8 způsobů, jak zaručeně ztratit všechna firemní data: Zálohování nepodceňujte

1. Na co antivirus? Soubory přece stahujete jen od lidí, které znáte

Antivirus nepotřebujete, protože přece víte, co děláte. Soubory stahujete jen od kolegů z práce nebo od klientů, se kterými komunikujete přes e-mail nebo WhatsApp, a navíc vám antivirový program zpomaluje počítač – tak přesně tímhle přístupem jednou zaručeně přijdete o data. 

Představte si, že dostanete zprávu na WhatsApp od klienta s textem: „Dobrý den, tady jsou podklady k projektu.“ Bez váhání soubor stáhnete a otevřete ho. Netušíte však, že jeho dokument obsahuje malware – Trojského koně. Když si uvědomíte, co se děje, je už příliš pozdě – hacker získá vzdálený přístup k vašemu počítači a začne krást citlivá data.

Jak ztrátě dat předejít? 

• Zabezpečte svá firemní data a zařízení před různými typy virů pravidelně aktualizovaným antivirovým softwarem. Ten vám pomůže odhalit a zablokovat škodlivé soubory ještě před tím, než je otevřete. 
• Buďte obezřetní při otevírání příloh, i když pochází od známých kontaktů. Podívejte se například zda soubor, který se chystáte otevřít, nemá neobvyklou koncovku (například .exe místo běžné .xls pro excelovské tabulky). 
• Aby byla zajištěná ochrana před známými bezpečnostními hrozbami, IT oddělení nebo outsourcingová firma by měla udržovat operační systém a všechny aplikace aktuální. 

→ Tip: S jakými hrozbami se můžete setkat? Přečtěte si náš článek a zjistěte, jak posílíte svoji ochranu firemních dat.

2. Užijte si ten pocit, když se práce ztratí sama od sebe

Uprostřed důležitého projektu náhle vypadne proud a počítače připojené k síti se najednou vypnou. Veškerá práce je ztracená, protože ji nemáte nikde uloženou.

Máte stále méně času, a tak se vám to málo, co vám zbylo, nechce obětovat zdlouhavému ručnímu zálohování firemních dat. Co kdybyste ale nemuseli nic manuálně nastavovat a vaše data by se ukládala automaticky? Právě cloud nabízí širokou škálu služeb, včetně automatického zálohování dat. Pomocí platformy Veeam Cloud Connect můžete svá data snadno přenášet do cloudu. Automatické zálohování je možné také on-premise, tedy na vlastních firemních serverech.

Každá firma by měla mít alespoň tři kopie svých dat uložené na dvou médiích, z toho alespoň jednu mimo vlastní IT infrastrukturu. Zálohy jsou totiž často jediným způsobem, jak obnovit ztracená data po výpadku proudu. 

→ Tip: Přečtěte si více o zálohování metodou 3-2-1.

Kromě toho se vám vyplatí využívat také kancelářský balík Microsoft 365, který vám umožní pracovat přes webové aplikace (Word, Excel, Powerpoint, Outlook a další) nebo s dokumenty v cloudu. 

Abyste minimalizovali přerušení vašeho podnikání na delší dobu, můžete zvážit také pořízení záložního zdroje UPS. Tato zařízení vám pomohou udržet vaše systémy v chodu a zajistí kontinuitu práce i v případě výpadku elektrického proudu.

3. Počítač bez dozoru na veřejných místech? Zloději mají přece taky právo na data!

Svůj notebook necháte na stole v kavárně a odejdete na toaletu. Když se vrátíte, najdete tam už jen lísteček se vzkazem „Díky za data!“. Notebook vám mohou odcizit ale i na jiných místech – věděli jste, že: 

• až 58 % krádeží notebooků se odehrává v kanceláři? 
• 29 % podnikatelům byl notebook odcizený na služebních cestách? 
• 97 % ukradených notebooků se nikdy nenajde? 
• 70 % ukradených notebooků vede k odcizení dat? 
• šifrování snižuje riziko odcizení dat?

Šifrování dat je jedním z efektivních způsobů, jak ochránit své citlivé informace v případě, že vám někdo odcizí notebook a pokusí se získat přístup k vašim údajům. Jedná se o proces, který převádí čitelná data do nečitelné formy pomocí šifrovacího klíče. Díky tomu mohou data přečíst pouze osoby s dešifrovacím klíčem. Zašifrujete si tedy soubory a složky nebo klidně celý disk pomocí jednoho konkrétního klíče, kterým mohou být později opět dešifrované. 

Mezi vhodné nástroje pro šifrování dat slouží například BitLocker, který je součástí Microsoftu pro firmy. 

Doporučujeme používat také software pro sledování a lokalizaci zařízení, který vám může pomoct najít ukradené zařízení.

4. Rozlijete kávu po stole a sledujete, jak se pomalu vsakuje do počítače

Tak a teď zpátky k realističtějšímu scénáři. Zrovna pracujete na důležité prezentaci a máte vedle sebe šálek kávy. Přijde kolega, aby vám něco ukázal, a nešťastnou náhodou vám do hrnku vrazí. Káva se rozlije právě na váš počítač, který začne vydávat zvláštní zvuky, a nakonec se úplně vypne. Veškerá vaše neuložená práce je pryč.

Asi vám nemusíme připomínat, že elektřina a voda ani káva nejsou kamarádi. Proto se snažte nápoje umisťovat co nejdál od svého počítače a nepijte ani přímo nad ním. I při sebevětší opatrnosti se však může stát nehoda, proto alespoň rychle reagujte – počítač okamžitě vypněte a osušte, abyste minimalizovali případné škody. Počítač poté nejlépe odneste do servisu, kde ho odborně rozeberou a osuší. 

