Co je ERP systém a jak vybrat ten nejlepší

V současném dynamickém podnikatelském prostředí hrají informační systémy klíčovou roli při zajišťování efektivního řízení a konkurenceschopnosti malých, ale zejména středních a větších podniků. Jedním z nejdůležitějších a nejkomplexnějších informačních systémů je takzvaný ERP systém (Enterprise Resource Planning) – software pro plánování podnikových zdrojů.

→ Tip: Používáte nějaký ERP systém? Zjistěte, zda je pro vás skutečným přínosem.

Co je ERP systém?

ERP systém je integrovaný informační systém navržený pro plánování, řízení a sledování všech klíčových procesů a zdrojů v podniku. Podnikové procesy navíc zefektivňuje, zpřesňuje, a především automatizuje. Zahrnuje – nebo přinejmenším může zahrnovat – v zásadě všechny divize či oddělení podniku jako finance, skladování, výrobu, lidské zdroje, distribuci a další. ERP systém slouží ke sběru, uchovávání, zpracování a analýze dat, což umožňuje managementu podniku získat lepší přehled o svých operacích a efektivně je řídit – a tím pádem i snižovat náklady.

Pojďme ale od obecných – a poněkud abstraktních – definic k praktičtějšímu a názornějšímu popisu ERP systému. Můžete si ho představit jako komplexní relační databázi s propojenými formuláři, ve kterých uživatelé (zaměstnanci) zpracovávají část podnikové agendy zadáváním dat do ERP nebo jejich získáváním a využíváním pro svoji další práci. Každý organizační útvar (oddělení či divize) společnosti obvykle potřebuje svou vlastní aplikaci či software, který zajistí plnění potřeb daného útvaru. Díky ERP systému každý útvar takovou vlastní aplikaci de facto získá, a to s přidanou hodnotou: umí totiž komunikovat a sdílet data se všemi ostatními v rámci celého podniku. Všechny tyto „aplikace“ jsou součástí ERP systému, resp. jsou to jeho moduly. Moduly typicky pokrývají následující firemní agendy a procesy:

• výroba a skladování,
• elektronická fakturace a controlling,
• řízení nákupu a logistiky,
• prodej a marketing,
• údržba zařízení,
• řízení projektů,
• HR a personalistika
• a další.

V zásadě tedy lze prohlásit, že ERP systém „v plné palbě“ (tj. s plnou integrací a se všemi moduly včetně případných modulů na míru) dokáže komplexně pokrýt veškerou podnikovou agendu a procesy.

Dalším – již letmo zmíněným – benefitem ERP systému je centralizace dat na jedno místo. Veškerá data a informace pro řízení společnosti se tak zadávají pouze jednou a následně už se velmi jednoduchým způsobem mohou začít využívat ve všech relevantních útvarech podniku. Díky tomu se zamezí chybám, které vznikají v případě, kdy se namísto ERP systému používají různé dedikované aplikace, které nejsou vzájemně integrované a nekomunikují mezi sebou. A naopak: změna nebo aktualizace, kterou uživatel zadá v jednom z modulů ERP systému, se v reálném čase propíše do ostatních modulů a následně zobrazí všem relevantním zaměstnancům, kteří si tak mohou být jistí, že operují vždy se správnými a aktuálními daty.

→ Tip: Mohly by vás zajímat klíčové vlastnosti a funkce ERP systémů.

Historické okénko – ERP systémy včera a dnes

Vysvětlili jsme si, co je ERP systém a jaké jsou jeho výhody. Jak jsou ale s námi ERP dlouho a jak probíhal jejich vývoj? První zajímavostí je komplexita a výpočetní náročnost současných ERP systémů – je na tak vysoké úrovni, že do devadesátých let minulého století takový software vůbec nebylo možné realizovat, resp. provozovat na běžném komerčním hardwaru. Ke vzniku a masivnímu rozšíření ERP systémů tedy přispěl prudký rozvoj hardwaru, rozvoj vize integrovaného informačního systému, a zejména ochota podniků se přizpůsobit typovým podnikovým procesům, pro které jsou ERP systémy optimalizované.

Jakýmsi předkem či původní vývojovou fází ERP byly v sedmdesátých letech minulého století tzv. MRP systémy (Material Requirements Planning – informační systém pro plánování potřeb materiálu). Zajímavostí je, že duchovním otcem MRP byl Joseph Orlicky – Čech, který emigroval do USA po druhé světové válce. MRP byl software určený pro výrobní podniky, který na základě stavu skladových zásob, plánu výroby a kusovníků přepočítával data a generoval „doporučení“ k nákupu dílů a zahájení výroby. V osmdesátých letech následovala vylepšená verze MRP II, ze které se nakonec v letech devadesátých vyvinuly současné ERP systémy. Ty musely podle Gartneru splňovat na tehdejší dobu poměrně náročná kritéria:

• systém založený na relační databázi,
• grafické uživatelské rozhraní (GUI),
• vývoj na hardwaru čtvrté generace (tj. dnes již klasická PC s mikroprocesory, žádné sálové počítače)
• a přenositelnost mezi hardwarem různých výrobců.

