Jak jednoduše začít s Microsoft Outlookem

Co je Microsoft Outlook…

Outlook je jednou z mnoha aplikací kancelářské sady Microsoft 365 (dříve známou jako Microsoft Office, resp. Office 365). S Outlookem má většina z nás spojenou především digitální komunikaci prostřednictvím e-mailu. To je určitě správně, kromě e-mailového klienta vám toho Outlook ale nabídne mnohem více:

• Pokročilá správa e-mailů – kromě běžných funkcí poštovního klienta máte k dispozici možnost vytváření vlastních pravidel pro příchozí poštu včetně řazení do vámi definovaných složek, barevné vlajky, kategorie a štítky pro ruční označování prioritních zpráv a další funkce.
• Kalendář a organizér – můžete spravovat a sdílet jeden či více kalendářů, u jednotlivých událostí definovat přestávky, upozornění a jejich formu. Samozřejmostí je opět možnost vlastního barevného štítkování událostí, ale i možnost importu jiných kalendářů (např. kalendář státních svátků apod.) nebo udržování kalendářů ve vícero časových pásmech.
• Správa kontaktů – správa veškerých kontaktů (s bohatými možnostmi jednotlivých údajů, poznámek a kategorií u každého kontaktu) s automatickým ošetřováním případných duplicit. Kontakty lze jednoduše importovat i exportovat, ale i synchronizovat s jinými účty (např. LinkedIn) či zařízeními (např. s mobilním telefonem).

…a co naopak Microsoft Outlook není?

Čistě pro úplnost doplníme i to, co Outlook není, jelikož často dochází k nejasnostem a záměnám (jak uvidíte, sám výrobce Microsoft situaci bohužel neulehčuje, spíše naopak):

• Microsoft Exchange – sice se také týká e-mailů, ale ne uživatelsky: jde o řešení poštovního serveru určené středním a větším podnikům.
• Gmail – poštovní řešení od Googlu určené v základu spíše jednotlivcům, navíc nemá formu desktopových aplikací. Na druhou stranu není problém Outlook spárovat s Gmailem.
• „Nový Outlook“ – není Outlook jako Outlook, ale vyznat se v tom lze jen obtížně. Nejenže Microsoft Outlook můžete používat online jako webovou aplikaci i offline jako klasickou desktopovou aplikaci (a obojí v zásadě funguje a vypadá obdobně), ale Microsoft oznámil, že ve Windows do konce letošního roku nahradí nativní aplikace „Pošta“ a „Kalendář“ právě „novým Outlookem“, který je zatím dostupný v preview verzi. Problém nastává, pokud používáte „klasický Outlook“ jako desktopovou aplikaci např. pro firemní využití a „nový Outlook“ pro soukromé účely. Aplikace vypadají téměř identicky, mají rovněž identické názvy „Outlook“, a dokonce i stejnou ikonu. Přesto jde o různé na sobě nezávislé programy s odlišným kódem, kde můžete současně spravovat a používat odlišné poštovní účty, kalendáře i kontakty.

Jak se liší jednotlivé verze Outlooku

Abychom aspoň trochu umenšili míru „microsoftího chaosu“ čišícího z předchozího odstavce, alespoň stručně představíme a popíšeme jednotlivé verze Outlooku, se kterými se můžete setkat:

• Outlook Express – předchůdce výše zmíněné aplikace Windows Pošta, která se poprvé objevila ve Windows 10. Dnes se s ním setkáte velmi výjimečně, pouze na velmi starých počítačích.
• Microsoft Outlook 97–2002 – tyto verze byly součástí sad Microsoft Office 97–2002. Vyznačovaly se hlavně dvou gigabytovou maximální velikostí souboru určeného pro ukládání e-mailů, kontaktů a schůzek. Při překročení této kapacity docházelo k zamrzávání aplikace. Opět platí, že na tyto verze narazíte spíše výjimečně na starých strojích.
• Microsoft Outlook 2003–2021 – byl součástí sad Microsoft Office 2003–2021. Kapacita výše uvedeného souboru vzrostla na desetinásobek (tj. na 20 GB) a přibyla podpora vícejazyčných dat v kódování Unicode.
• Outlook online – jde o webovou aplikaci dostupnou skrze internetový prohlížeč po přihlášení přes Microsoft účet. Může jít o variantu zdarma pro osobní použití (ke které získáte i další základní webové kancelářské aplikace jako Word a Excel), nebo o variantu „plnotučného“ placeného Outlooku.
• Outlook 365 – součást cloudové kancelářské sady Microsoft 365, která funguje na principu předplatného. Na rozdíl od poslední vydané offline desktopové kancelářské sady Office 2021 (pravděpodobně jde o vůbec poslední sadu Office) zahrnuje cloudová varianta vždy poslední verze všech aplikací, tedy i Outlooku – budete mít vždy k dispozici nejnovější funkce, opravy a aktualizace zabezpečení spolu s trvalou technickou podporou bez nutnosti dalších nákladů. V našem návodu se dále budeme zabývat především touto verzí.
• Mobilní Outlook – zdarma dostupná verze pro mobilní zařízení Android i Apple.

