ERP v cloudu nebo on-premise – jak vybrat správnou variantu pro vaši firmu

ERP v cloudu znamená podnikový systém provozovaný na serverech externího poskytovatele, ke kterému přistupujete přes internet obvykle formou pravidelného předplatného (SaaS model). Na rozdíl od on-premise řešení, kde systém běží na vašich vlastních serverech, získáváte s cloudem nižší počáteční náklady, automatické aktualizace a přístup odkudkoliv.

Cloud je ideální volba pro:

• malé a střední firmy bez vlastního IT týmu,
• společnosti s geograficky rozptýlenými pobočkami,
• firmy hledající rychlou implementaci a škálovatelnost
• a podniky s omezeným rozpočtem na infrastrukturu.

On-premise má stále své místo u:

• výrobních a specializovaných firem s legacy systémy,
• společností s přísnými bezpečnostními nebo legislativními požadavky,
• velkých podniků s vlastní IT infrastrukturou a týmem,
• organizací vyžadujících maximální kontrolu nad daty.

Existuje i třetí cesta – hybridní řešení, které kombinuje výhody obou přístupů. Níže se podrobně podíváme na kritéria rozhodování, reálné náklady a konkrétní scénáře použití.

→ Tip: Mohlo by vás zajímat, který ERP systém se vám více vyplatí.

Co vlastně znamená ERP v cloudu a on-premise

Před deseti lety byla otázka umístění podnikového systému jednoduchá – ERP běžel na vašich serverech v serverovně a hotovo. Dnes máte na výběr ze tří variant a rozhodnutí už není jen technickou záležitostí IT oddělení, ale strategickým krokem s dopady na celou firmu.

On-premise řešení

Znamená, že software i hardware máte fyzicky u sebe. Servery stojí ve vaší budově (nebo v pronajatém datacentru), systém je nainstalovaný na vašich zařízeních a vaše IT oddělení se o vše stará. Kupujete licence jednorázově, investujete do infrastruktury a nesete plnou odpovědnost za provoz, údržbu i zabezpečení.

ERP v cloudu

Funguje na principu „software jako služba“ (SaaS). Systém běží na serverech poskytovatele, vy k němu přistupujete přes internet a platíte pravidelné předplatné. Neřešíte hardware, nestaráte se o aktualizace a nemusíte budovat vlastní serverovnu. Dodavatel se postará o vše technické, vy se soustředíte na byznys.

Hybridní řešení

Kombinuje obě cesty – část systému můžete provozovat v cloudu (například finance nebo CRM), zatímco kritické procesy jako výroba nebo integrace se staršími systémy zůstávají on-premise. Tento přístup nabízí flexibilitu, ale vyžaduje pečlivé plánování architektury.

Onen hlavní rozdíl nespočívá jen v tom, kde servery fyzicky stojí. Jde o odlišné modely vlastnictví, odpovědnosti a nákladů. On-premise znamená vysokou počáteční investici, ale pak relativně stabilní provozní náklady. Cloud startuje levněji, ale platíte průběžně a dlouhodobě. Který model dává smysl pro vaši firmu, závisí na řadě faktorů – od velikosti přes odvětví až po strategické plány růstu.

Výhody a nevýhody ERP v cloudu vs. on-premise – bez marketingového mlžení

Marketing cloudových řešení vám bude tvrdit, že cloud je budoucnost a on-premise dinosaurus. Prodejci tradičních systémů zase omílají svoji mantru, že bez vlastních serverů nemáte kontrolu nad ničím. Pravda je složitější – obě varianty mají svoje místo, jen musíte vědět, co od nich reálně čekat.

