Microsoft Teams: návod, tipy a triky pro začátečníky

Microsoft Teams – aplikace nejen pro videokonference

Pod pojmem „Teamsy“ si možná jako první představíme aplikaci pro videokonferenční hovory. Dokáže vám toho nabídnout ale mnohem více – chat, sdílení souborů, diskuzní skupiny, docházkový systém, tvorbu a udělování digitálních odznaků („ebadges“) a integraci s ostatními aplikacemi kancelářské sady Microsoft 365 (dříve známou jako „Microsoft Office“). Málokdo už ví, že Microsoft Teams navíc podporují i veřejnou telefonní síť a VoIP telefonii.

V úvodním díle návodu si představíme naprosté základy, pokročilejším uživatelům spíše poslouží další plánovaná pokračování.

Jak nainstalovat Microsoft Teams?

Aplikace Microsoft Teams je dostupná v několika verzích, které se liší funkcemi a cenou. Základní verze Teams pro osobní využití je součástí operačního Windows 11. Existují však také verze určené pro vzdělávání (tzv. „Microsoft Teams pro školy“) nebo vládní organizace, které nabízejí specifické funkce a licenční možnosti. My se zaměříme na verzi pro firmy, kterou získáte jako součást výše zmíněného balíčku Microsoft 365 a je vhodná pro podniky všech velikostí.

Microsoft Teams tedy nainstalujete jako součást sady Microsoft 365. Konkrétní postup instalace krok za krokem pro PC, Mac i mobilní zařízení (se systémy Android nebo iOs) najdete v našem článku Jak jednoduše začít s Microsoft Outlookem (v sekci Outlook ke stažení zdarma).

Jak se přihlásit do Teams?

Pokud nemáte aplikaci Teams nainstalovanou a z nějakého důvodu ji ani instalovat nechcete (např. omezený počet licencí či uživatelů), ale přesto dostanete e-mailem pozvánku na schůzku nebo videokonferenci, využijte webovou aplikaci Teams Online na adrese https://teams.microsoft.com. Stačí pouze kliknout na odkaz v e-mailové pozvánce, zvolit možnost Microsoft Teams Online a řídit se dalšími pokyny, které vás provedou krok za krokem.

Jestliže už máte aplikaci předinstalovanou, měli byste v ní být i přihlášení svým uživatelským účtem (resp. firemním účtem Microsoft 365). Pokud přihlášení nejste nebo nemáte do aplikace přidaný váš účet, přihlaste se pomocí svého Microsoft 365 uživatelského jména a hesla v dialogovém okně, které se automaticky otevře po spuštění Microsoft Teams. Aplikace si po prvním přihlášení zadané údaje zapamatuje, nebudete je tedy muset opětovně vkládat při dalším otevření.

Pokud se při neúspěšném pokusu o přihlášení objevila servisní hláška nebo kód, jejich význam najdete přímo na stránkách podpory Microsoftu. Jestliže se vám proces přihlášení nedaří ani opakovaně dokončit, mohlo dojít k chybě na vaší doméně nebo účtu Microsoft 365 – v takovém případě kontaktujte vaše IT oddělení nebo IT service desk.

Microsoft Teams – nastavení aplikace a její vhled

Vzhled Teamsů se liší nejen podle verze, ale i podle zařízení (desktop vs. mobil), operačního systému (Windows vs. iOS) a jeho nastavení (typicky tmavý vs. světlý režim zobrazení). My budeme jednotlivé prvky a funkce vysvětlovat a ilustrovat na obrázcích z verze pro PC s Windows 11 v tmavém režimu. Aplikace vypadá po otevření takto (jména a názvy skupin jsou z důvodu ochrany osobních údajů rozmazané):

Jak na obr. výše vidíte, automaticky se po spuštění aplikace zvolil pohled na „Chat“, který slouží pro individuální i skupinové konverzace, ale najdete zde i záznamy průběhu schůzek a videokonferencí, včetně docházky a případných videozáznamů. Záznamy najdete v chatu dané schůzky; kliknutím na tři tečky v pravém horním rohu náhledu záznamu můžete soubor uložit na lokální (či cloudový) disk, případně upravit dobu expirace záznamu (tj. dobu, po kterou bude záznam přístupný, než se automaticky vymaže).

Pro vstup do menu nastavení aplikace klikněte na ikonu tří teček vedle obrázku vašeho účtu (ten vidíte vpravo nahoře vedle tlačítka pro minimalizaci okna). Po kliknutí zvolte první možnost – Nastavení. Otevře se vám dialogové okno s položkami nastavení roztříděnými do jednotlivých kategorií (pozn.: na rozdíl od Outlooku je menu Nastavení pro Teamsy identické pro webovou i desktopovou aplikaci):

• Obecné – zde si můžete změnit barevný motiv aplikace (bez ohledu na nastavení v operačním systému) a její chování: zda se má automaticky spouštět při startu operačního systému, jestli má pokračovat v běhu na pozadí při uzavření hlavního okna, možnosti integrace s ostatními aplikacemi Microsoft 365 apod. Všechny položky jsou přehledně rozepsané a zapínáte (resp. vypínáte) je prostým zaškrtnutím (resp. odškrtnutím) okénka (checkboxu).
• Účty, kde vidíte všechny vaše uživatelské účty propojené s aplikací. Jednotlivé účty máte možnost spravovat – tato volba vás ovšem přesměruje na webové stránky Microsoftu, do centrální správy účtů Microsoft 365. Je důležité vzít na vědomí, že většina voleb bude v gesci správce IT vaší společnosti.
• Ochrana osobních údajů nabízí spoustu voleb týkajících se vaší identifikace ostatním uživatelům a vašeho soukromí. Poměrně nečekaně je zde i správa blokovaných kontaktů, možnost zapnout volitelné online funkce (jako Giphy, náhled webových adres ad.), ale i konfigurace rozhraní API aplikací třetích stran.
• Oznámení, kde si nastavíte frekvenci příchozích e-mailů o zmeškané aktivitě a pochopitelně audiovizuální styl notifikací, a to i odděleně pro nejrůznější aktivity (jako jsou týmy a kanály, schůzky a hovory ad.).
• Zařízení – zde nastavíte výchozí audiovizuální zařízení, které chcete v Teamsech používat (mikrofony, reproduktory, sluchátka atp.). Funkčnost nastavení si pak můžete „nanečisto“ vyzkoušet po kliknutí na tlačítko Uskutečnit zkušební hovor.
• Oprávnění aplikace – zvolíte, k jakým prostředkům (mikrofon, kamera apod.) mají aplikace Microsoft 365 přístup při používání Teamsů. Některé aplikace mají ve výchozím nastavení oprávnění povolená – zejména kvůli rychlému a pohodlnému pořizování videozáznamů schůzek.
• Soubory a odkazy umožňují změnit výchozí složku pro ukládání stažených souborů (standardně je ve Windows přednastavená systémová složka Stažené soubory).
• Hovory – pokud používáte Teamsy i ke klasické nebo VoIP telefonii, zde nastavíte pravidla příjmu volání a chování hlasové schránky.
• Ostatní kategorie jsme z úsporných důvodů vynechali, týkají se předvoleb, které nejsou v ČR aktivní nebo funkcí pro handicapované.

A to je pro začátek vše. V příštím pokračování návodu probereme základy chatování a schůzek, videokonferencí a pořizování videozáznamů včetně praktických triků a tipů. Čekání si můžete ukrátit třeba dalšími články na našem blogu.