Outlook ke stažení zdarma

Níže si vysvětlíme, jak Microsoft Outlook zdarma stáhnout a nainstalovat na různá zařízení:

Instalace na PC

Postupujte následovně:

• Do internetového prohlížeče zadejte adresu www.office.com.
• Přihlaste se svým soukromým nebo pracovním/školním účtem Microsoft (v druhém případě vám údaje sdělí váš zaměstnavatel či vzdělávací instituce). Pokud na soukromý účet Microsoft nemáte navázanou licenci nebo předplatné, můžete Outlook a celou sadu Microsoft 365 vyzkoušet na 1 měsíc zdarma na této adrese.
• Zvolte možnost Instalovat aplikace; výběrem možnosti Aplikace Microsoft 365 spusťte instalaci. Výchozí varianta, kterou vám stránka nabídne, je 64bitová verze. 32bitovou verzi zvolte pouze tehdy, pokud sami víte, k čemu ji potřebujete (typicky je důvodem zpětná kompatibilita). Postupujte dle pokynů na obrazovce.
• Spusťte Outlook (např. kliknutím na Start a napsáním slova „Outlook“) a po otevření programu přijměte licenční smlouvu. Tím bude Outlook 365 nebo Office aktivovaný a připravený k použití.

Instalace na Mac

Postupujte stejně jako v předchozím případě až do třetí odrážky. Potom postupujte takto:

• Spusťte Průzkumník, přejděte na Stažené soubory a dvojklikem spusťte soubor Microsoft_Office_20XY_Installer.pkg (název se bude mírně odlišovat).
• Instalaci spustíte po kliknutí na možnost Pokračovat a odsouhlasením licenční smlouvy po vybrání možnosti Souhlasím.
• Zvolte požadované součásti, vyberte umístění na disku a zvolte Pokračovat.
• Pokud se objeví výzva k ověření, zadejte přihlašovací heslo pro Mac (tj. heslo, které používáte pro přihlášení k Macu) a pak klikněte na Instalovat software.
• Po dokončení instalace zvolte možnost Zavřít.

Instalace na mobilní zařízení

• Pro zařízení s operačním systémem Android přejděte na tuto stránku, klikněte na tlačítko Install a postupujte dle pokynů.
• Pro zařízení se systémem iOS přejděte na tuto stránku, klikněte na Instalovat a postupujte podle instrukcí.

Základní nastavení aplikace

Níže popíšeme základní nastavení Outlooku 365 v desktopové a webové verzi pro PC.

Desktopová aplikace pro PC

Vlevo nahoře klikněte na položku Soubor. Tím získáte přístup k těmto volbám:

• Přidání účtu – zde můžete přidat nový či další poštovní účet.
• Nastavení účtu – umožňuje změnit nastavení stávajících účtů nebo jim nastavit další připojení.
• Automatické odpovědi – pomocí automatických odpovědí můžete ostatním snadno oznamovat, že jste mimo kancelář a nevyřizujete poštu.
• Nastavení poštovní schránky – upravujete velikost své poštovní schránky trvalým smazáním odstraněných e-mailů či archivací.
• Pravidla a upozornění – pro usnadnění řazení příchozí pošty.
• Pomalé a zakázané doplňky COM – umožňuje spravovat doplňky modelu COM (pravděpodobně nevyužijete).
• Spravovat doplňky – získáváte a spravujete webové doplňky Outlooku.
• Možnosti – tato volba se trochu „darebně“ nezobrazí jako velké pole s ikonou, nýbrž jako textová položka vpravo dole. Po kliknutí získáte přístup ke všem nastavením.

Pozn.: Uživatelské rozhraní aplikace se bude v budoucnu upravovat a s největší pravděpodobností bude velmi podobné Outlooku online, jehož základní nastavení popisujeme níže.

Outlook online

Vpravo nahoře klikněte na ikonu ozubeného kolečka. Tím získáte přístup v zásadě ke všem volbám, kde navíc můžete jednoduše vyhledávat:

Stačí tedy do vyhledávacího pole vepsat několik písmen a online Outlook vám nabídne nejrelevantnější možnosti, na které stačí jednoduše kliknout.

A to je tentokrát vše. V příštím pokračování návodu probereme základy práce s e-mailem: jak vkládat přílohy, jak nastavit podpis, přeposílání pošty, automatické odpovědi atp.