

Jakákoli organizace je v podstatě živý, neustále se vyvíjející organismus. Ustavičně vznikají požadavky na optimalizaci a zvýšení efektivity. Intranet umožňuje publikovat oznámení, diskutovat o nadcházejících změnách nebo popisovat klíčové procesy. Zaměstnanci si tak mohou kdykoli najít informace, které zrovna potřebují. Přečtěte si, co je intranet a jaké výhody firmě přináší.

Co je to intranet

Intranet je typ síťové platformy, jejímž hlavním úkolem je usnadnit sdílení informací v rámci společnosti. Správné použití intranetu dokáže firmě přinést nemalou úsporu času či finančních prostředků. Často má podobu specializovaného webu, který není dostupný veřejnosti, protože je skrytý za formulářem vyžadujícím autentizaci uživatele – zaměstnance. Případně může být dostupný pomocí VPN přístupu.

K čemu intranet slouží

Nejjednodušší firemní intranety slouží ke zveřejňování novinek nebo obsahují seznamy odkazů na soubory uložené na společném síťovém disku.

Podle konkrétních potřeb firmy však může intranet obsahovat i tak pokročilé nástroje, jako jsou:

• Redakční systém pro správu a komentování novinek z dění ve firmě či firemního blogu.
• Databáze školících materiálů umožňující mimo jiné sdílení zkušeností či absolvovaných školení a usnadňuje tak zaměstnancům další vzdělávání.
• Rezervační systémy např. pro zasedačky, firemní vozidla a další zdroje.
• Správce souborů a firemních dokumentů obsahující možnosti jejich archivace a zálohování.
• Diskusní fórum pro zaměstnance poskytuje v současné době hybridních kanceláří skvělou možnost zeptat se kolegů na jejich názory a společně vymyslet lepší řešení problému.
• Správa firemních procesů slouží k zefektivnění opakujících se činností, např. onboardingu nových zaměstnanců.
• Správa projektového managementu umožňuje rychlé a efektivní řízení projektů včetně vykazování času zaměstnanců.

Na českém trhu působí mnoho dodavatelů, kteří pomohou vyvinout a implementovat intranet vyhovující konkrétním potřebám společnosti, nebo navrhnout robustnější řešení ve formě firemního informačního systému s využitím ERP nebo CRM řešení.

Výhody využití intranetu

Zavedení intranetu přináší efektivnější komunikaci uvnitř firmy. Společnosti tak získávají následující benefity:

Snazší komunikace a delegování práce

Je běžnou praxí, že vám denně chodí od kolegů mnoho hromadných e-mailů, pravděpodobně některé z nich už ani nečtete. Na intranetu však může mít vaše komunikace nejrůznější podobu. Zpravidla bývá přidružená k danému tématu a kdykoliv dostupná všem relevantním zaměstnancům. K vyřešení případných nejasností můžete využít například diskuzi ve vláknech pod přidělenými úkoly nebo sdílet vaše postřehy pod články či novinkami.

Velkou výhodou je, že jakmile úkol cestuje mezi zaměstnanci, předává se zároveň s ním i historie komunikace i celkový kontext zadání. Máte-li komunikaci zaznamenanou na intranetu a příslušné informace i dokumentaci sdílenou online, je předání úkolu jinému zaměstnanci mnohem snazší i rychlejší.

Přehledné plánování a organizace projektů

Manažer projektu může prostřednictvím firemního intranetu zakládat projekty, vytvářet pod nimi hlavní a dílčí úkoly, přidělovat je zaměstnancům, rozšiřovat jejich zadání a kontrolovat termíny splnění úkolů. Využíváte-li v organizaci intranet, každý ví, na čem má aktuálně pracovat, jaké mají jeho úkoly prioritu a komu má projekt předat dál.

Jednodušší sdílení a archivace dokumentů

Soubory sdílené na intranetu jsou přístupné všem, kdo mají oprávnění. Zaměstnanci s VPN přístupem se k souborům snadno dostanou, i když pracují z domova. Intranet také usnadní aktualizaci dokumentů a distribuci nových verzí k příslušným zaměstnancům. Všechny dokumenty, včetně smluv s dodavateli, mohou být navíc automaticky zálohované.

Důvěryhodná firemní kultura

V neposlední řadě může mít existence intranetu také silný vliv na firemní identitu a kulturu. Zaměstnanci se pochopitelně cítí komfortněji, když vědí, co se ve firmě děje, mají možnost vyjadřovat svůj názor, a když jim firma poskytuje silné nástroje, které jim usnadňují práci.

Jak na implementaci intranetu?

Intranet má mnoho možností, ale pro větší firmy nemusí být dostatečně robustní. Proto je ve větších firmách na místě zvážit kromě implementace intranetu i případnou implementaci ERP nebo CRM řešení. V každém případě je potřeba udělat nejprve důkladnou analýzu, která vyjasní skutečné potřeby. Teprve na základě jejích výstupů byste měli přistoupit k výběru dodavatele a konkrétního řešení, které bude vyhovovat vašim potřebám.

I v případě, že se pro CRM a ERP systémy nerozhodnete a implementujete jen intranet, nesnažte se ho ve firmě vybudovat najednou. Začněte základními funkcemi a postupně ho rozšiřujte podle momentální potřeby. A právě potřeby má každý podnik jiné. Proto, pokud zvažujete vybudování firemního intranetu ve vaší společnosti, svěřte jeho realizaci do rukou profesionálů.