ERP systém – srdce i mozek firemních procesů

ERP systém si můžete představit jako obrovskou relační databázi, resp. propojené formuláře, ve kterých jednotliví uživatelé zpracovávají příslušnou část podnikové agendy nebo využívají data z ERP pro svoji práci. Podniková agenda a množství firemních procesů přitom prudce narůstá v závislosti na velikosti společnosti. S rostoucím počtem firemních divizí a oddělení potom vznikají chyby v komunikaci a prodlevy kvůli neefektivnímu předávání dat. Díky propojenosti a centralizované architektuře ERP systému tyto problémy nemohou nastat: zadaná data do ERP systému se okamžitě sdílí se všemi relevantními uživateli napříč organizační strukturou celého podniku. To přináší hned několik výhod:

• eliminaci chyb vzniklých vedením souběžných agend v oddělených systémech,
• jistotu, že uživatelé pracují výhradně s nejaktuálnější verzí dat a
• snížení byrokratické zátěže zaměstnanců i managementu díky minimalizaci přepisování dat z jednoho systému do druhého.

→ Tip: podívejte se na další výhody ERP.

Získejte z ERP systému maximum

Aby ale mohl ERP systém pracovat optimálně, je třeba dostat veškeré firemní procesy „pod jednu střechu“, tj. migrovat procesy z oddělných informačních systémů a specializovaného softwaru (účetnictví, řízení výroby, příprava technických plánů výroby, obchod ad.) do jednoho ERP systému. Při jeho implementaci (a před ní) budete muset dále přikročit k několika krokům, resp. procesům, kterými jsou:

• Důkladná analýza a zmapování všech klíčových i podpůrných firemních procesů – definujete posloupnost událostí v pracovních postupech, obvykle formou vizuálního znázornění. Mapy procesů umožňují lídrům a projektovým manažerům spojit týmy, pomoci lidem pochopit, proč co dělají a jaký vliv má jejich práce na ostatní. Určete, jaké procesní cíle jsou důležité pro každé vaše firemní oddělení nebo divizi.
• Digitalizace – rozhodněte, které firemní procesy můžete digitalizovat, typicky jde o digitalizaci papírových dokumentů a procesů, které s těmito dokumenty úzce souvisí. Digitalizace napomáhá například vyhledat si dokument dle vytvořeného indexu a sdílet jej s kolegy v řádu minut. Především je ale základním předpokladem pro integraci souvisejících procesů do ERP systému. Přečtěte si více o digitalizaci podnikových procesů.
• Analyzujte požadavky na ERP systém – určete, jaké funkce vyžadujete od ERP systému nejen v současnosti, ale i v budoucnu a ohledem na možný vývoj požadavků (např. akvizice nové společnosti spojená s expanzí na nový trh nebo například založení zahraniční pobočky).

Nechte ERP systém „pracovat za vás“

Pokud jste úspěšně prošli kroky zmíněnými v předchozím odstavci, jste na správné cestě, aby se váš ERP systém stal skutečným mozkem i srdcem vašich firemních procesů a ulehčil vám práci. Mezi jeho hlavní přednosti patří:

• Automatizace – některé procesy budou vždy vyžadovat „ruční řešení“ (zákaznická a technická podpora, tvorba nabídek, navazování obchodních vztahů apod.). Abyste se jim mohli věnovat naplno, automatizujte rutinní úlohy – aktualizaci skladových zásob, třídění objednávek, tvorbu faktur, sestavování reportů atd. Zároveň získáte záruku, že budou automatizované úlohy provedeny vždy 100% správně.
• Integrace – propojte všechny procesy, které pomocí ERP zpracováváte, se stávajícím podnikovým softwarem (který nebyl nahrazen v průběhu implementace ERP). Díky integraci ušetříte čas a prostředky.

→ Tip: přečtěte si o dalších klíčových funkcích ERP systémů.

ERP systém je komplexní záležitostí a zajištění jeho hladké implementace je otázkou měsíců práce mnoha specialistů, stejně jako důkladné a úplné zmapování podnikových procesů. Obraťte se na nás, a sjednejte si bezplatnou konzultaci – rádi vás celým procesem provedeme a pomůžeme s výběrem optimálního ERP systému právě pro vás.