Rozhodnutí o implementaci ERP systému je teprve začátek dlouhé cesty, která může trvat od několika měsíců až po dva roky. Nejde jen o instalaci softwaru – je to komplexní proces, který zasáhne všechna oddělení, změní zaběhnuté postupy a vyžaduje měsíce až roky intenzivní práce. V článku zjistíte, co všechno implementace ERP obnáší, s jakými překážkami se můžete setkat a jak zajistit, aby váš projekt dopadl úspěšně.
Implementace ERP je proces zavedení podnikového informačního systému do organizace, který mj. zahrnuje:
Celý proces typicky trvá 6–30 měsíců v závislosti na velikosti firmy a rozsahu implementovaných modulů.
Zavedení podnikového informačního systému patří mezi ty nejnáročnější projekty, do kterých se firma může pustit. Implementace ERP systému totiž znamená zásadní transformaci, která teoreticky ovlivní každé oddělení, každý proces a v konečném důsledku každého zaměstnance. Firmy se do tohoto kroku pouštějí s vidinou automatizace procesů, úspory nákladů a lepšího přehledu o svém podnikání. Realita však často přináší nečekané překážky a situace, na které nebyl nikdo připravený.
Úspěšnost implementace ERP systému přitom závisí na desítkách faktorů – od správného výběru systému přes sestavení projektového týmu až po zvládnutí odporu zaměstnanců vůči změnám. Každá firma je specifická, každé odvětví má své požadavky, a tudíž každá implementace ERP vyžaduje individuální přístup.
Tip: Než se pustíte do implementace, mohlo by vás zajímat, jak postupovat při výběru ERP systému.
Implementace ERP představuje několikaměsíční až víceletý projekt, který se skládá z několika na sebe navazujících fází. Každá z nich má své specifické požadavky, časovou náročnost a vyžaduje zapojení různých specialistů. Celý proces přitom nelze uspěchat – pokusy o zkrácení jednotlivých fází se firmám často vracejí v podobě problémů během provozu, nebo dokonce nutnosti celý systém předělávat. Pojďme si projít jednotlivé fáze, abyste věděli, co vás čeká.
První krok spočívá v důkladném zmapování toho, jak firma aktuálně funguje. Konzultanti stráví desítky hodin rozhovory s pracovníky všech oddělení – od účtárny přes sklad až po výrobu. Cílem je pochopit, jaké procesy ve firmě probíhají, kde jsou úzká místa a co způsobuje největší problémy. Tato fáze obvykle trvá 2–8 týdnů podle velikosti firmy. Výstupem je dokument popisující současný stav a návrh budoucího řešení.
Na základě analýzy se rozhoduje, které moduly ERP systému firma skutečně potřebuje. Základem bývá účetnictví a finance, k tomu často přibývá skladové hospodářství, řízení výroby, CRM pro práci se zákazníky nebo modul pro lidské zdroje. Každý modul představuje investici nejen finanční, ale i časovou – čím více modulů, tím delší implementace ERP. V této fázi se také definuje, jak budou jednotlivé moduly spolupracovat a jaká data si budou předávat.
Standardní ERP systém pokryje většinu potřeb, ale prakticky vždy jsou nutné určité úpravy. Může jít o specifické výrobní postupy, unikátní schvalovací procesy nebo nestandardní či jinak specifický způsob evidence. Některé úpravy zvládne parametrizace (nastavení v rámci možností systému), složitější požadavky vyžadují programování nových funkcí. Tato fáze zabere orientačně 1–10 měsíců.
Paralelně s úpravami systému probíhá příprava dat pro migraci. Ze stávajících systémů je třeba vyexportovat:
Data často vyžadují vyčištění od duplicit, sjednocení formátů a doplnění chybějících údajů. Samotná migrace pak probíhá ve více kolech – nejprve testovací data, následně ostrá migrace těsně před spuštěním.
Bez řádného proškolení je i ten nejlepší systém k ničemu. Školení probíhá ve dvou úrovních. Nejprve se vyškolí klíčoví uživatelé – zástupci jednotlivých oddělení, kteří systém poznají do hloubky. Ti pak předávají znalosti svým kolegům. Školení musí být praktické, na reálných příkladech z firemní praxe. Počítejte s tím, že každý uživatel potřebuje minimálně 2–5 dnů intenzivního školení.
