Jak na Microsoft Outlook – e-mailujte levou zadní

Základní orientace v Microsoft Outlooku

Jak jsme zmínili v úvodním díle návodu, pro příklady a ukázky budeme využívat verzi Outlook 365 pro Windows, který je jednou z aplikací předplacené kancelářské sady Microsoft 365 (dříve známou jako Microsoft Office, resp. Office 365). Ostatní verze se budou možná lišit grafickou podobou nebo mírnými odlišnostmi v umístění některých prvků uživatelského rozhraní, rozložení a princip ovládání jsou ale v zásadě obdobné.

Základní pohled na otevřenou poštu může tedy vypadat třeba takto:

Na co se díváme?

Svislá (tzv. navigační) lišta zcela nalevo

Obsahuje základní funkční rozcestník. Ikonky popisujeme shora dolů:

• Ikona Outlooku 365 – otevře běžnou systémovou nabídku Windows (minimalizovat, maximalizovat, zavřít atp.).
• Ikona obálky – otevře náhled na poštu, jak vidíte na obrázku výše, kde je ikona zatrhnutá.
• Ikona kalendářního listu – spustí Outlook kalendář pro detailní plánování akcí a událostí.

→ Tip: pro rychlý náhled událostí vám doporučujeme zapnout minikalendář (který na obrázku výše vidíte v pravé třetině snímku). Jak na to? Klikněte na ikonu kalendářního listu pravým tlačítkem myši a v kontextovém menu zvolte možnost Ukotvit náhled.

• Ikona postaviček – otevírá seznam kontaktů. Pokud kurzor nad ikonou pouze podržíte, zpřístupní se vám možnost rychlého prohledávání kontaktů.
• Ikona desek – spouští přehled prioritních e-mailů, a především úkolů – funkční pouze s aplikací ToDo, která je rovněž součástí balíčku Microsoft 365.
• Ikona modrého zatržítka – spouští aplikaci ToDo (Úkoly) přímo v prostředí Outlooku 365.
• Čtvercová ikona dole – otevře rychlý přístup k dalším aplikacím Microsoft 365, včetně odkazu na zástupce, složky a poznámky.

Zprava druhá svislá lišta – sekce oblíbené

Zde není třeba dlouhého popisování – funkce jsou jasné z obrázku. Kliknutím na miniaturní ikonu šipky zcela nahoře se sekce rozbalí do plného zobrazení včetně podsložek. Celou sekci si můžete libovolně upravit a nastavit dle osobních preferencí včetně možnosti přidávat složky ze všech e-mailových účtů, ke kterým jste v Outlooku 365 přihlášení.

Výchozí položky vidíte na obrázku výše, můžete sem ale i přidat jakoukoliv vlastní složku – klikněte pravým tlačítkem myši a zvolte možnost „Přidat k oblíbeným“. Analogickým postupem složky z oblíbených odstraníte.

Třetí svislá lišta zprava – výpis e-mailů ve zvolené složce

Zde se zobrazují e-maily obsažené ve složce, kterou máte aktuálně navolenou v některé z levých lišt. Nad lištou si povšimněte záložek „Prioritní“ a „Další“ – do nich Outlook automaticky třídí příchozí e-maily, aby oddělil důležité zprávy zaslané skutečnými lidmi od e-mailů generovaných roboty. Po kliknutí na možnost „Třídit podle“ (na obrázku výše Podle: Datum) si můžete nastavit parametr, podle kterého se vám příchozí e-maily seřadí.

První vodorovná lišta zcela nahoře

Obsahuje několik praktických prvků:

• Panel nástrojů „Rychlý přístup“ – na obrázku obsahuje dvě položky reprezentované ikonami šipek (konkr. Jde o funkce Přijmout a odeslat vše a Zpět). Po kliknutí na miniaturní tlačítko zobáčku mířícího kolmo dolů sem můžete přidat vlastní zástupce pro nejčastější akce (např. tisk).
• Pole „Hledat“ – praktické fulltextové vyhledávání e-mailů, kontaktů, dokumentů a příloh i příkazů a akcí Outlooku 365.
• Ikona zvonečku – zobrazí seznam oznámení.

Druhá a třetí vodorovná lišta shora – karty a pás karet

Karty představují textové nabídky sdružující nástroje dle jejich funkčního seskupení. Po klinutí na některou z položek (Domů, Zobrazení atp.) se změní obsah pásu karet.

Pás karet (na obr. výše začíná položkou „Nový e-mail“) potom reprezentuje nabídku, která se mění podle toho, jakou kartu máte právě navolenou (viz výše). Zde najdete v zásadě všechny nástroje a volby, které k práci s e-maily potřebujete. Chcete-li pás karet rozšířit, abyste u daných nástrojů viděli i jejich příslušný textový název, klikněte na malou šipku (zobáček mířící kolmo dolů) v pravém spodním rohu v aktuálním pásu karet.

Psaní e-mailů, odpovídání na e-maily… a pochopitelně přeposílání e-mailů

Konečně jsme takříkajíc u „jádra pudla“, tedy u samotného vytváření, odesílání a přeposílání zpráv v Outlooku 365.

Vytváření e-mailů

Chcete-li napsat novou zprávu, stiskněte klávesovou zkratku CTRL + N nebo klikněte na tlačítko „Nový e-mail“ v levém horním rohu a otevře se vám nové okno, které bude vypadat zhruba takto:

Nejprve vložte adresu – po kliknutí do pole vedle tlačítka „Komu“ se vám zobrazí výpis posledních adresátů; po kliknutí přímo na tlačítko se vám zobrazí kompletní adresář synchronizovaný s vaším e-mailovým účtem. V adresáři můžete fulltextově vyhledávat.

