Delegování – smrtelná choroba českých manažerů?

V tom případě máte štěstí, že jste natrefili na tento článek. Objasníme v něm, že delegování práce skutečně není žádná smrtelná choroba, která váš podnik zničí. Naopak, je to nezbytná součást jeho fungování, pokud nechcete do pár měsíců vyhořet.

Pochybnosti ohledně schopností druhých lidí se v nás táhnou pravděpodobně už od školy, kdy si pamatujeme skupinové projekty, ve kterých jeden člověk zpravidla udělal vše a ostatní se jen vezli. Představa, že by lídr skupiny třeba onemocněl, znamenala, že projekt selhal a všichni dostali pětku.

Teď už ale nejsme ve škole.

Delegování jako způsob manažerského myšlení

Pokud jste zvyklí dělat všechno raději sami, protože víte, že vaši podřízení by práci neodvedli tak dobře, bude pro vás delegování práce velkou výzvou, kterou ale musíte překonat.

Zamyslete se. V rámci své role manažera už teď přece rozdělujete práci mezi své podřízené. Děláte to na základě jejich specializace, schopností a zkušeností. S tím problém nemáte, tak čeho se tak bojíte v případě, že byste jim přenechali i část své práce?

Jako manažer musíte uvažovat nad tím, které úkoly jsou specifické pro roli manažera (vyžadují, abyste se jim věnovali pouze vy sami) a které můžete delegovat na někoho z podřízených, protože k tomu má kompetence.

Pokud nejsou vaši zaměstnanci zvyklí na to, že na ně můžete delegovat úkoly, pravděpodobně je zaskočí, když pak onemocníte nebo odjedete na dovolenou a na ně spadne část vaší agendy. Je dost možné, že selžou, protože na podobný přístup nejsou zvyklí a vy se jen utvrdíte v tom, že na nikoho nic delegovat nemůžete. To je potřeba změnit.

Začněte s pozvolným delegováním úkolů

Nejenže se tedy delegování musíte přestat bát a naučit se mu vy sami, ale i vaši podřízení si musí zvyknout, že se na ně občas deleguje. Dalo by se říct, že si své podřízené k delegování „vychováte“.

Proto je nejlepším způsobem pozvolné delegování úkolů, které nejsou třeba tolik důležité, ale vám usnadní práci a zaměstnanci se jimi naučí převzít zodpovědnost. Vy pak můžete úkol zkontrolovat, poskytnout zpětnou vazbu, ze které se dotyčný poučí, příště už odvede lepší práci a vy následně můžete obtížnost úkolů stupňovat. Možná vám to ze začátku práci zase tolik neusnadní, ale časem se to jistě zúročí.

Až pak přijde chvíle, kdy budete chtít odjet na dovolenou, budete nemocní nebo jen absolutně nebudete stíhat, můžete s klidným srdcem delegovat práci na svůj tým, protože budete vědět, že už za vás v minulosti něco úspěšně zařídili a že se na ně můžete spolehnout.

Neodsuzujte počáteční selhání

Sami jste na své cestě k úspěchu určitě mnohokrát selhali, poučili se z toho a šli dál. Ale když selže někdo jiný, považujete to za známku neschopnosti splnit daný úkol a bojíte se na něj něco delegovat. Ano, jsou výjimečné případy, kdy to tak může být. Vždycky se ale nejprve zamyslete nad příčinami selhání. Byly to nedostatečné informace? Má dotyčný zatím jen malé zkušenosti, ale snažil se? Nebo jednal absolutně nelogicky a selhal na všech frontách?

Pokud jsou příčinou nedostatečné zkušenosti, zase jsme u toho, že musíte na dotyčného úkoly delegovat pravidelně, aby měl šanci zkušenost získat. Nedostatečné informace jsou chybou na vaší straně, protože jste mu je nepředali. Zkrátka selhání tedy vždycky nemusí být známkou toho, že je dotyčný neschopný. Až ve chvíli, kdy bude selhávat opakovaně z nerelevantních příčin, víte, že to není správný člověk do vašeho týmu.