Před ostrým spuštěním následuje období testování, kdy vybraní uživatelé pracují v novém systému paralelně se starým. Zkouší se běžné i méně časté operace, ověřuje se správnost výpočtů a reportů. Každá nalezená chyba se musí opravit a znovu otestovat. Testovací fáze trvá minimálně měsíc, u složitějších implementací i déle.
Finální přechod na nový systém může proběhnout postupně (modul po modulu), nebo najednou (tzv. „big bang“). Oba přístupy mají své výhody i rizika. Kritické jsou první dny a týdny po spuštění – implementační tým musí být připraven okamžitě řešit případné problémy.
Celková doba implementace ERP systému závisí na mnoha faktorech:
.png)
Implementace ERP vyžaduje součinnost desítek lidí na straně firmy i na straně dodavatele. Představa, že si systém koupíte a IT oddělení ho nějak zprovozní, je bohužel iluzorní. Podívejme se, kdo všechno se na projektu musí podílet.
Základem je projektový manažer – člověk, který bude celý projekt řídit a koordinovat. Musí mít pravomoci rozhodovat, čas věnovat se projektu a důvěru vedení. Vedle něj stojí klíčoví uživatelé z každého oddělení. To jsou lidé, kteří dokonale znají procesy ve své oblasti a budou definovat, jak má systém fungovat. Z účtárny, skladu, výroby, obchodu – každé oddělení musí mít svého zástupce.
IT specialisté zajišťují technickou stránku věci – servery, databáze, propojení s ostatními systémy. Jejich role je nezastupitelná, ale sami o sobě implementaci ERP systému nezvládnou. Potřebují úzkou spolupráci s byznysovou stranou firmy.
Bez aktivní podpory managementu projekt nemá šanci na úspěch. Vedení musí nejen schválit rozpočet, ale hlavně:
Když zaměstnanci vidí, že šéfům na projektu záleží, jsou ochotnější spolupracovat.
Na straně dodavatele pracuje celý tým specialistů:
Důležitá je role hlavního konzultanta, který je mostem mezi firmou a technickým týmem. Musí rozumět byznysu i technologiím a umět převádět požadavky do řeči systému.
Páteřní uživatelé musí počítat s tím, že projektu věnují 30–50 % své standardní pracovní doby. V kritických fázích, jako je testování nebo spouštění, to může být i víc. Proto je důležité na čas implementace posílit týmy nebo přerozdělit běžnou agendu. Podcenění časových nároků je v praxi bohužel častou příčinou problémů při implementaci ERP systémů.
Tip: Přečtěte si také článek o zranitelnostech v ERP systémech.
Každá implementace ERP systému naráží na problémy. Některé lze předvídat a připravit se na ně, jiné přijdou nečekaně. Znalost nejčastějších překážek vám pomůže minimalizovat jejich dopad na průběh vašeho projektu.
Největší překážkou nebývají ani tak technologie, jako spíše lidé. Zaměstnanci, kteří roky pracovali určitým způsobem, se nechtějí učit něco nového. Bojí se, že je systém nahradí nebo že nezvládnou práci. Tento odpor může projekt zcela paralyzovat.
Řešení: Komunikujte otevřeně už od začátku projektu. Vysvětlete, proč změna přichází a jak zaměstnancům usnadní práci. Ukažte konkrétní příklady – místo ručního přepisování faktur je systém vygeneruje automaticky. Zapojte respektované kolegy jako ambasadory změn. A hlavně: dejte lidem čas na adaptaci a buďte trpěliví v prvních týdnech.
Při migraci dat často vypluje na povrch, že stávající data jsou neúplná, duplicitní nebo chybná. Databáze zákazníků obsahuje staré adresy, sklady evidují neexistující položky, v účetnictví chybí doklady. Čištění dat může zabrat týdny práce navíc.
Řešení: Začněte s přípravou dat co nejdříve, ideálně měsíce před samotnou migrací. Vytvořte tým pro čištění dat a stanovte jasná pravidla – co s duplicitami, jak doplnit chybějící údaje, které historické záznamy lze smazat. Investice do kvalitních dat se vyplatí, protože systém je pouze tak dobrý, jak dobrá jsou data v něm.
