Účetnictví v cloudu: Jak ušetřit čas, peníze a mít přehled odkudkoliv?

Co je cloudové účetnictví a proč na něj firmy hromadně přecházejí?

Cloudové účetnictví znamená, že váš účetní software neběží přímo na počítači v kanceláři, ale na vzdálených serverech a přistupujete k němu přes internet. Funguje to podobně jako například Gmail nebo Netflix – otevřete prohlížeč, přihlásíte se a máte k dispozici všechna svá data, ať jste doma, na cestách nebo v kanceláři.

Hlavní důvody, proč firmy volí cloud:

1. Flexibilní přístup do systému: K účetnictví se dostanete z jakéhokoliv zařízení s internetovým připojením. Majitel firmy si klidně může večer zkontrolovat aktuální stav ze svého domova, účetní může pracovat na home office a externí spolupracovníci nemusí čekat na přeposlané soubory.
2. Nižší náklady: Jako u čehokoliv, co běží v cloudu, zde neplatíte za nákup a údržbu vlastních serverů. Nevynakládáte prostředky na pravidelné upgrady hardwaru ani na IT specialistu, který by se o všechno staral.
3. Bezpečnost dat: Poskytovatelé cloudových služeb investují do zabezpečení víc, než si může dovolit běžná firma (tedy i ta vaše). Data jsou zálohována automaticky na více místech současně, aby byla jistota, že o ně nepřijdete.
4. Aktuální informace: Každá změna se projeví okamžitě a vidí ji všichni oprávnění uživatelé. Je tedy jasné, že v cloudovém účetnictví pracujete s aktuálními čísly a opět nemusíte nikomu posílat nejnovější údaje například e-mailem. Prostě otevře systém a vše v něm najde.
5. Automatické aktualizace: Software se sám aktualizuje podle nových zákonných požadavků a daňových předpisů. Nemusíte tedy sledovat změny v legislativě a ručně instalovat nové verze.

Tip: Pusťte si hlavní výhody cloudového účetnictví v necelých 2 minutách.

Jak to funguje v praxi?

Představte si, že vaše externí účetní potřebuje zpracovat doklady. Místo vyzvedávání papírů nebo posílání naskenovaných souborů e-mailem se prostě přihlásí do vašeho systému ze své kanceláře a má k dispozici všechno potřebné. Vše, co zpracuje, pak můžete zase vy sledovat téměř v reálném čase ze své firmy.

Cloudové účetnictví je tak velmi praktické například pro firmy s více pobočkami. Díky tomu můžou mít data na jednom místě a sledovat veškeré účetnictví současně. Vedoucí pobočky v Brně vidí stejné informace jako ředitel v Praze.

Tip: ERP v cloudu nebo on-premise? Podívejte se, jak vybrat správnou variantu pro vaši firmu.

Data jsou zde naprosto v bezpečí

Spousta firem se bojí, že jejich citlivá data budou v cloudu více zranitelná. Ale opak je pravdou. Datová centra poskytovatelů cloudu mají víceúrovňové zabezpečení → fyzickou ochranu budovy, šifrování přenosu dat, pravidelné bezpečnostní audity a tým specialistů, který vše nonstop hlídá a monitoruje.

Jak už jsme si řekli, tak zálohy probíhají automaticky a často na více lokalitách současně. Když vám někdo ukradne server z kanceláře nebo se rozbije pevný disk, přijdete o všechno. V cloudu jsou data zálohovaná redundantně – i kdyby selhalo celé datové centrum, máte kopie jinde.

My v Algotechu máme datové centrum v okolí Prahy s nepřetržitým zálohováním na dvou dalších fyzicky oddělených lokalitách v ČR. Garantovaná dostupnost 99,99 % zajišťuje, že se k datům dostanete prakticky kdykoliv. Data navíc zůstávají v České republice, což je praktické z hlediska legislativy i geopolitické situace.

Automatizace šetří čas

Systémy pro cloudové účetnictví často nabízejí chytré funkce, které vám zkrátí rutinní práci:

• Automatické párování plateb s fakturami.
• Propojení s bankou pro automatický import transakcí.
• Integrace s fakturací, skladem nebo e-shopem.
• Automatická kategorizace výdajů pomocí umělé inteligence.

Tyto funkce můžete, ale nemusíte využívat.

Na co si dát pozor při přechodu do cloudu?

Přechod na cloudové účetnictví má i svá specifika. Potřebujete stabilní připojení k internetu – bez něj se k datům nedostanete. Některé systémy nabízejí pro základní práci i offline režim, ale hlavní výhody cloudu spočívají právě v práci online.

Důležitý je také výběr poskytovatele. Dopředu si zjistěte, kde jsou data uložena, jak často se zálohují, jakou má poskytovatel certifikaci a jak vypadá jeho zákaznická podpora. Specializované firmy, jako jsme my, vám s implementací a přechodem pomůžou. Dokážeme navrhnout řešení přesně podle toho, jak vaše firma pracuje – včetně nastavení přístupových práv, reportingu nebo propojení s dalšími systémy.

Provozujeme přes 30 účetních a ekonomických systémů včetně Pohody, Heliosu, Money S3 nebo JD Edwards. Ozvěte se nám a rádi vám pomůžeme.

Tip: Poslechněte si v našem podcastu, co je to cloud a proč ho firmy potřebují.

Nejčastější otázky o cloudovém účetnictví:

1) Co když vypadne internet?

Systémy obvykle nabízejí offline režim pro základní práci v programu. Jakmile se opět připojíte, data se automaticky synchronizují.

2) Můžu se vrátit k tradičnímu řešení?

Ano, vaše data můžete kdykoliv exportovat. Kvalitní poskytovatelé, jako jsme například my, vám s tím pomohou.

3) Kolik stojí migrace dat?

Často je součástí služby, nebo ji poskytovatel nabízí za jednorázový poplatek.