Implementaci podnikových systému není vhodné podcenit

Implementace podnikového systému je projekt, který výrazně ovlivní celou společnost, a tak je potřeba mu věnovat patřičnou pozornost. Správně vybraný a naimplementovaný ERP nebo CRM systém dokáže společnost výrazně posunout vpřed, ale stejně tak špatně provedená implementace podnikového systému může v nejhorší variantě znamenat i krach společnosti. Na implementaci podnikového systému je tak nutné se předem důkladně připravit a nepodcenit náročnost tohoto projektu. Správný partner jako je Algotech dokáže s tímto problémem pomoci.

ERP a CRM: Začněte se zmapováním firemních procesů

Dnešní podnikové systémy pokrývají stále větší množství firemních procesů, a tak detailní zmapování vlastních procesů ve firmě je pro úspěšnou implementaci zásadní. Zcela mylné je očekávání některých zákazníků, že implementace ERP nebo CRM systému procesy ve firmě nově vytvoří. Podnikový systém dokáže pouze procesy automatizovat a vynutit jejich dodržování, ale samotné vytvoření a zafixování firemních procesů musí proběhnout ještě před implementací samotného systému nebo nejpozději při zafixování analýzy požadovaného řešení.  Z tohoto důvodu je vždy vhodné před samotnou implementací podnikového systému provést analýzu firemních procesů a zamyslet se nad těmi procesy, které jsou z pohledu fungování společnosti kritické.

Nejčastější situace, se kterou se setkáváme, je ta, že zákazník před implementací posbírá požadavky jednotlivých oddělení na současně používané systémy, nebo dodá pouze popis činností, které dnes v mnoha různých systémech vykonávají jednotliví pracovníci, a tento seznam požadavků bez dalších úprav předloží dodavatelům ERP systémů. Sebrané požadavky řeší problémy jednotlivých oddělení, ale chybí zde sjednocující pohled a řešení jednotlivých procesních konfliktů. Pokud se takto připravené zadání implementace ERP systému posune k realizaci, tak to znamená výrazný nárůst doby trvání analýzy a jejího odsouhlasení.

Při zpracování analýzy zákazník teprve zjistí, že požadavky některých oddělení jsou protichůdné, a musí se rozhodnout, jak proces upraví nebo požadavky narovná. Zde zákazníci očekávají, že dodavatel ERP systému rozhodne, kterou variantu zvolit, ale ve skutečnosti dodavatel ERP systému ukáže výhody a nevýhody jednotlivých možných variant řešení, navrhne z dostupných informací to nejvhodnější řešení, ale samotné rozhodnutí, kterou variantu zvolit, je na zákazníkovi.

Nevyjasněné procesy před implementací podnikových systému mají také zásadní dopad na dobu trvání implementace. Pokud zákazník své procesy zná a dokáže definovat, co potřebuje, doba trvání analýzy se zkrátí na několik týdnů. V opačném případě, kdy zákazník své procesy teprve fixuje ve fázi analýzy podnikového systému, dojde k protažení této fáze až na několik měsíců.

Podnikový systém musí obsáhnout vizi i strategii firmy

Implementace podnikového informačního systému musí být připravena tak, aby pokrývala aktuální potřeby a procesy zákazníka, ale také aby byl tento systém schopný plnit svoji funkci i za 5 let od implementace. Proto se při analýze a následné implementaci musí zohlednit i dlouhodobé vize společnosti a tyto vize a strategii zafixovat do návrhu řešení. Zákazníci se často domnívají, že mohou udělat rychlý upgrade ERP systému, a tím ERP systém přizpůsobit nový požadavkům. A zde dochází ke stejné situaci jako při samotné implementaci. Pokud zákazník ví přesně to, co potřebuje a které procesy chce změnit, je možné v rámci upgradu ERP systému rychle dosáhnout požadovaných změn. Pokud ale očekává, že upgrade ERP systému procesy nově definuje, tak se doba upgrade ERP systému výrazně protáhne, a to právě o část analýzy procesů. Vhodnější je tedy již při implementaci předvídat a neřešit pouze současnou situaci, ale ERP systém implementovat v takové podobě, aby byl pro společnost přínosný bez větších uprav alespoň 5 let.

