Návod na Word: Jak na formátování ve Wordu

Základní orientace v Microsoft Word 

V úvodním článku jsme si ukázali, jak Microsoft Word, respektive celou kancelářskou sadu Microsoft 365, získat a jak vytvořit a uložit první dokument. Dnes se posuneme dál a ukážeme si, jaké základní funkce nabízí. 
 
Po otevření nového dokumentu se vám zobrazí toto:  

Samozřejmě záleží na tom, jakou verzi Wordu budete používat. Nicméně ikony v Microsoft Wordu, jejich základní rozložení i grafické provedení by mělo být podobné. Online verze Microsoft Word má funkce omezené, a nenajdete v ní všechny ikony, o kterých dnes budeme mluvit. My budeme pro ukázky používat verzi Microsoft Word pro Mac. 
 
Je jasné, že na první pohled nemáte tušení, co jednotlivé ikony znamenají. Nebojte, vše si postupně vysvětlíme a ukážeme. 

Horní lišta 

Na pravé straně hlavní horní lišty dokumentu se nachází rychlý přístup, který obsahuje několik praktických funkcí. Záleží na každém uživateli, jaké funkce tam bude chtít mít, jejich výběr se dá snadno změnit v nastavení. Předdefinované zobrazení nabízí tyto funkce: 

• Automatické ukládání: Možnost automatického ukládání můžete využít v případě, že je soubor uložený v Microsoft OneDrive nebo na SharePointu. 
• Domeček: Funkce domečku vás vrátí zpět na úvodní stránku Wordu, kterou vidíte po spuštění aplikace. 
• Uložit: Pokud ukládáte dokument poprvé, při kliknutím na funkci uložit se vám zobrazí vyskakovací okno, ve kterém vyberete umístění, kam chcete soubor uložit a popřípadě změníte jeho název. Pro opětovné uložení pak už jen stačí znovu kliknout na tlačítko Uložit. 
• Zpět: Funkce, která umožňuje vrátit poslední provedené změny v dokumentu. Stejnou funkci má také klávesová zkratka Command + Z / Ctrl + Z (pro Windows). 
• Opakovat: Tato funkce slouží k opětovnému provedení akce, kterou jste vrátili zpět. Nebo můžete využít klávesovou zkratku Command + Y / Ctrl + Y (pro Windows). 
• Tisk: Umožňuje vytisknout vytvořený dokument. 
• Tři tečky: Kliknutím na tři tečky si můžete přizpůsobit rychlý přístup a odstranit, přidat nebo nahradit některou funkci. Do rychlého přístupu lze přidat téměř jakoukoliv funkci. 
• Název: Uprostřed horní lišty se nachází název dokumentu. Ve verzi pro Windows najdete uprostřed vyhledávací pole a název se nachází vlevo od něj.  
• Hledat v dokumentu: Verze pro Mac obsahuje funkci lupy, který vám umožňuje vyhledat v dokumentu konkrétní slova a slovní spojení. Stejnou funkci má také klávesová zkratka Command + F / Ctrl + F (pro Windows). 

Chcete pomoct vylepšit Office: Jak už název napovídá, tato funkce vám dává možnost poslat svůj názor do Microsoftu. Ve verzi pro Windows se vpravo nahoře zobrazuje uživatel a tlačítko připravovaných funkcí. 

Pás karet – Domů 

Pás karet je řada panelů nástrojů, kde najdete funkce potřebné k provedení různých úloh. Dnes se budeme věnovat základní kartě, kterou je karta Domů, která nabízí řadu základních funkcí, které vám pomůžou s formátováním textu. 

Schránka 

Text dokumentu můžete napsat i nakopírovat ze schránky. K tomu slouží funkce Vložit. Můžete také pracovat s chytrou schránkou, která si pamatuje posledních 20 položek. Některé položky v ní navíc můžete uložit trvale. Pro vkládání textu můžete využít jednu z těchto možností: 

• Vložit text spolu s formátováním. Znamená, že text do dokumentu vložíme spolu s původním formátováním. 
• Zachovat pouze text: Tímto příkazem vložíme do dokumentu text bez původního formátování. A následně text můžeme zformátovat podle svého uvážení. 
• Vložit formát HTML: Slouží pro zachování HTML kódu.  
• Vložit text v kódu Unicode bez formátování.

​V bloku Schránka se nachází další užitečné funkce pro práci s vkládáním a vyjímáním textu: 

• Nůžky: Použijte pro vyjmutí označeného textu, alternativou nůžek je klávesová zkratka Command + X / Ctrl + X (pro Windows). 
• Papíry: Slouží pro zkopírování. Stejnou funkci provede i klávesová zkratka Command + C / Ctrl + C (pro Windows). 
• Štětec: Umožňuje zkopírovat formátování z jednoho místa a použít ho na jiném místě. 

Základní formátování textu ve Wordu 

Předtím, než se pustíte do upravování velikosti písma, ztučňování a vkládání nadpisů, využijte funkci pro zobrazení značek formátování (symbol připomínající obrácené P). Tato funkce vám zobrazí všechny netisknutelné znaky formátování. Co základní symboly znamenají? 