Jak už to u rozsáhlých projektů bývá, i v průběhu implementace ERP systému přicházejí stále nové požadavky. Účtárna si vzpomene, že potřebuje speciální report. Výroba chce jinak evidovat rozpracovanou výrobu. Obchod požaduje propojení s e-shopem. Každá změna ovšem znamená dodatečné náklady a prodloužení termínů.
Řešení: Na začátku projektu „zmrazte“ požadavky. Co není v původním zadání, řešte až po spuštění systému. Veďte seznam požadavků na druhou fázi a pravidelně je prioritizujte. Naučte se říkat „ne“ nebo alespoň „ano, ale až později“. Každou změnu nechte schválit vedením včetně dopadu na rozpočet a termíny.
Firmy často tlačí na co nejrychlejší implementaci. Chtějí mít hotovo do konce roku, do začátku sezóny nebo před důležitým auditem. Tlak na termíny vede ke zkracování testování, nedostatečnému školení a překotným rozhodnutím.
Řešení: Plánujte s rezervou. Když dodavatel říká 6 měsíců, počítejte s 8. Raději projekt posuňte, než abyste spouštěli nedodělaný systém. Pamatujte, že opravovat chyby v běžícím systému je mnohem dražší než udělat věci pořádně napoprvé. Nestanovujte pevné datum spuštění, dokud se nedokončí testování.
Proč některé firmy implementaci ERP zvládnou hladce a jiné se v projektu topí měsíce či roky? Rozdíl nespočívá v rozpočtu ani velikosti firmy. Co je důležité?
Jedním z rozhodujících faktorů je kvalita projektového řízení. Dobrý projektový manažer dokáže předvídat problémy, umí komunikovat s různými typy lidí a nebojí se nepopulárních rozhodnutí. Ale pozor – nemusí to být nutně externí konzultant. Často uspějí firmy, které do role projektového manažera postaví respektovaného interního člověka, který zná firemní kulturu a má důvěru kolegů.
Pak je tu otázka výběru implementačního partnera. Nejlevnější nabídka zpravidla v důsledku bývá nejdražší chybou. Partner s dvacetiletými zkušenostmi, který implementoval systém ve stovkách firem, dokáže předejít problémům, o kterých začínající firma ani netuší. Zkušený partner také nabídne osvědčené postupy z vašeho oboru – způsoby, jak řeší skladové hospodářství výrobní firmy, jak evidují projekty stavební společnosti nebo jak pracují s klienty finanční poradci.
Co často rozhoduje o úspěchu, je přístup k projektu jako k příležitosti. Firmy, které implementaci ERP systému využijí k revizi procesů, vyčištění dat a nastavení nových pravidel, získají mnohem víc než jen nový software. Oproti tomu společnosti snažící se převést všechny své – často neefektivní – postupy do nového systému, končí s drahou digitalizací chaosu.
Nesmíme zapomenout ani na realistické plánování. Úspěšné projekty mají časovou rezervu, postupné milníky a jasně definované, co znamená „hotovo“. Nespěchají na první možný termín spuštění, ale čekají, až je systém skutečně připraven. Raději investují týden navíc do testování, než aby řešili kritické chyby v ostrém provozu.
Spuštěním systému do ostrého provozu práce na ERP nekončí. První měsíce jsou kritické a vyžadují pozornost.
Skutečně úspěšná implementace ERP systému vyžaduje zkušeného partnera, který rozumí českému byznysu i legislativě. V Algotechu máme desítky let zkušeností s podnikovými systémy a přes 100 úspěšně dokončených implementací Oracle JD Edwards – na vyžádání vám rádi zprostředkujeme reference od firem, kterým jsme pomohli s digitální transformací.
Jako Oracle Gold Partner dokážeme navrhnout řešení přesně na míru, zajistíme bezproblémovou migraci dat a díky vlastnímu ServiceDesku poskytujeme podporu 24/7 v češtině. Obraťte se na nás pro nezávaznou konzultaci.
Copyright © 2025 - Algotech a.s., all rights reserved
| Zpracování osobních údajů |
Všeobecné obchodní podmínky