Kdo je nejvhodnější pro řízení projektu implementace ERP nebo CRM systému?

Implementace ERP systému je poměrně velkým projektem a ze strany zákazníka je nutné definovat projektového manažera odpovědného za celou implementaci. Ukazuje se, že takovým člověkem je nejčastěji někdo ze společnosti, kdo zná detailně procesně celou společnost. Dříve se často stávala chyba, že implementaci podnikového systému dostalo „za úkol“ IT oddělení zákazníka, a tak se systém naimplementoval tak, jak vyhovoval IT oddělení, a nikoliv celé společnosti.

Která data budete v podnikovém systému zpracovávat?

Data, která je nutné integrovat do ERP systému, nejsou uložena jen v interních heterogenních aplikacích společností, ale často je nutné vyměňovat data i s informačními systémy dodavatelů nebo se systémy a registry státní správy. S rostoucím počtem integrovaných systémů a různých datových zdrojů do jediného datového úložiště se zvyšuje riziko zpracování „zašuměných“ informací.  Proto v rámci integrace je nutné provádět i čištění zpracovávaných dat a kontrolu duplicitních údajů. 

Vyčištěná data jsou pak následně uložena v datovém skladu, nebo případně v operační databázi systému. Data umísťovaná do datových skladů jsou ta data, kde očekáváme pouze čtecí zpracování uložených dat pro potřebu reportů nebo archivaci informací – například informace z čidel z výrobní linky nebo z procesu výroby. 

Množství dat dnes výrazně roste, a tak je nutné předvídat a celý podnikový systém a jeho infrastrukturu dimenzovat tak, aby tento systém i za 5 let dokázal zpracovat data, která společnost vytvoří. Některá data nelze z ERP nebo CRM systému smazat z legislativních důvodů prakticky po dobu 10 let, ale není vhodné mazat ani data provozní. Z druhé strany z důvodu GDPR legislativy je nutné některé data odstranit po výzvě zákazníka okamžitě a mít o tom jednoznačnou evidenci a podnikový systém musí tyto procesy umožňovat.

V posledních letech také výrazně stoupá propojení podnikových systémů s okolním světem pomocí napojení na externí systémy přes webové služby. Uvedený koncept má výhodu online propojení a získávání informací z externích systémů, často se ale zapomíná na to, že v ERP systému je vhodné udržovat informace získané z externích zdrojů v konkrétním čase. Klasický příklad je např. ověření nespolehlivého plátce DPH, kdy v případě problémů a následné kontroly ze strany státní správy je nutné doložit informace, které jsme získali z veřejných webových služeb v konkrétním čase.

Zkušenosti Algotech s implementací ERP a CRM

Implementace podnikového systému není vůbec jednoduchý projekt a je nutné se na něj řádně připravit. Zákazník implementuje takový systém většinou jednou za deset let, a tak ani nemůže mít odpovídající zkušenosti, které má implementační partner z mnoha implementačních projektů. Proto je dobré se obrátit na zkušené odborníky, kteří mají zkušenosti s implementacemi a provozem podnikových systémů. Velmi vhodné je také se před samotnou poptávkou nového podnikového systému zaměřit na analýzu samotných firemních procesů. Procesy je nutné nejen popsat, ale i zafixovat žádoucí budoucí stav po implementaci. Investice do této přípravné fáze před samotnou implementací podnikového systému se vždy vyplatí a ušetří nejen peníze, ale i čas.
 Algotech díky odborníkům na podnikové systémy dokáže tak zpracovat nejen samotnou analýzu, ale díky svým zkušenostem dokáže naimplementovat i vhodný podnikový systém. V oblasti podnikových systémů se zaměřujeme na implementace SugarCRM a ERP systémy Oracle JD EdwardsEnterpriseOne, Oracle E-Business Suite a Oracle NetSuite.