Excel pro pokročilé: Podmíněné formátování, funkce a další tipy

Práce s daty 

Než se vrhneme na funkce v Excelu a podmíněné formátování, projdeme si, jakou základní práci s daty Excel umožňuje. Jako první nechybí možnost importu a exportu dat. Data můžete importovat z různých zdrojů, jako jsou textové soubory, databáze, webové stránky atd. Vyexportovat si je pak můžete jako CSV, PDF nebo textový soubor. Klikněte na Soubor a vyberte možnost Uložit jako. 

Data můžete také filtrovat, třídit a odstraňovat duplicity: 

• Filtrování vám pomůže zobrazit pouze data, která splňují určitá kritéria. Jak na to? Vyberte buňky, na které chcete aplikovat filtr, a pak klikněte na tlačítko Filtr v záložce Data. Můžete vytvářet i vlastní filtry. 
• Třídění: Třídění vám umožňuje řadit data v tabulce podle vybraného sloupce. Klikněte na záhlaví sloupce, podle kterého chcete třídit, a poté použijte tlačítka se šipkami nahoru a dolů pro vzestupné nebo sestupné řazení. Najdete je také v záložce Data. 
• Odstraňování duplicit: Data, ve kterých se vyskytují duplicitní hodnoty, můžete odstranit. Vyberte rozsah buněk, klikněte na záložku Data a Odstranit duplicity.  

Podmíněné formátování 

Podmíněné formátování použijete, pokud chcete zvýrazňovat data podle určitých podmínek. Můžete díky tomu identifikovat trendy, anomálie nebo důležité informace. Jak na to? 

1. Vyberte rozsah buněk. Začněte tím, že vyberete rozsah buněk, na které chcete aplikovat podmíněné formátování. Můžete vybrat konkrétní buňky nebo celý rozsah v tabulce. 

2. Zvolte podmíněné formátování. Po vybrání buněk jděte do záložky Domů a v sekci Styl klikněte na Podmíněné formátování. Po kliknutí na tuto možnost se zobrazí několik přednastavených možností, ale také možnost Nové pravidlo. Díky této možnosti si můžete nastavit typ podmínky podle vlastních potřeb.  

3. Nastavte podmínku. Vyberte jeden z typů podmínek a postupujte podle pokynů. Například pokud použijete Zvýraznit buňky s tímto obsahem, můžete vybrat, zda chcete zvýraznit buňky, které obsahují konkrétní text, číslo nebo datum. 

4. Nastavte formátování. Jakmile podmínku nastavíte, vyberte, jak chcete zvýraznit buňky, které ji splňují. Můžete vybrat barvu pozadí, barvu textu, rámeček a další formátování. Tím určíte, jak budou zvýrazněné buňky vypadat. Nakonec pravidlo potvrďte. 

Nejpoužívanější excelové funkce 

Excel poskytuje mnoho funkcí, které vám mohou ušetřit čas a usnadnit složité výpočty. Všechny funkce v Excelu najdete v záložce Vzorce. Představíme si ty nejpoužívanější: 

• SUM() – sčítání: Vzorec =SUM() vám pomůže sečíst hodnoty v určitém rozsahu buněk. Například pokud chcete sečíst hodnoty v buňkách A1 až A7, použijete vzorec =SUM(A1:A7). Můžete také vybrat rozsah ručně pomocí myši. 
• AVERAGE() – průměr: Vzorec =AVERAGE() vám vypočítá průměr hodnot. Stačí vybrat příslušné buňky. 
• MAX() a MIN() – nejvyšší a nejnižší hodnota: Vzorce =MAX() a =MIN() pro vás najdou nejvyšší a nejnižší hodnotu v určitém rozsahu buněk. Vzorec =MIN(A1:A7) vám dá nejnižší hodnotu v rozsahu A1 až A7. 
• IF() – podmíněný výpočet: Excel funkce =IF() umožňuje provádět podmíněné operace na základě zvoleného kritéria. Tento vzorec se skládá ze tří částí: 
  • Podmínky. 
  • Co se má stát, pokud je podmínka splněná. 
  • Co se má stát, pokud podmínka splněná není. 

Příklad: Vzorec =IF(A1>10, "Větší než 10", "Menší než 10") ověří, jestli je hodnota v buňce A1 větší než 10. Pokud ano, vrátí "Větší než 10", jinak vrátí "Menší než 10". 

• SVYHLEDAT() – vyhledávání hodnoty: Vzorec =SVYHLEDAT() umožňuje vyhledat hodnotu v tabulce podle řádků, tato funkce tedy vyhledává ve svisle orientované tabulce. Pro horizontálně orientovanou použijete =VVYHLEDAT().  

Zajímavost: Všechny vzorce jsou dostupné, jak v anglické, tak české verzi – záleží, který jazyk při práci s Excelem používáte. Takže například AVERAGE můžete vyměnit za PRŮMĚR, IF za KDYŽ, nebo SVYHLEDAT za VLOOKUP. 

Tvorba grafů 

Data můžete vizualizovat pomocí grafů. Excel nabízí mnoho typů grafů, včetně sloupcových, řádkových, koláčových a dalších. Na dalších řádcích se dozvíte, jak vytvořit graf v Excelu krok za krokem: 

1. Vyberte data, která chcete v grafu zobrazit.  
2. Zvolte typ grafu v záložce Vložení v sekci Grafy. 
3. Excel vytvoří graf a zobrazí ho v dokumentu. 
4. Klikněte pravým tlačítkem myši na grafu a zvolte Vybrat data. Vpravo se vám zobrazí lišta, kde můžete upravovat samotná data i jejich formát. 
5. Můžete přidat popisky osy X a Y, změnit název grafu, naznačit minimální a maximální hodnoty. Upravit můžete i barvy, styl čar a mnoho dalšího. 
6. Nakonec můžete graf uložit nebo exportovat.  

V Excelu si můžete dokonce vytvořit i Ganttův diagram, který vám pomůže s plánováním projektu nebo sledováním časového harmonogramu úkolů. Ganttův diagram zobrazuje název úkolu, datum začátku a datum ukončení a pro práci s ním můžete použít už předdefinované šablony, které jsou od Microsoft Excel zdarma.