Vůbec prvním byl systém od německého SAPu a jeho prvním uživatelem chemický podnik ICI.

→ Tip: Víte, že máte skvělou příležitost výhodné migrace ze SAPu na ERP systémy Oracle?

Z poměrně nedávné historie vyplývá, že v roce 2007 bylo v ČR přibližně 16 tisíc implementovaných ERP systémů:

• 2,5 tisíce implementací ve velkých podnicích,
• 5,5 tisíce implementací ve středních podnicích
• a přes 7 tisíc v malých podnicích.

V současnosti patří mezi nejrozšířenější a nejosvědčenější ERP systémy v ČR i ve světě ty od společnosti Oracle.

Výhody implementace ERP systému

Implementace ERP systému přináší podnikům řadu výhod, které mohou výrazně přispět k jejich úspěchu a konkurenceschopnosti. Projděme si ty hlavní:

• Snížení nákladů a zvýšení efektivity – ERP systémy umožňují automatizaci procesů, což vede ke snížení četnosti rutinních manuálních činností a chyb. Díky lepšímu plánování a optimalizaci zásob lze dosáhnout úspor nákladů a zvýšení efektivity výrobního procesu. Například podniky, které implementovaly ERP systémy od společnosti Oracle, často uvádějí až 20% snížení nákladů a 15% zvýšení efektivity ve svých výrobních operacích.

→ Tip: Zjistěte více o Oracle JD Edwards – ERP systému s prvotřídní podporou.

• Automatizace procesů a management workflow – jak už jsme uvedli výše, ERP systémy umožňují centralizovanou správu firemních procesů a toku informací v rámci podniku. To usnadňuje spolupráci mezi odděleními, urychluje schvalovací procesy a opět snižuje výskyt chyb. Díky automatizaci a standardizaci procesů podniky dosahují lepšího řízení projektů.

→ Tip: Přečtěte si, jak na optimalizaci firemních procesů pro zvýšení efektivity podniku.

• Elektronická fakturace a správa financí – elektronická fakturace v účetních modulech ERP usnadňuje správu a sledování finančních operací. Lze tak snadno monitorovat a plánovat finanční toky, vystavovat faktury, sledovat platby a řídit cashflow.

• Supply chain management a řízení zásob – díky dokonalému přehledu o stavu skladů usnadňují ERP systémy správu dodavatelského řetězce. To přispívá ke snižování skladových zásob, minimalizaci ztrát a zlepšení dodávek, a především ke snížení rizika akutního nedostatku nebo přebytku zásob na skladě. Nelze opomenout ani optimalizaci procesů skladování a distribuce pomocí pokročilých algoritmů pro plánování trasy a automatického sledování zásilek.

• Automatizace skladu – ERP systémy umožňují integraci s technologiemi pro automatizaci skladových procesů, jako jsou roboti, čtečky čárových kódů nebo platformy pro automatizaci skladového hospodářství. Tím se dosahuje vyšší přesnosti, rychlosti a efektivity skladování.

→ Tip: Zjistěte více o ideálním řešení nejen pro ERP moduly skladování a výroby – ACDC.

Druhá strana mince – úskalí ERP systémů

Nechceme vás opíjet marketingovým rohlíkem a tvářit se, že ERP systémy přinášejí přes všechny své nesporné výhody pouze přínosy, pozitiva a jistoty. Podívejme se tedy i na jejich odvrácenou stranu:

• Příliš nákladné – nemá smysl zastírat, že investice do ERP systémů nepředstavuje nízký výdaj. Ano, ERP systémy jsou nákladné. Nicméně je třeba vzít v potaz, že zastanou funkci až desítek dedikovaných aplikací, a navíc snižují náklady – zejména provozní a režijní. ERP systém nepředstavuje investici na rok, ale mnohdy i na celou dekádu.
• Složité na pochopení i obsluhu – jistě, interakce s ERP systémem na pokročilé úrovni není jako práce s buzolou. Na druhou stranu nejde o nic, co by se nedalo řešit systematickým proškolováním uživatelů. Nové verze ERP systémů navíc přináší mnohem intuitivnější uživatelské rozhraní.
• Celkové přínosy nenaplňují očekávání – i to se může stát. Otázkou je, jaká byla očekávání a jaká je metodika měření jejich splnění. Výhody a přínosy systému se navíc plně projeví až časem (rok je rozumná doba) a pouze za předpokladu, že nejprve důkladně zmapujete všechny relevantní firemní procesy, vyberete ten optimální ERP systém, správně jej zavedete a důkladně proškolíte své zaměstnance. Pokud tyto kroky proběhnou v pořádku, riziko nenaplněných očekávání tím výrazně minimalizujete.
• Zdlouhavá implementace – uvedení do provozu tak rozsáhlého informačního systému s dopady na všechny útvary společnosti, jako je ERP, vcelku logicky nelze odbýt za několik týdnů. Stejně dlouho trvá dejme tomu výstavba a uvedení do provozu nové výrobní haly, kde se nejspíš nikdo nebude pozastavovat nad délkou stavby.
• Nutnost se přizpůsobit systému – spolu s ERP systémem si pořizujete i „best practices“ výrobce ohledně mnoha podnikových procesů. Kvůli tomu budete muset své existující firemní procesy a pracovní postupy pozměnit a přizpůsobit, jinak vám implementované funkce v systému nebudou vyhovovat. Na druhou stranu lze spoustu procesních hran „obrousit“ během implementace a systém pro změnu upravit dle vašeho firemního prostředí.

