Doba psaní poznámek tužkou na papír už dávno pominula. Většina profesí vyžaduje znalost Microsoft Word a kdo ji nemá, je už předem ztracený. Pokud i vy s Wordem teprve začínáte, máme pro vás návod, se kterým základní práci v tomto textovém editoru hravě zvládnete.
Microsoft Word je jedním z nejoblíbenějších programů pro práci s textem na světě. Kromě toho, že v něm můžete psát text (k čemuž slouží i obyčejný předinstalovaný „Poznámkový blok“), ho jde i poměrně snadno editovat, aby byl přehledný a splňoval požadavky pro určité typy dokumentů. Můžete používat různé typy písma, upravovat jejich velikost či barvu, přidávat nadpisy, psát text v odrážkách, vkládat obrázky a spoustu dalšího.
Když program otevřete, můžete se cítit zahlceni možnostmi, které najednou máte, proto vám představíme jen to nejdůležitější, co pro práci v Microsoft Word potřebujete. Až si to osvojíte, můžete začít prozkoumávat další možnosti.
Ukážeme si:
Microsoft Word je součástí balíku Microsoft 365, dříve známého jako Microsoft Office, který můžete zakoupit na oficiálních webových stránkách společnosti Microsoft nebo ve specializovaných obchodech. Dnes už nepotřebujete k instalaci CD, ale aplikaci si po zakoupení stáhnete z internetu přímo do vašeho počítače a nainstalujete dle pokynů, které se objeví po spuštění instalačního programu.
Stále oblíbenější je možnost měsíčního nebo ročního předplatného Microsoft 365, které zahrnuje Word a další aplikace. Výhoda předplatného je, že kancelářský balíček není vázaný pouze na jeden počítač, do kterého ho naistalujete, ale můžete se do něj pomocí svých údajů přihlásit i z jiného zařízení.
Existuje dokonce i Microsoft Word online, který je úplně zdarma, ale má omezené funkce. My se dále budeme věnovat tomu placenému.
Když Word spustíte a zvolíte možnost „prázdný dokument“ ukáže se vám „prázdný papír“, na který můžete psát, a horní lišta sloužící k úpravám dokumentu. V začátcích budete nejčastěji pracovat s prvky ve vyznačené oblasti.
Ty slouží k základní práci s textem. Pro použití jednotlivých funkcí stačí myší označit text (podržet levé tlačítko myši a táhnout), který chcete vybraným způsobem pozměnit, a kliknout na příslušnou ikonku.
Neboli „font“ definuje, jaký vzhled písma chcete použít. Pro běžné dokumenty se nejčastěji používá automaticky nastavené písmo „Calibri“ nebo „Arial“ či „Times New Roman“, která se pohodlně čtou. Najdete tu ale i fonty, které vypadají jako psané rukou atp. Klikněte na zobáček a vyberte si ze seznamu.
Můžete nastavit v políčku hned vedle typů písma. Přednastavená je vel. 11, některé instituce (například univerzity) preferují vel. písma 12, ale většinou je to na vašem uvážení.
Větší velikost písma se hodí na nadpisy a podnadpisy (které ale můžete snadno a rychle navolit i v horní liště v sekci „Styly“).
Velikost písma můžete měnit opět pomocí zobáčku, který vám rozbalí seznam možností, nebo pomocí ikonek velkého písmene „A“, kdy jedna z nich písmo o jeden řád zvětšuje a druhá o jeden zmenšuje.
Ikonka „Aa“ slouží pro případ, že byste potřebovali nastavit automaticky všechna písmena VELKÁ (tzv. versálky) nebo si jinak vyhrát se stylem písma, ale kromě versálek ostatní typy asi běžně nevyužijete.
Neboli „bold“ – proto i ikonka s písmenem „B“ – vybraný text ztuční (můžete použít i klávesovou zkratku CTRL + B). To je vhodné používat pro zdůraznění nejdůležitějších informací. V článcích používáme ztučnění jako „zrakovou kotvu“, aby se čtenář mohl zachytit nejdůležitějších sdělení. Klikněte a začněte psát tučný text (druhým kliknutím ztučnění zase vypnete) nebo označte text, který chcete ztučnit a klikněte.
Čili „italics“ se skrývá pod ikonkou „I“ (můžete použít i klávesovou zkratku CTRL + I) a způsobí, že text získá mírný sklon. V praxi se využívá méně než tučné písmo, slouží spíše pro zdůraznění změny významu v textu nebo když píšete něčí citaci.