Sestavte si dobrý tým

A jsme u dalšího důležitého bodu, kterým je sestavení týmu. Bez šikovných lidí po svém boku se samozřejmě neobejdete. Pokud jste obklopeni lidmi, kterým nedůvěřujete a nesvěřili byste jim žádný ze svých úkolů, zamyslete se. Chyba může být ve vás – v tom smyslu, že v sobě máte tak zakořeněnou nedůvěru ve schopnosti ostatních, že už nedůvěřujete vůbec nikomu. Zkuste proto na dotyčné delegovat jednodušší úkoly, jako jsme zmiňovali výše, a vybudujte v sobě samých důvěru ve schopnosti ostatních.

Chyba ale samozřejmě může být i ve složení týmu. Vždycky byste měli mít alespoň několik podřízených, u kterých víte, že se na ně můžete spolehnout a můžete na ně svou práci delegovat. Pokud tento pocit nemáte, je asi vhodná chvíle členy týmu vyměnit.

→ Zajímavost: Někdy je důležitější osobnost a povaha lidí, na které delegujete než jejich dosavadní zkušenosti s úkolem. Ty totiž můžou získat a pokud jsou zapálení do práce a ochotní se učit, možná odvedou lepší práci, než byste si mysleli.

Jak zařídit, aby delegování bylo úspěšné

Je několik bodů, kterých je dobré se při delegování držet:

1. Vyberte si správnou osobu pro konkrétní úkol

To jsme rozebírali v předchozím bodu. Složitější úkoly je dobré delegovat na někoho, komu důvěřujete a kdo už má potřebné zkušenosti. Na jednodušších klidně „vychovávejte“ lidi k přebírání odpovědnosti. Když budete vědět, že je úkol v dobrých rukou, nemusíte se bát.

Vždycky dotyčnému řekněte, na koho se může obrátit pro případnou pomoct, kdyby si s úkolem nevěděl rady.

2. Komunikujte jasně a poskytněte maximum informací

Váš podřízený vám do hlavy nevidí a pokud nedostane maximum instrukcí, není jeho chyba, že úkol nedokáže splnit. Proto mu při delegování vždy jasně sdělte, co od něj očekáváte, poskytněte mu všechny potřebné zdroje a ujistěte se, že chápe, co má být výstupem.

3. Mějte jasný plán

Před tím, než úkol delegujete, byste měli vy sami mít jasnou představu o tom, jakých cílů má úkol dosáhnout. Pokud nemáte představu o konkrétní podobě výstupu, musíte ale vědět, čeho se jím snažíte dosáhnout.

4. Sledujte postup

Pokud je to možné, tak sledujte, jak úkol postupuje. Průběžnými kontrolami zajistíte, že se úkol neodklonil někam, kam neměl a že všechno probíhá, jak má. Případné dílčí nedostatky můžete podchytit hned v počátku. Podřízení se úkoly naučí plnit lépe a časem je budou zvládat stále samostatněji a vy se nebudete muset bát na ně delegovat úkoly, i když zrovna nebudete dílčí kontroly schopní.

5. Motivujte a chvalte

Pokud budete s výstupem nebo dílčími výsledky spokojení, dávejte to dotyčným najevo. To je bude motivovat práci dělat co nejlépe a nebudou se bát příštího úkolu.

Delegování není smrtelná choroba, ale lék

Delegování v žádném případě není nic, za co byste se museli stydět. Hrát si na supermana, který všechno zvládne sám, povede naopak k tomu, že nebudete mít žádný volný čas a budete se nezdravě přetěžovat. Naučte se brát delegování jako způsob manažerského myšlení a už při vymýšlení úkolů si v hlavě skládejte, kdo by mohl jakou část úkolu převzít na sebe.

Samozřejmě to neznamená, že jste snadno nahraditelní. Pořád jsou zde úkoly, pro které jste nezbytní. Ale jedním z nich je tak trochu právě i delegování. Berte ho jako náplň vaší práce, obklopte se spolehlivými lidmi, které naučíte přebírat zodpovědnost a už se delegování nikdy nebudete bát. Naopak si ho zamilujete, protože pro vás znamená méně stresu a více volného času.