→ Tip: Mohlo by vás zajímat, jak se pracuje s ERP systémem Oracle JDE.

Jak vybrat ERP systém

ERP byste si neměli pořizovat jen proto, abyste si mohli odškrtnout ze seznamu úkolů položku „implementace informačního podnikového systému“. Ujasněte si, proč ERP systém chcete. Myslete na výhody, které získáte. Při výběru ERP systému je zcela zásadní nejprve provést analýzu potřeb a požadavků vašeho podniku. Zohlednit musíte zároveň technické aspekty (např. dostupnost, rozšiřitelnost) i funkčnost a podporu pro konkrétní oblasti podnikání.

→ Tip: Zjistěte, kdy nastává optimální doba přechodu na nový ERP systém.

Před výběrem ERP systému doporučujeme provést následující kroky:

• Definujte své požadavky a potřeby – identifikujte hlavní oblasti, ve kterých potřebujete zlepšit své procesy. Zvažte potřeby ve skladování, výrobě, financích, lidských zdrojích atd. Stanovte si klíčové funkcionality, které požadujete od ERP systému. Už nějaký informační systém používáte? Potom zvažte, zda chcete samostatný ERP systém, nebo má být integrovaný do stávajícího informačního systému?
• Definujte IT infrastrukturu – upřednostňujete řešení na vlastní infrastruktuře („on premise“), nebo raději zvolíte cloud ERP systém? S cloudovým řešením získáte prakticky záruku vyššího kybernetického zabezpečení, a navíc vám odpadají vysoké počáteční investice i nákladnější údržba.
• Proveďte průzkum trhu a vytipujte si dodavatele systému. Globální dodavatelé působí na trhu delší dobu, na druhou stranu platí, že u lokálních dodavatelů vám odpadají problémy s jazykovou bariérou. Navíc jsou mnohdy levnější, flexibilnější, jednodušeji se doberete relevantních referencí a snáze se dohodnete na implementaci na míru podle vašich potřeb.
• Konzultujte výběr s odborníky – požádejte odborníky v oblasti ERP systémů nebo konzultanty, aby vám poskytli doporučení a rady. Odborné poradenství může pomoci při výběru správného ERP systému a zajistí, že bude odpovídat vašim potřebám a budoucím rozšiřitelným plánům.
• Testování a demoverze – pokud je to možné, požádejte o testování nebo demoverzi vybraných ERP systémů. Tím získáte přímou zkušenost s jejich uživatelským rozhraním, funkcemi a schopnostmi.

Požádejte potenciální dodavatele o nabídku nebo zveřejněte poptávku na svých webových stránkách. Při výběru dodavatelů proveďte užší výběr na základě hodnocení jednotlivých ERP systémů, přičemž zohledňujte uvedené reference, počet instalací systému u daného dodavatele a jejich znalosti i zkušenosti. Tím omezíte množství přijatelných systémů. V této fázi je důležitým kritériem konečná cena implementace, která obvykle závisí na různých faktorech. Mezi nejdůležitější faktory patří počet aktivních uživatelů a funkce. Proto si již v předchozím výběru jasně určete, jaké funkce skutečně požadujete od ERP systému a kolik zaměstnanců ho bude skutečně používat.

Jak už jsme uvedli výše, po výběru ERP systému je důležité řádně provést implementaci a zajistit dostatečné školení pro vaše zaměstnance. To pomůže maximalizovat přínosy z ERP systému a zajistit jeho efektivní využití ve vašem podnikání.

A poslední tip: buďte trpěliví. Výběr a zavádění ERP systému není sprint, ale maraton a jeho používání není rande, ale partnerský vztah na celý život. Aspoň tedy do okamžiku upgradu.

→ Tip: Podívejte se na další tipy, jak vybrat ERP systém.

Budoucnost je v ERP

ERP systémy jsou nedílnou součástí moderního podnikání a výrazně přispívají ke konkurenceschopnosti podniků. Implementace ERP systému umožňuje automatizaci procesů, zlepšení řízení, optimalizaci skladového hospodářství zásob, efektivnější správu financí, a především snížení nákladů. Při výběru ERP systému je důležité zvážit potřeby a požadavky středního podniku a vybrat spolehlivého implementačního partnera.

S Algotechem nezískáte jen osvědčeného dodavatele a implementátora – podělíme se s vámi o naše know-how a desítky let zkušeností a poznatků z praxe implementace ERP systémů. Můžete nám důvěřovat – před realizací vás propojíme s firmami, které vám poskytnou reference. Obraťte se na nás, sjednejte si bezplatnou konzultaci a vykročte vstříc budoucnosti, kde váš podnik bude šlapat jako švýcarské hodinky.