Ikonka s podtrženým „U“ podle anglického „underscore“ (můžete použít i klávesovou zkratku CTRL + U) slouží k podtržení textu, v případě, že potřebujete něco zdůraznit či odlišit (ale ve formálních dokumentech se to nepoužívá – podtržení se považuje za typografickou chybu). Přeškrtnutí textu umožňuje ikonka „ab“. Může se hodit, když třeba s kolegy pracujete na různých verzích textu, jednu zavrhnete, ale raději ji nechcete úplně smazat (kdybyste se k jí ještě chtěli vrátit), tak ji jen přeškrtnete.
Tip: Pro smazání textu není ve Wordu žádná ikonka, text smažete pomocí tlačítka „backspace“, které je přímo na klávesnici (případně klávesou „delete“). Backspace odmazává text směrem doleva od aktuálního kurzoru, delete potom v opačném směru. Ikonka „A“ s gumou slouží k vymazání formátování, tedy vrátí písmo do jeho základní podoby – bez barev, podtržení apod.
Najdete pod ikonkou, která opravdu připomíná zvýrazňovač se žlutým pruhem pod ním. Zobáčkem si můžete nastavit jeho barvu a poté kliknutím na samotnou ikonku zvýraznění aplikujete tažením přes zvolený text. Když už zvýrazňovat nechcete, opět kliknete na zobáček a zvolíte možnost „ukončit zvýraznění“.
Se nachází pod ikonkou „A“ s červeným proužkem pod ním. Zobáčkem opět zvolíte vámi preferovanou barvu, myší označíte text, jehož barvu chcete změnit a kliknete na samotnou ikonku. Barva písma se změní. Nebo nastavte barvu písma a pište rovnou v ní, dokud potřebujete.
Všimněte si, že podle barvy, kterou zvolíte, se změní i barva proužku u ikonky. To znamená, že tato barva je pořád zvolená a pokud ji chcete opět použít, nemusíte ji znovu vybírat z nabídky.
Psaní indexů – tedy x2 nebo x2 – využijete při psaní matematických vzorců, plošných či objemových jednotek (např. m2) nebo v případě uvádění poznámek pod čarou nebo citací. Takže velmi zřídka. A grafická písma – ikonka svítícího „A“ – se prakticky nepoužívají.
Tip: Přečtěte si také návod, jak začít s Microsoft Outlook.
Nyní se ještě krátce podíváme na funkce pomáhající s formátováním bloků textu.
Je velmi užitečná funkce, která text zpřehlední, pokud píšete seznamy. Ikonka s puntíky a čárkami spustí psaní v odrážkách (zobáčkem můžete zvolit, jaký vzhled odrážek chcete).
Až dopíšete jednu odrážku, jednoduše stiskněte klávesu „enter“ a automaticky se vám pod ni zařadí další. Když už nebudete chtít v odrážkách pokračovat, stiskněte ještě jednou „enter“ do nově vytvořené odrážky nic nepište a podruhé stiskněte „enter“ podruhé. Kurzor by se měl vrátit zase k psaní v běžném odstavci.
Sousední ikonka s čísly funguje úplně stejně, jenom v odrážkách používá číslování.
Třetí ikonka v řádu dokonce umožňuje psát víceúrovňový odrážkový seznam. Ale ten v začátcích asi tolik nevyužijete.
Tip: Užitečná je také ikonka (vpravo od vyznačené sekce na obr. výše) „AZ↓“. Slouží ke srovnání v abecedním pořadí, takže pokud máte ve Wordu například seznam klientů nebo dodavatelů, můžete je takto snadno seřadit.
K němu slouží ikonky ve spodním řádku námi vyznačené části panelu. První čtveřice umožňuje vybrat zarovnání písma. Běžně je zarovnané vlevo a většina dokumentů s tím takto vystačí. Můžete ale zarovnávat i na střed, vpravo nebo tzv. „do bloku“ to znamená, že se písmo roztáhne po šířce celého řádku a všechny řádky jsou tak stejně dlouhé. Nevýhodou je, že vznikají i širší mezery mezi slovy, které někdy můžou působit rušivě (v publikacích se rovněž považují za typografickou chybu typu „řeka“).