•  ¶        Konce odstavců 
• …       Mezery 
• ¬         Volitelná rozdělení 
• abc     Skrytý text 
• →       Znaky tabulátoru 

 Funkce, která vám usnadní formátování textu ve Wordu, protože hned uvidíte, kde máte mezeru navíc nebo kde vám chybí rozdělení odstavců. 

Písmo 

Na kartě Domů se nachází sekce pro úpravu písma, obsahující řadu funkcí, díky kterým můžete měnit vzhled textu. Text, který chcete formátovat, je vždy potřeba označit. Pro označení textu celého dokumentu můžete využít zkratku Command + A / Ctrl + A (pro Windows). 

• Písmo: Po rozkliknutí možností si můžete vybrat z velkého množství různých fontů.  
• Velikost písma: Pomocí této funkce nastavujete velikost písma. Můžete zvolit z předem nabídnutých možností nebo napsat velikost ručně. Další variantou je využít funkce Zvětšit písmo nebo Zmenšit písmo, které dynamicky upraví velikost textu. 
• Změnit velikost písmen: Funkce, která nabízí řadu dalších možností pro úpravu velikosti písmen: 
  • Velká na začátku věty 
  • všechna malá 
  • VŠECHNA VELKÁ 
  • Velké Písmeno Na Začátku Každého Slova 
  • zAMĚNIT mALÁ a vELKÁ 
• Vymazat veškeré formátování: Užitečná funkce zejména pokud budete kopírovat text z několika zdrojů. Určitě se vám totiž někdy stane, že se vám najednou celý text rozhodí a vy nebudete tušit proč. 
• Další funkce: Na druhém řádku se nacházejí další možnosti úpravy textu. Pro úpravu text označte a zvolte požadovaný symbol, pokud budete chtít úpravu vrátit zpět stačí opět kliknout na daný symbol a tím se obnoví původní formátování. Jaké úpravy textu můžete provést: 
  • Ztučnění (Command + B / Ctrl + B)  
  • zvýraznění kurzívou (Command + I / Ctrl + I) 
  • Podtržení (Command + U / Ctrl + U) 
  • přeškrtnutí 
  • dolní index 
  • horní index 
  • využití různých textových efektů, jako je obrys, stín, odraz a další 
  • barevné zvýraznění 
  • změna barvy 

Tip: Opatrně na podtrhávání textu, podtržení je totiž proti typografickým zásadám a je považováno za chybu. 

Odstavec 

Další blok obsahuje funkce, které slouží k formátování odstavců. Nový odstavec vytvoříte stisknutím klávesy Enter. Dělení textu do odstavců je důležité zejména kvůli přehlednosti a snadné orientaci v textu. Jaké všechny možnosti formátování odstavce Microsoft Word nabízí? 

• Odrážky: Funkce, pomocí které můžete vložit před označený odstavec odrážku. Vybrat si můžete hned z několika druhů. Odrážky se používají při vytváření seznamu. 
• Číslování: Obdobná funkce, která vám umožňuje jednotlivé odstavce číslovat, ať už čísly, nebo písmeny. 
• Víceúrovňový seznam: Při psaní složitějšího textu vám možná jedna úroveň odrážek nebude stačit, proto můžete využít tuto funkci a odstavce rozdělit do více úrovní. Vztahuje se nejen na odrážky, ale i na číselné nebo písemné seznamy. 
• Zmenšit odsazení a Zvětšit odsazení: Funkce, pomocí kterých změníte vzdálenost odrážek od kraje. 
• Seřadit: Seřaďte jednotlivé odstavce podle abecedy vzestupně (od A po Z) nebo sestupně (od Z po A). 
• Zarovnání textu: Funkce, pomocí kterých můžete zarovnat označený text doleva, na střed, doprava nebo do bloku. 
• Řádkování a vzdálenost odstavců: Vám umožňuje nastavit vzdálenost mezi jednotlivými řádky a odstavci. 
• Stínování: Podobná funkce, jako při zvýraznění textu, jen s tím rozdílem, že tady barevně zvýrazníte celý odstavec. 
• Ohraničení: Funkce pro ohraničení odstavců čarami, kdy můžete například celý odstavec vložit do rámečku. 

Americký vs. Evropský způsob formátování odstavců

 Při formátování odstavců si ujasněte, zda chcete používat americký způsob formátování nebo evropský, který se běžně využívá v akademické sféře. Jak se od sebe liší? Americký způsob formátování rozděluje jednotlivé odstavce výraznější mezerou mezi nimi, zatímco evropský způsob využívá odsazení prvního řádku nového odstavce.  
 
Jak nastavit odsazení prvního řádku? 

• Umístěte kurzor do odstavce, který chcete odsadit. 
• Klikněte na kartu Domů. 
• Pravým tlačítkem myši klikněte na styl Normální (respektive ten, který v daném odstavci používáte) a zvolte Změnit. 
• V levém dolním rohu zvolte Formát a přepněte na Odstavec. 
• Na kartě odsazení vyberte Zvláštní a zvolte První řádek. 
• Míru odsazení můžete nastavit v okně O kolik. 
• Klikněte na OK a máte hotovo. 