Obdobně funguje druhý řádek vedle tlačítka „Kopie“, který je určený sekundárním příjemcům zprávy (tj. zprvu jim zasíláte na vědomí či pro informaci).

→ Tip: Jak v Outlooku na skrytou kopii, která se standardně nezobrazuje? Klikněte na tlačítko „Kopie“ a otevře se adresář. Zcela dole se zobrazí položka „Skrytá“, kam můžete buďto navolit adresáty ze seznamu kontaktů, nebo vložit mezeru a zavřít adresář – Outlook skrytou kopii potom zobrazí přímo v okně nové zprávy a adresáta můžete vložit stejným způsobem, jak jsme výše popsali u položky „Komu“:

Nezapomeňte vyplnit předmět – jeho ignorováním se dopouštíte mírného prohřešku vůči e-mailovému bontonu. Vyplněným předmětem pomůžete příjemci určit téma a obsah zprávy na první pohled i zpětné vyhledávání v doručených zprávách. 

Nyní se již můžete zabývat samotným komponováním e-mailové zprávy. K formátování textu, vkládání příloh a dalším úkonům můžete využít karet na horní liště a jejich nabídky; nabídku s emoji a smajlíky v Outlooku otevřete stejně jako jinde ve Windows, tj. klávesovou zkratkou Win + . (tečka).

→ Tip: Pokud chcete zobrazit více nástrojů v liště (např. na obrázku výše máme možnost formátovat text do odrážek, ale už nevidíme možnost číslování), okno jednoduše roztáhněte nebo rovnou maximalizujte a zobrazí se další položky.

Nejspíš si vystačíte se základní kartou „Zpráva“, kde jsou k dispozici nejdůležitější nástroje – základní formátování, nastavení důležitosti zprávy či připojení přílohy. Pamatujte, že velké soubory (7–20 MB) není vhodné posílat e-mailem – server je nemusí vůbec přijmout.

→ Tip: Přílohu můžete vložit dvěma způsoby:

• Kliknutím na ikonu sponky – zde vám Outlook velmi příhodně nabídne seznam posledních otevřených dokumentů.
• Přetažením souboru myší např. z Průzkumníka přímo do okna rozepsané zprávy.

Po dokončení zprávy ji můžete odeslat kliknutím na tlačítko „Poslat“ nebo stisknutím klávesové zkratky CTRL + ENTER.

Jak nastavit podpis v Outlooku

Podpis v Outlooku může obsahovat pochopitelně text, ale i obrázky, nebo dokonce sken vlastního podpisu. Můžete mít i více variant podpisů. Outlook můžete nastavit tak, aby se podpisy automaticky přidávaly do všech odchozích zpráv, nebo pouze připravit a vkládat do zpráv jednotlivě. Jak na to?

• Otevřete nový e-mail.
• V nabídce „Zpráva“ vyberte „Podpis“ a zvolte možnost „Podpisy“.
• V části „Vybrat podpis k úpravám“ zvolte možnost „Nový“. Otevře se dialogové okno Nový podpis, kam zadáte název podpisu.
• V dialogovém okně Upravit podpis svůj podpis vytvoříte.

→ Tip: Jednodušší je vytvořit podpis ve Wordu a do Outlooku jej pouze zkopírovat. V případě firemních podpisů je vůbec nejjednodušší metodou získat podpis z firemního adresáře. Pokud tam podpis není k dispozici, prostě jej zkopírujte z příchozí zprávy od některého z kolegů, upravte údaje ve Wordu a vložte do Outlooku.

• V části „Zvolit výchozí podpis“ nastavíte, pro který e-mailový účet se má podpis použít, zda si jej přejete používat automaticky a zda se má zobrazovat i v odpovědích a přeposlaných zprávách.
• Uložte nastavení kliknutím na tlačítko OK.

Odpovídání a přeposílání zpráv

Chcete-li poslat odpověď, klikněte na e-mail, na který chcete odpovídat, a poté zvolte jednu ze šipek v pravém horním rohu (zleva doprava mají funkce: odpovědět, odpovědět všem, přeposlat). Do konceptu e-mailu se tak automaticky vloží část určená pro text odpovědi. V tomto režimu se zpřístupní karta „Zpráva“, kdybyste ale potřebovali využít nějakou funkci, která se zde nenachází, klikněte na „Otevřít v novém okně“, díky čemuž se zobrazí prostředí jako na obrázku výše.

Jak nastavit automatickou odpověď

Kde najít funkci automatické dopovědi, jsme zmínili úvodním díle návodu, kde jsme se věnovali mj. různým nastavením. Stačí kliknout na kartu „Soubor“ a kliknout na velké tlačítko „Automatická odpověď“. Dále postupujte následovně:

• V sekci „Automatické odpovědi“ vyberte možnost „Odesílat automatické odpovědi“. Zde dále můžete nastavit také časový rozsah – odesílání automatických odpovědí se díky tomu automaticky ukončí k datu a času, který zadáte jako konečný. V opačném případě budete muset vypnout automatické odpovědi ručně.
• Na kartě Uvnitř organizace zadejte odpověď, kterou chcete kolegům a spolupracovníkům automaticky odesílat po dobu své nepřítomnosti.
• Uložte nastavení kliknutím na tlačítko OK.

A je to – můžete se směle pustit do psaní, mazání… a samozřejmě přeposílání zpráv. V příštím pokračování návodu probereme už pokročilejší funkce Outlooku 365: jak na spam, nastavování pravidel, automatické filtry, priority apod.