Průvodce Power Automate: Jak vám pomůže zautomatizovat firemní procesy?

K čemu slouží Power Automate?

K automatizaci firemních postupů potřebujete technologii, která dokáže opakující se úlohy zautomatizovat. Vytváření těchto automatizovaných pracovních úkonů od základu totiž vyžaduje znalost kódování. A to ne každý zvládá. 

Proto se nabízí řešení v podobě softwaru pro řízení obchodních procesů – aplikace Microsoft Power Automate (dříve známé jako Microsoft Flow). Tato platforma umožňuje vytvářet automatizované pracovní postupy bez velkých znalostí kódování. 

Nástroj Power Automate představuje „low code“ vývojové prostředí –   tvoříte tedy toky firemních procesů se znalostí naprostých základů programovacího jazyka. Podobné prostředí nabízejí i některé ERP systémy.

Proč využívat Power Automate?

Automatizací firemních procesů nahradíte opakující se úkoly automatizovanými postupy. Tato automatizace, známá také jako BPA (Business Process Automation), umožňuje rychle a efektivně dokončit repetitivní úkoly a přejít na digitální procesy. 

Využíváním softwaru pro řízení obchodních procesů (BPMS) tedy aplikací Power Automate si automatizaci usnadníte. Pomocí něj totiž identifikujete a navrhnete procesy, které chcete zautomatizovat, a případně je také nasdílíte s pracovním týmem nebo celou společností. 

Tento nástroj vám pomůže například s:

• přesunutím určitých dat do konkrétních složek bez nutnosti ručního kopírování, 
• stahováním a ukládáním příloh do složky, 
• synchronizací souborů, 
• odesláním dat daným kolegům, 
• plánováním příspěvků na sociální sítě, 
• nastavením automatické publikace, 
• importem e-mailů do Microsoft Teams, 
• upozorňováním na novinky konkurence, 
• plánováním schůzek v MS Teams 
• a s dalšími úkoly. 

Zaměřte se proto na existují činnosti, které zaměstnanci vykonávají mechanicky a repetitivně a navolte si v Power Automate jejich automatizaci. Jednotlivé úkoly tak zjednodušíte a zajistíte také včasnou kontrolu, schvalování i správu dokumentů. 

Automatizací a optimalizací firemních procesů prostřednictvím Power Automate zvýšíte efektivitu a produktivitu práce, snížíte časovou náročnost jednotlivých úkolů a zlepšíte také spokojenost zaměstnanců i zákazníků. 

Dle WorkMarket reportu totiž: 

• 78 % firem věří, že automatizace zvyšuje celkovou produktivitu organizace,
• 50 % společností říká, že automatizace snižuje šanci na lidskou chybu,
• a 42 % souhlasí s tím, že automatizace pracovních postupů šetří čas a uvolňuje zaměstnance na jinou důležitou práci.

Jak Power Automate funguje?

Prostřednictvím Power Automate vytvoříte vlastní toky firemních procesů. Toky můžete tvořit zcela od začátku dle vašich požadavků, použít přednastavené šablony nebo propojit jiné aplikace a využít tak tzv. konektory. 

Pokud začnete sami, pak můžete vytvořit: 

• Automatizovaný cloudový tok – aktivuje se zvolenou událostí. 
• Okamžitý cloudový tok – aktivuje se dle potřeby. 
• Plánovaný cloudový tok – sami si zvolíte, v jakou dobu a jak často se bude spouštět. 
• Desktopový tok – slouží k automatizaci procesů ve vašem desktopu. 
• Tok navržený AI – požadovaný tok popíšete a umělá inteligence ho za vás vytvoří. 

Pro tvorbu toků můžete využít také funkci Copilota. Využitím této umělé inteligence zefektivníte svůj pracovní postup, AI za vás totiž dokáže vytvořit složitější algoritmy. Tok pak může vypadat třeba následovně: 

• Zkombinuj data z několika excelových tabulek a vytvoř týdenní report, který se automaticky odešle týmu. 
• Sleduj změny v dokumentech uložených na SharePointu a při jakékoliv aktualizaci vytvoř zálohu původního dokumentu a upozorni příslušné uživatele. 
• Každý večer importuj data ze CRM systému do interní databáze a vytvoř denní souhrn změn pro vedoucího týmu.

Použít můžete také stovky předpřipravených šablon, které si jednoduše upravíte dle svých požadavků. Mezi nimi najdete toky ve znění: 

• Naplánuj odpověď. 
• Ulož zprávy do aplikace OneNote. 
• Přepošli e-maily do chatu. 
• Vyhledej čas schůzky s odesílatelem e-mailu. 
• Odešli e-mail se seznamem nadcházejících událostí kalendáře. 
• Zašli každodenní připomenutí na e-mail. 
• Vytvoř úkol v aplikaci Microsoft Planner, pokud zpráva začíná slovem ToDo. 
• Odešli upozornění na e-mail, pokud se u úkolu změní stav. 
• Každý týden zkopíruj všechny soubory ze složky „Dokumenty“ do jiné složky na OneDrive. 
• A další. 

Pracovní úlohy zautomatizujete také propojením jiných aplikací (tzv. konektorů) – například Microsoft Outlook, Forms, OneDrive, Power BI a dalších (i od jiných vydavatelů než Microsoft). 

→ Tip: Pro jednodušší orientaci v Power Automate zhlédněte výuková videa. Najdete je přímo v programu nebo také na oficiální stránce Microsoft.com.

Jak stáhnout a nainstalovat Power Automate?

Microsoft Power Automate je dostupný jako součást Microsoft 365, ale také jako samostatný program. Aplikaci pak můžete používat v online nebo desktopové verzi a je k dispozici v angličtině i češtině. 

V rámci kancelářského balíčku Microsoft 365 získáte i širokou škálu i jiných aplikací (Word, Excel, PowerPoint, Teams a další), online úložiště a doplňující cloudové funkce, které vám umožňují pracovat na souborech s ostatními.  

→ Tip: Podívejte se, jaké další aplikace od Microsoftu vám usnadní práci.

Zautomatizujte firemní procesy i u vás ve firmě

Microsoft 365 pro firmy umožňuje propojení široké škály aplikací a jejich spoluprací dosáhnout vynikajících výsledků s minimálním úsilím i náklady. Nemusíte investovat do vlastního pracovního prostředí na míru, v Microsoft 365 si ho přizpůsobíte dle svých potřeb.  

Zjistěte, jaké nástroje Microsoft 365 by vám ulehčily práci a v případě zájmu nás kontaktujte. Rádi vám pomůžeme s implementací.