Styly 

Styly slouží jako taková zkratka pro formátování dokumentu. Je to účinný nástroj, který pomáhá rychleji docílit jednotného stylu vašeho dokumentu. Zahrnují různé aspekty formátování, jako je druh písma, velikost písma, odsazení, zarovnání, barvy a mnoho dalšího. 
 
Na kartě Domů najdete základní nabídku stylů pro různé úrovně nadpisů, zvýraznění a další formátování textů. Kromě výchozích stylů můžete vytvářet vlastní styly, které odpovídají vašim specifickým formátovacím potřebám.  
 
Pro vytvoření vlastního stylu klikněte na Podokno Styly a na pravé straně se vám objeví vyskakovací lišta. Klikněte na Nový styl… a pak už nastavte formátování vašeho nového stylu. Vámi vytvořený styl, lze pak použít ve všech dalších dokumentech. Můžete ho také přidat do seznamu rychlých stylů, abyste ho měli vždy po ruce. 

Tip: Pokud by se váš soubor poškodil nebo přepsal, tak o svůj vytvořený styl přijdete, proto doporučujeme dokument zálohovat například na cloud. 

Další funkce 

Mezi další funkce, které karta Domů nabízí, patří Diktovat, která vám umožňuje diktovat text pomocí mikrofonu. Na Macu je v současné době možné diktovat pouze v angličtině. U Windows je zapotřebí pro podporu češtiny využívat korporátních pluginů Azure nebo mít Windows 11, které mají podporu češtiny zabudovanou. Většina uživatelů má ale Windows 10, kde je opět podporována pouze angličtina. 
 
Editor je další funkce, kterou Word nabízí. Microsoft Editor využívá AI, která vám pomáhá psát co nejlepší text bez stylistických a gramatických chyb. Návod na to, jak Microsoft Editor nastavit, jsme vám sepsali v úvodním návodu pro Microsoft Word. Ještě letos by měl Microsoft Editor nahradit Microsoft Copilot, který vám nabídne řadu nových možností, jak aplikace od Microsoftu efektivně využít.  
 

Další užitečné tipy  

I dnes jsme si pro vás připravili pár tipů, které se vám při formátování dokumentu budou hodit. 

Jak na pevnou mezeru ve Wordu? 

Pevná mezera je taková, která oproti té standardní zabraňuje zalomení textu na konci řádku mezi dvěma slovy, písmeny nebo znaky, které si zvolíte. Často se pevná mezera používá při psaní spojek nebo předložek.  
 
Pro napsání pevné mezery máte dvě možnosti:  

• Použít klávesovou zkratku Ctrl + Shift + Mezerník. 
• Vložit ve Wordu: Na pásu karet vyberte kartu Vložení a poté na klikněte na Symbol. Zvolte možnost Další symboly a ve vyskakovacím okně vyberte lištu Speciální znaky. Pak už stačí najít, kde se pevná mezera ve Wordu nachází, a dvojklikem nebo tlačítkem Vložit umístíte znak do textu. 

Očíslujte stránky vašeho dokumentu 

Další užitečnou funkcí, kterou Microsoft Word nabízí, je číslování stránek. Jak na to? Tentokrát se nebudete pohybovat na kartě Domů, ale přejděte na kartu Vložení.  

• Klikněte na Číslo stránky. 
• Zobrazí se vám vyskakovací okno. Tam vyberte umístění číslovek a taky způsob zarovnání. 
• Svou volbu potvrdíte kliknutím na OK. 

Pokud budete chtít začít číslovat až od určité stránky stačí zobrazit možnosti ikony Číslo stránky a vybrat Formát číslování stránek. Do políčka Začít od pak napište číslo stránky od které chcete začít dokument číslovat. 

Jak zobrazit číslování stránek od určité stránky? 

Abyste mohli dokument očíslovat až od určité stránky, je potřeba na předchozí stránku vložit „Konec oddílu na další stránce“. Oddíly slouží k rozdělení dokumentu do několika částí, to vám dává možnost v jednotlivých oddílech nastavit různý vzhled dokumentu. Konec oddílu lze vložit tak, že kliknete na kartu Rozložení. Vyberete funkci Konce a z nabídky zvolíte Další stránka.  
 
Pak přejděte dvojím kliknutím ve spodní části dokumentu do Záhlaví a Zápatí. Na pásu karet odklikněte Propojit s předchozím. Dokument nyní máte rozdělený na Oddíl 1 a Oddíl 2. Pak už stačí pouze vymazat číslování z oddílu, který nechcete mít očíslovaný. 

Další užitečnou funkcí je číslování pouze sudých nebo lichých stránek. To nastavíte dvojím kliknutím do oblasti Záhlaví, popřípadě Zápatí. Zobrazí se vám nová karta Záhlaví a Zápatí. Zde zaklikněte možnost Jiné na sudých a lichých stránkách. To vám dává možnost očíslovat například pouze liché stránky dokumentu. 
 
Teď už se můžete vrhnout do psaní, a především formátování textu a vyzkoušet všechno, co jste se v tomto článku dozvěděli.