Co skutečně získáte s ERP v cloudu

• Rychlý start bez velkých investic – když rozjíždíte ERP v cloudu, nemusíte kupovat servery za statisíce, budovat serverovnu nebo shánět certifikovaného správce. Zaplatíte měsíční předplatné a během několika hodin nebo dnů můžete začít pracovat. Pro malé a střední firmy je to nezanedbatelná výhoda – systém za desetitisíce měsíčně místo milionu na začátku.
• Automatické aktualizace a údržba – jakmile poskytovatel vydá novou verzi systému nebo bezpečnostní záplatu, vy o tom ani nevíte – prostě to funguje. Nemusíte plánovat víkendové odstávky, koordinovat s IT týmem nebo riskovat, že update pokazí vaše úpravy. Systém je pořád aktuální a pořád zabezpečený.
• Škálovatelnost podle potřeby – během měsíce zdvojnásobíte tým? Přidáte licence. Otevíráte novou pobočku? Přístup je tam okamžitě. S on-premise se musíte zabývat kapacitou serverů, síťovou infrastrukturou a spoustou technických detailů. V cloudu to vyřešíte e-mailem či telefonátem.
• Přístup odkudkoliv – pracují vaši lidé z domova, z kanceláře, z jiného města? S cloudovým ERP to není problém. Stačí internet a můžou se připojit odkudkoliv. To oceníte zejména u obchodníků v terénu nebo při práci na dálku.

Kde cloud naráží na limity

• Závislost na konektivitě. Bez internetu se do systému nedostanete. Výpadek u poskytovatele nebo problémy s vaším připojením znamenají, že nemůžete pracovat. Pro výrobní firmy s nepřetržitým provozem může být tohle velká stopka.
• Omezená kontrola a úpravy – cloudová řešení nabízejí konfigurace a nastavení, ale když potřebujete hluboké změny v kódu nebo integraci na specifický legacy systém, narazíte. Poskytovatel má svá pravidla, a ne všechno je možné. Výrobní firmy s komplexními procesy a provázanými systémy proto často volí on-premise.
• Dlouhodobé náklady – měsíční předplatné vypadá jako levnější varianta, ale když si jej rozpočítáte na pět nebo deset let, může vás to vyjít dráž než vlastní infrastruktura. Záleží na velikosti firmy a počtu uživatelů.
• Bezpečnost dat mimo vaši kontrolu – data jsou na serverech poskytovatele. Ano, mají certifikace a zabezpečení na profesionální úrovni, ale některé firmy – zejména ve finančnictví nebo zdravotnictví – prostě chtějí mít citlivá data fyzicky u sebe.

→ Tip: Přečtěte si, jak vybrat ten nejlepší ERP systém pro vaši firmu.

Co vám dává on-premise řešení

• Plná kontrola, tzn. servery jsou vaše, systém je váš, data jsou u vás. Můžete upravovat cokoli, integrovat s čímkoli a rozhodovat o každém detailu. Pro výrobní podniky s desítkami propojených systémů a speciálními požadavky je to často nezbytnost.
• Nezávislost na internetu – systém běží na vaší lokální síti. Výpadek internetu vás neovlivní, váš provoz pokračuje dál. Pro firmy, kde každá minuta prostoje stojí statisíce, je to kruciální argument.
• Integrace se staršími systémy. Máte dvacet let starý řídicí systém výroby, který funguje a měnit ho nechcete? S on-premise ERP je integrace snazší. Cloudová řešení s legacy systémy často bojují.
• Žádné pravidelné platby – jednou zaplatíte licence, jednou pořídíte servery. Pak už postačí jen běžná údržba. Pro firmy s omezeným cashflow nebo těmi, co plánují dlouhodobé používání systému, to může být výhodnější než nekonečné předplatné.

Proč on-premise přestává dávat smysl u menších firem

• Vysoké počáteční náklady – servery, úložiště, síťové prvky, licence, to všechno musíte zaplatit předem. Pro menší firmy je to často nereálné. A k tomu ještě musíte počítat s prostorem pro serverovnu, klimatizací, zabezpečením.
• Potřeba vlastního IT týmu – někdo musí servery spravovat, aktualizovat, záplatovat, zálohovat. To znamená platy specialistů, jejich školení a zastupitelnost. Malé firmy si to často nemohou dovolit.
• Pomalejší škálování – když rychle rostete, musíte kupovat další hardware, rozšiřovat kapacity. To trvá týdny až měsíce a vyžaduje další investice. Cloud vám kapacitu navýší okamžitě.
• Zastaralá technologie – za pět let máte zastaralý hardware, který musíte vyměnit. Tj. zase další investice. V cloudu tohle řeší poskytovatel – pořád máte aktuální technologie bez dalších výdajů.

