5 tipů jak na onboarding, abyste ve firmě udrželi talenty

Začlenění nových IT specialistů do pracovního prostředí je klíčovým krokem pro úspěšnou integraci do týmu, dosažení plné produktivity a potenciálního zvýšení retence zaměstnance. Podle Harvard Business Review začne přibližně 33 % nových zaměstnanců hledat novou práci během prvních šesti měsíců od svého jmenování a přibližně 23 % nových zaměstnanců práci opustí během prvních 12 měsíců. Není to „samospásné“ řešení, ale jedna z cest, jak zkvalitnit pracovní prostředí a alespoň trochu omezit odliv mozků, tzv. brain drain.

IT onboarding a onboarding program

Nejprve si definujme, co si pod pojmem „onboarding“ představit a jak se liší termíny uvedené v nadpisu. Odboarding totiž mnoho lidí zaměňuje s „recruitmentem“, což je už i v České republice v zásadě ustálený výraz pro nábor zaměstnanců. Oproti tomu onboarding je následující proces nástupu a adaptace nováčků a průběh jejich integrace do firmy, týmu a pracovní role.

IT onboardingem potom rozumíme seznámení nových zaměstnanců s firemním hardwarem, softwarem a firemními IT procesy – jde tedy o jakousi podmnožinu celkového onboarding programu, byť v současné digitální době dost možná tu nejzásadnější.

Konkrétní podoba onboardingu se potom liší od jedné společnosti ke druhé. Níže vám samozřejmě poskytneme obecné tipy, které by tento proces měl zahrnovat, zásadní nicméně je, aby byl ve vaší firmě onboarding skutečně jako proces definovaný a pevně nastavený.

Bezproblémový proces onboardingu je nezbytný pro to, aby se společnost včas zapojila do kontaktu s nově přijatými zaměstnanci a poskytla jim bezproblémovou adaptaci na jejich novou roli. Zpráva společnosti Allied HR IQ udává, že se 22 % nováčků při nástupu do nového zaměstnání nezúčastnilo onboarding programu, a z těch zúčastněných pouze 28 % mělo pocit, že byl tento program úspěšný.

→ Tip: Přečtěte si více o optimalizaci firemních procesů pomocí ERP systémů.

Tipy na úspěšný onboarding program

Vytvořte strukturovaný onboarding program

Klíčem k úspěšnému onboardingu specialistů je mít jasně definovaný a strukturovaný onboarding program. Tento program by měl zahrnovat představení firemní kultury, organizační struktury, pracovních procesů a hlavních projektů. Důležité je také poskytnout novým zaměstnancům přístup ke všem potřebným IT systémům, nástrojům, a především dokumentaci.

Co se firemních procesů týče, měl by strukturovaný onboarding program zahrnovat minimálně tyto úkony (a to nejlépe formou check-listu):

• Příprava na nástup – tj. založení osobní složky zaměstnance, příprava všech relevantních smluv, zavedení zaměstnance do interních systémů a evidencí, informování příslušných úřadů a institucí, příprava HW a SW a přidání nováčka do všech relevantních firemních skupin.
• Interní informování – včasné zaslání všech podkladů kolegům a příprava na sladění s týmem (team leaderem nebo vedoucím). Všechny potřebné informace nezapomeňte zaslat zejména seniornímu kolegovi, který se bude nováčkovi věnovat v rámci buddy systému.
• Nastavení adaptačního plánu a sjednání schůzek nového zaměstnance s kolegy z ostatních týmů a s vlastníkem či ředitelem společnosti.
• Naplánování prvního dne včetně aktivit, které spadají do kompetence personalistů (nejrůznější školení povinná ze zákona, informace o režimu ve firmě, předání klíčů nebo vstupních karet, vysvětlení benefitů atd.). Nebuďte přísně formální, aby z nováčka spadla případná nervozita z nového prostředí.
• Nastavení procesů adaptace – zajištění dohledu nad adaptací pod dohledem, optimální jsou pravidelná setkávání s nováčkem a jeho přímým nadřízeným (či seniorním kolegou přiděleným v rámci buddy systému).
• Nastavení upozornění na evaluaci adaptace i na případnou změnu mzdy po uplynutí zkušební doby.

