Jak postupovat při výběru ERP systému?

ERP systémy jsou jakýmsi digitálním švýcarským nožem moderních podniků. Jejich obrovskou výhodou je centralizace dat – jednotlivé moduly nahradí specializovaný software používaný v jednotlivých podnikových divizích (účetnictví, sklad atp.). Díky centralizaci ERP navíc zajistí, že změny provedené v jednom modulu se v reálném čase „propíší“ do ostatních modulů a budou okamžitě přístupné všem oprávněným uživatelům.

Jaké funkce a výhody tedy ERP přináší?

• Centralizace – odstraňuje případné datové duplicity, všichni uživatelé tedy mají jistotu, že pracují vždy s aktuálními daty. Díky centralizaci se navíc optimalizuje doba obratu, zkracuje se fakturační cyklus a vylepšuje cashflow. Snižujete finance alokované ve stavech zásob a zrychlením výrobního procesu rovněž snížíte náklady na jeden vyrobený kus.

• Automatizace – díky zmapování a zautomatizování určitých firemních procesů (aktualizace skladových zásob, třídění objednávek, tvorbu faktur, sestavování reportů) se můžete naplno věnovat úkolům, které se automatizovat nedají (zákaznická a technická podpora, tvorba nabídek, navazování obchodních vztahů atd.).
• Reporting – ERP systém dokáže managementu podniku poskytovat v reálném čase reporty z jednotlivých firemních divizí i o klíčových metrikách, jako jsou celkové tržby či konverze leadů v obchodní případy. Z těchto informací může vedení podniku analyzovat aktuální stav, vytvářet nové strategie a podnikat nezbytná opatření. V zásadě tedy dochází k zefektivnění řízení společnosti, a tedy k optimalizaci generovaného zisku.

→ Tip: Přečtěte si o dalších výhodách ERP.

Proč je výběr ERP systému důležitý?

Pořízení ERP systému pro podnik je jako koupě rodinného domu pro samostatnou osobu. Jde o velkou investiční akci, která se realizuje většinou jednou za život. Obvykle tedy nemáme příliš zkušeností s přípravou, realizací ani následným rozvojem. Hledáme přínosy, úspory a zlepšení, nicméně skutečný dlouhodobý přínos ERP se v tomto okamžiku rozpozná a kvantifikuje jen velmi obtížně.

Nejprve definujte, co od systému očekáváte. Ani nejlepší z nejlepších ERP systémů není takzvaně „samospasný“ a nevyřeší finanční či obchodní problémy. Pokud ale chcete zefektivnit fungování společnosti a správně nastavit a dostat firemní procesy „pod jednu střechu“, pak je ERP přesně to, co hledáte.

Klíčový je ovšem výběr samotného ERP, resp. optimálního ERP systému vhodného právě pro vás a vaše potřeby. Co může být ideální volbou pro konkurenci, naprosto nemusí vyhovovat vám. Při volbě optimálního ERP systému se bude každý řídit jinými prioritami a potřebami. Je třeba specifikovat zdroje (zaměstnanci, stroje, budovy, finance atp.), určit měřítko podnikání (ČR, zahraničí) a stanovit plány do budoucna (rozšíření distribuce, navýšení výroby).

Plánování podnikových zdrojů až po analýze požadavků

Nejprve shromážděte požadavky na nový ERP systém. Během tohoto procesu nezapomeňte požadavky rozdělit na nezbytné a zbytné.

• Definujte cíle – jaké procesní cíle jsou důležité pro každé vaše firemní oddělení? Důkladně zmapujte své firemní procesy!
• Definujte funkce – určete, jaké funkce vyžadujete od ERP systému v současnosti, ale i v budoucnu a s ohledem na možný vývoj požadavků (např. akvizice zahraniční společnosti spojená s expanzí na nový trh apod.).
• Definujte klíčová kritéria – výše definované položky klasifikujte číselně podle jejich priority a důležitosti. Můžete i přidat další kritéria. Mezi ty může patřit i pořizovací cena ERP systému, ale nikdy by neměla patřit mezi nejdůležitější kritéria. ERP musí především efektivně a správně fungovat – jakékoliv kompromisy nemají v tomto případě smysl.

→ Tip: Přečtěte si o dalších klíčových funkcích ERP systémů.

Proces výběru ERP systému

Během samotného procesu výběru byste měli vzít v úvahu několik faktorů.

• Robustnost – jak už jsme zmínili, každý systém je vhodný pro někoho jiného a svojí roli také hraje velikost podniku. Pokud se řadíte mezi menší nebo střední podniky, nebude pro vás vhodný ERP systém pro velké korporáty (byli byste zbytečně zahlcení funkcionalitami, které byste stejně nevyužili), a naopak – pokud zastupujete velkou společnost, mohou vám určité funkce v ERP systémech chybět.
• Integrace – pokud nechcete specializovaný SW, který ve vaší společnosti využíváte, přímo nahradit, vždy si ověřte, že vámi zvolený ERP systém dokáže spolupracovat s veškerým firemním SW. To se týká i programového vybavení, které hodláte pořídit v budoucnu.
• Provozní a implementační nároky – vždy se ujistěte, jaké má váš zamýšlený ERP systém nároky na implementaci a provoz a jak jej budete moci integrovat do vaší stávající podnikové infrastruktury. Právě z hlediska podnikové infrastruktury bývají nejvýhodnější cloudové ERP systémy poskytované jako SaaS (Software as a service – software jako služba). Nemusíte se starat o provoz a bezpečnost dat, ani údržbu samotného systému, a to včetně jeho aktualizace.

Implementace ERP systému

Samotné zavedení systému je natolik obsáhlé téma, že by vydalo na samostatný článek. Na tomto místě tedy už jen poznamenáme to, že nesmírně důležitý je samotný implementátor, tedy dodavatel ERP systému. I skvělý systém lze bohužel implementovat velmi nekvalitně. Dobrý dodavatel by měl mít za sebou dlouhé působení na trhu, dobré reference a kvalitní zákaznickou podporu. Algotech má za sebou více než 25 let působení na českém i mezinárodním trhu a rozsáhlé zkušenosti s implementacemi ERP systémů. Obraťte se na nás, rádi vám pomůžeme s výběrem toho optimálního ERP systému právě pro vás.