Hybridní cesta – nejlepší z obou světů?

Hybridní nasazení není kompromis, ale strategická volba. Část systému provozujete v cloudu, část on-premise – podle toho, co kde dává největší smysl. Zní to složitě? V praxi to může být elegantní řešení.

Typický scénář: finanční moduly a CRM běží v cloudu, protože k nim potřebujete přístup odkudkoliv a nevyžadují integraci s výrobními linkami. Produkční plánování, řízení výroby a propojení s průmyslovými automaty zůstává on-premise, kde máte plnou kontrolu a nezávislost na internetu.

Další příklad: mateřská firma provozuje ERP v cloudu pro centrální finance, reporting a controlling. Výrobní závody v různých zemích mají lokální on-premise instalace pro operativní řízení, které se synchronizují s cloudem. Kombinujete rychlost cloudového reportingu s robustností místních systémů.

Co to znamená technicky? Potřebujete kvalitní synchronizaci dat mezi prostředími a jasně definované rozhraní. Systémy jako Oracle JD Edwards jsou na hybridní nasazení připravené – můžete provozovat různé moduly na různých platformách, a přitom zachovat integritu dat.

Kdy hybridní řešení dává smysl

• Postupná migrace do cloudu bez skokové změny celého systému.
• Kombinace centrálních a lokálních procesů v mezinárodních firmách.
• Zachování kritických výrobních systémů on-premise s cloudovým backoffice.
• Regulované odvětví s částečnými omezeními na umístění dat.

Migrace – z cloudu na servery nebo naopak

Přechod mezi systémy není na dva týdny. Realistický timeframe je 6–18 měsíců podle velikosti firmy a komplexity dat. Ale dá se to zvládnout bez katastrofy.

Migrace ERP do cloudu z on-premise je dnes častější. Nejprve provedete důkladný audit dat – co všechno potřebujete přenést a co můžete archivovat. Vyčistíte databáze, pak testujete na menším vzorku dat, jestli vše funguje správně. Až když máte jistotu, provedete ostrý přechod – ideálně o víkendu nebo přes svátek.

Z cloudu na vlastní servery se firmy stěhují méně často, ale stává se to. Typicky když narostou natolik, že jim dlouhodobé předplatné vychází dráž než vlastní infrastruktura. Nebo když zjistí, že potřebují specifické úpravy, které cloud neumožňuje. Proces je podobný, jen musíte nejprve pořídit a připravit hardware.

Kritické momenty migrace:

• Testování na kopii produkčních dat – nikdy nemigrujte naslepo.
• Školení uživatelů na nové prostředí minimálně měsíc předem.
• Paralelní provoz obou systémů během přechodného období.
• Detailní plán návratu k původnímu řešení, kdyby něco selhalo.

Největší chyba? Podceňování času na přípravu. Samotný přesun dat může trvat hodiny, ale příprava zabere měsíce. Databáze musí být vyčištěné, procesy otestované a lidé nachystaní. Jinak se vám stane, že v pondělí ráno nikdo neví, jak pracovat, a vy máte chaos.

→ Tip: Zjistěte více o implementaci ERP.

Cloud nebo vlastní servery? Pomůžeme vám rozhodnut se správně

ERP v cloudu má smysl pro jednoho, on-premise pro druhého a hybridní cesta pro třetího. Záleží na vaší velikosti, odvětví a technickém zázemí. Chybou je řídit se pouze trendem.

Oracle JD Edwards, který implementujeme už přes 13 let, nabízí všechny varianty – cloud, on-premise i hybridní nasazení. Máte garantovanou podporu minimálně do roku 2034, takže nemusíte řešit nucené upgrady.

Jsme GOLD partner Oracle a dokončili jsme 100 % implementací ERP systémů. Máme zkušenosti s oběma světy a víme, kdy co funguje.

Obraťte se na nás – navrhneme řešení přesně pro vaši situaci a rádi vám domluvíme schůzku s našimi klienty, u kterých si můžete ověřit kvalitu naší práce.