Vsaďte na online onboarding

V dnešní digitální éře a vzhledem ke stále rostoucímu trendu práce na dálku se stále častěji používá online onboarding, který umožňuje efektivní a přizpůsobitelný proces začlenění nových zaměstnanců do firemního prostředí. Zajištění adekvátního virtuálního prostředí, které novým nástupům umožní seznámit se s týmem, projekty a systémy, je klíčové pro snadné začlenění. Spadá sem využití videokonferenčních nástrojů, sdílení obrazovky a online školení.

Zapojte buddy systém

Buddy systém, kdy se nový zaměstnanec při začlenění spojí s jeho zkušenějším a seniornějším kolegou („buddym“), je skvělým způsobem, jak pomoct nováčkovi při adaptaci na nové pracovní prostředí. Buddy může nového zaměstnance provázet, odpovídat na otázky, sdílet know-how a pomáhá s vytvářením pevných pracovní vztahů. Tento přístup pomáhá novým zaměstnancům v rychlejším začlenění a zvyšuje jejich produktivitu.

Zajistěte potřebná školení

Školení a mentorování je zásadní pro rozvoj nováčků a jejich efektivity. Školení by měla zahrnovat technické dovednosti, firemní postupy a přístup k potřebným nástrojům. Mentoringový program navíc novým zaměstnancům umožňuje vytvořit si profesionální vztah s mentorem, který jim poskytne podporu, radu a pomůže se vyrovnat se všemi výzvami, které přicházejí s novou pracovní rolí.

Nezapomeňte na kontinuální zpětnou vazbu

Pravidelná a důkladná zpětná vazba je pro úspěšný rozvoj nováčků naprosto nezbytná (byť přesto mnohdy opomíjená). Průběžná komunikace s novými zaměstnanci umožňuje identifikovat případné problémy a přizpůsobit onboarding program jejich potřebám. Zpětná vazba by měla být konstruktivní a podporující, s důrazem na rozvoj silných stránek a kompenzaci stránek slabých.

Jak udržet talenty

Dejme tomu, že jste proces onboardingu zvládli. Čeká vás ale ještě náročnější úkol – trvale si pracovníky udržet, zejména ty skutečně talentované a se silným potenciálem. Stoprocentní retence špičkových talentů, zejména v IT, je bez absurdního navyšování mezd ovšem úkolem téměř sisyfovským. Abychom vám jej alespoň trochu usnadnili, máme pro vás několik tipů:

• Prodejte se – zdůrazňujte své firemní hodnoty včetně sociálních a kulturních aspektů práce ve vaší společnosti, ideálně takovým způsobem, aby měli specialisté (alespoň) pocit, že sdílejí stejné hodnoty jako jejich zaměstnavatel.
• Buďte zajímaví – neobtěžujte specialisty rutinními činnostmi a nabídněte jim smysluplnou, náročnou a dějově bohatou práci, kde mohou ve svých rolích růst tím, že se učí nové poznatky, aby udrželi své dovednosti na absolutní špici.
• Otevřete se a zkuste u těch opravdu talentovaných specialistů „zkousnout“ i to, co by jiným zaměstnancům nemuselo „projít“. Zkuste zajistit, aby vaše pracovní postupy a pracoviště byly přístupnější i „výstřednějším“ jednotlivcům. Skutečné nadání je mnohdy kompenzováno nedostatky, či chcete-li výstřednostmi, v rovině sociální – v IT to platí snad ještě více než v ostatních odvětvích.
• Buďte na špici – skutečně kvalifikovaní specialisté nechtějí pracovat pro druhořadé zaměstnavatele. Představte na sociálních sítích a odborných konferencích své IT talenty a zaměřte se na myšlenku, že špičkoví specialisté chtějí pracovat s dalšími špičkovými specialisty.