Pokud pravidelně zálohujete svá data, nemusíte se případné nehody obávat. I kdyby byl váš notebook nenávratně poškozený, obnovou dat na novém zařízení se vám může podařit zachránit alespoň to nejdůležitější. Díky automatickému zálohování firemních dat do cloudu máte přístup totiž k vaší práci kdykoliv a odkudkoliv.

5. Lidská neomylnost neexistuje

Celý den pracujete na důležitém dokumentu, ale ve spěchu omylem smažete celý text a uložíte změny. Co teď? 

Nikdo z nás není neomylný, všichni děláme chyby – neúmyslné smazání dokumentů nebo částí textu, přepisování důležitých souborů nebo důležitých informací. 

Jedním z důležitých opatření, jak zabránit lidským chybám při práci s daty, je školení zaměstnanců. Pokud omylem přepíšete data, můžete zkusit obnovit soubor z předchozího dne. V některých situacích může pomoct přístup k dříve uložené verzi dokumentu, pokud používáte cloud nebo software pro obnovu vymazaných dat. V druhém případě je důležité po přepsání nebo smazání důležitých dat počítač okamžitě vypnout a data nechat obnovit odborníky. Jinak se výrazně snižuje šance na záchranu.

6. Věřte v osud a nikdy se nepřipravujte na možné katastrofy

Odmítáte zálohování do cloudu a místo toho máte datové úložiště přímo v kanceláři. Během bouřky však přijdete o všechna data i zálohy, protože jste je neměli uložené mimo vaše pracoviště.

Požáry nebo záplavy – přijdou zpravidla v dobu, kdy je nejméně čekáte a můžou mít zničující dopady na vaše podnikání. Možná bude překvapení, že: 

• 93 % firem, které přišly o svá data v důsledky katastrofy na 10 dní nebo déle, zkrachovalo během jednoho roku. 
• 50 % společností, které přišly kvůli katastrofě o možnost spravovat svá data, okamžitě vyhlásilo bankrot.

Pokud chcete minimalizovat dopady katastrof a zajistit plynulý chod vašeho podnikání i po nečekané události, pak zálohujte svá data a ukládejte je na bezpečné místo. Mezi možné způsoby zálohování dat patří fyzické (USB, hard disky, magnetické pásky) nebo virtuální zálohování (cloud). V tomhle případě vám ale doporučujeme mít zálohy umístěné na různých geografických místech – tedy nejen ve vaší firmě, ale například v externím datovém centru.

→ Tip: Možná vás bude zajímat, jaký je rozdíl mezi jednotlivými typy zálohování dat.

7. S počítači zacházejte jako s hračkami – pevné disky milují adrenalin!

Pokud máte ještě notebook s HDD diskem, nosíte ho v batohu bez ochranného obalu a občas s ním hodíte o zem, riskujete vážné poškození. Jednoho dne se vám notebook nečekaně vypne a už se ho nepodaří zapnout. Technik ze servisu vám sdělí, že jste si poškodili pevný disk a veškerá data jsou nenávratně ztracená.

Klasické pevné disky (HDD) mají vyšší riziko selhání ve srovnání s moderními SSD disky. Výhodou HDD je sice velká kapacita, ale spotřebovávají více elektrické energie, jsou těžší, vykazují vysokou hlučnost a jsou především náchylné k poškození při nešetrném zacházení (vlhkost, prach, otřesy nebo nárazy při zápisu nebo čtení dat). 

Jak předejít poruchám pevného disku? Pořiďte si počítač s SSD diskem a zálohujte data, například na cloud. Mechanické HDD začínají z osobních počítačů pomalu mizet.

8. Používejte heslo „admin“ nebo „123456“, aby se hackeři nemuseli moc namáhat

Heslo „admin“ nebo „123456“ se přeci jednoduše pamatuje. Hacker se za méně než jednu vteřinu dostane do vašeho firemního účtu a začne krást všechny důležité údaje firmy.

Koneckonců, proč dělat práci hackerům ještě těžší? 

Věděli jste, že: 

• „admin“ bylo v roce 2023 v České republice nejčastějším heslem? 
• druhým nejčastějším heslem v Česku bylo „123456“? 
• uživatelé internetu často volí hesla spojená se jmény (například „martin13“)? 
• až 70 % hesel z celosvětového seznamu je možné prolomit za méně než sekundu?

Jak se před hackery bránit? 

• Používejte silná a unikátní hesla a pravidelně je měňte. Aktivujte si dvoufaktorové ověření a využívejte správce hesel. Připravili jsme pro vás průvodce, jak na bezpečná hesla. 
• Pravidelně školte zaměstnance o kyberbezpečnosti a rozšiřte jim povědomí o možných rizicích. 
• Odhalte bezpečnostní slabiny uvnitř vaší firmy a zvyšte zabezpečení díky penetračním testům. Jedná se o simulované hackerské útoky, v rámci kterých se kombinují různé nástroje a scénáře k odhalení bezpečnostní zranitelnosti.

Nenechte to zajít příliš daleko. Prevence je levnější než náprava škod

Opatrnost nic nestojí a je lepší podniknout preventivní opatření než řešit únik dat a snažit se dopadnout nepolapitelné hackery. Pokud vezmeme v úvahu náklady a úsilí spojené s obnovou ztracených nebo odcizených dat, ukazuje se, že investice do prevence je mnohem efektivnější a levnější než hašení už vzniklých problémů. 

Ať už potřebujete provést migraci do cloudu, analýzu kybernetické bezpečnosti, nebo proškolit zaměstnance, jsme tu pro vás. Provozujeme cloudové služby ve vlastních datových centrech v České republice a poskytujeme všechny modely cloudových řešení, včetně těch profesionálních přizpůsobených na míru.