Ikonka s řádky a šipkami pak umožňuje ve Wordu navolit řádkování – tedy jak velké chcete mezery mezi řádky a jednotlivými odstavci. Předdefinované je 1,15, ale časté je použití i 1,5.
Tip: Nový odstavec začnete jednoduše po stisknutí klávesy „enter“. Text rozdělený do odstavců je mnohem přehlednější.
Většinu výše popsaných funkcí můžete používat i mnohem rychleji pomocí tzv. klávesových zkratek. To znamená, že nemusíte pořád sahat po myši a přejíždět jí sem a tam, ale můžete formát písma (a mnoho dalšího) nastavit rovnou při psaní na klávesnici. Zpravidla se jedná o podržení klávesy „CTRL“ souběžně s nějakou další klávesou.
Tedy CTRL + nějaká klávesa (ono plus značí jen následné či souběžné stisknutí i druhé klávesy, klávesa plus se zde nemačká).
Zatím jsme nezmínili důležitou funkci, kterou je vkládání zkopírovaného textu. A kopírování toho, co jste napsali, kam potřebujete. K tomu totiž právě nejlépe souží nejznámější klávesové zkratky:
Tip: Pro tyto funkce můžete použít i pravé tlačítko myši. Po kliknutí se vám ukáže nabídka, na jejímž vrchu jsou právě možnosti „kopírovat“, „vložit“ a „vyjmout“. Vložit a kopírovat můžete samozřejmě i obrázek nebo tabulku.
Dále se vám určitě budou hodit zkratky:
Tip: Užitečná funkce je také „Nahradit“ v horní liště v sekci „Úpravy“, její pomocí můžete v celém dokumentu jedno slovo či frázi nahradit jiným, aniž byste to museli všude ručně přepisovat. Klávesová zkratka je CTRL + H.
Microsoft Word vás umí upozornit na některé gramatické a stylistické chyby. Pokud vám červenou vlnovkou podtrhne napsaný text, upozorňuje vás, že se napsané slovo nenachází v jeho slovníku – je v něm gramatická chyba, je to slovo z jiného jazyka nebo hovorový výraz. Je to užitečné upozornění, že si slovo máte raději zkontrolovat.
Tip: Když na podtržené slovo kliknete, zobrazí se vám navrhované alternativy.
Modrou vlnovkou vám podtrhne typografické a gramatické chyby, jako je shoda podmětu s přísudkem nebo dvě mezery za sebou apod. Když na podtrženou oblast kliknete, většinou Word uvede, co je zde špatně. Ale pozor, ne vždycky má pravdu (ačkoliv většinou ano).
Pamatujte, že se v textu nepíše mezera před čárkou ani před tečkou. Ale naopak se vždy dává za čárkou i za tečkou.
Nebojte – vlnovková podtržení jsou jenom pro vás a v tištěném dokumentu se neukážou.
Tip: Vlevo na spodní liště dokumentu vidíte, kolik už jste napsali stránek a kolik dokument obsahuje slov. Když na počet slov kliknete, zobrazí se vám okno, kde je detailně uvedený počet znaků a další údaje. Naopak úplně vpravo máte měřítko, které vám umožňuje si dokument zvětšit nebo zmenšit, aby se vám lépe psal a četl.
Dokument raději uložte hned po jeho vytvoření (pokud jste ho nevytvořili přímo ve složce, ale spustili program a začali rovnou psát), Word ho totiž bude po chvílích automaticky ukládat a vám se tak nestane, že byste například při výpadku proudu přišli o rozepsané dílo.
Klikněte v nabídce úplně vlevo nahoře na „Soubor“ a vyberte možnost „Uložit“ následně soubor pojmenujte a zvolte cílovou složku, kde ho později najdete.
Dokument můžete také uložit pomocí zkratky CTRL + S.
A to je vše. Doufáme, že vám návod pomohl. Ale nezapomeňte, že nejlépe se učíte samotou prací s programem, takže si ho klidně ve volných chvílích otevřete a zkoušejte různé věci. Můžete i prozkoumat další funkce, které jsme nezmínili. Ovládání je vcelku intuitivní, takže se nebojte. Přejeme mnoho zdaru.
Kam dál? Přečtěte si také, jak na tvorbu v Power Pointu od A do Z.
Copyright © 2024 - Algotech a.s., all rights reserved
| Zpracování osobních údajů |
Všeobecné obchodní podmínky
