Začněte s Microsoft Teams – návod pro úplné začátečníky

Aplikace Microsoft Teams je součástí kancelářského balíčku Microsoft 365 a umožňuje snadno komunikovat většímu poštu lidí – například firemním týmům (odtud také název „Teams“). Kromě samotného videohovoru umožňuje i sdílení obrazovky, posílání dokumentů, plánování schůzek a spolupráci na skupinových projektech – vše na jednom místě.

Jak začít s Microsoft Teams?

Než se přesuneme k samotné schůzce v Microsoft Teams, řekneme si, jak se do nich vůbec dostat.

Stažení a instalace:

Aplikaci Microsoft Teams můžete používat na počítači, tabletu nebo telefonu a jsou dostupné pro Windows, Mac, iOS a Android.

Po zakoupení a instalaci balíčku Microsoft 365 lze program nainstalovat na jakékoliv zařízení, které potřebujete. Po stažení se stačí přihlásit svým účtem Microsoft. Pokud balíček nemáte, ale obdržíte pozvánku na schůzku, můžete po kliknutí na její odkaz zvolit připojení k MS Teams Online, což je zdarma.

→ Tip: Podrobněji jsme instalaci programů z balíčku Microsoft popsali v tomto článku v sekci „Outlook ke stažení zdarma“.

Přihlášení

Po instalaci se přihlaste do aplikace Microsoft Teams pomocí svého účtu Microsoft 365. Pokud ho nemáte, můžete si ho bezplatně vytvořit.

Vytvoření nebo připojení k týmu

Po přihlášení můžete buď vytvořit tým pro svůj projekt nebo se připojit k existujícímu týmu, pokud jste k němu byli pozváni.

Abyste mohli vytvořit schůzku nebo se k ní připojit, nemusíte být členy týmu, ale pro dlouhodobé spolupráce je jejich vytvoření výhodné – můžete snáze sdílet dokumenty, chatovat apod. Nicméně opakujeme, že i pro plnohodnotné používání aplikace Microsoft Teams není nutné být členy týmu (ostatně u kontaktů z jiných společností by to ani nebylo ve všech případech dobře realizovatelné).

→ Tip: Přečtěte si také 3 tipy, jak ovládnout Microsoft Word.

Navigace v rozhraní

Základní rozhraní Microsoft Teams se skládá z několika záložek vlevo – Aktivita, Chat, Týmy, Kalendář, Hovory a Soubory. Tyto záložky vám umožňují rychle přepínat mezi různými funkcemi.

1. Aktivita

Zde vidíte upozornění na novou aktivitu ve vašem týmu.

2. Chat

Zde si můžete posílat zprávy – tedy chatovat – s lidmi v týmech, kterých jste součástí, tedy s vašimi kontakty. Vidíte seznam všech chatů a chatovací okno pro zahájení konverzace. Je to podobné jako v jakékoliv jiné chatovací aplikaci.

Pokud chcete chatovat s někým, s kým zatím nejste v kontaktu, klikněte dole na tlačítko „Pozvat do Teams“, zkopírujte odkaz, který na vás vyskočí, a pošlete ho dotyčnému třeba do e-mailu, aby se k vám mohl připojit.

3. Týmy

Položka Týmy je základem celé komunikace v aplikaci Microsoft Teams. Můžete být členem více týmů, například podle různých projektů, na kterých spolupracují různí lidé (nebo na univerzitě můžete chodit na různé předměty s různými žáky a vyučujícími).

Pokud už jste členem nějakého týmu, uvidíte ho v této sekci už vytvořený a můžete s ním interagovat.

Pokud členem týmu nejste, klikněte vpravo nahoře na „Připojit se k týmu nebo založit nový“. Ukáží se vám dvě možnosti – „Připojit se k týmu pomocí kódu“, kde jednoduše zadáte kód, který jste obdrželi od kolegů; nebo „Vytvořit tým“. V druhém případě založíte vlastní tým podle pokynů na obrazovce (blíže si to popíšeme třeba někdy příště).

V týmu následně můžete:

• Přidávat příspěvky – podobě třeba jako na facebookové zdi, kde kolegy třeba informujete o novinkách.
• Sdílet soubory – nahrajete soubor na úložiště a všichni ostatní členové týmu si ho můžou stáhnout, snadno tak nasdílíte například podklady k projektu.

Podle typu týmu jsou zde i další doplňkové funkce jako například „Známky“ pro školní tým apod.

→ Tip: Tým můžete po jeho vytvoření libovolně upravovat, přidávat nebo odebírat členy apod. Nebojte se tedy, že jeho vytvoření je něco definitivního, co nejde změnit.

4. Kalendář

Microsoft Teams Kalendář funguje podobně jako jakýkoliv jiný online kalendář, ale vidíte v něm v dané dny a časy všechny své plánované schůzky a nadcházející události včetně jejich účastníků a dalších doplňujících informací.

5. Hovory

Schůzka v Microsoft Teams nebo chcete-li Videokonference Teams jsou to, co vás asi zajímá nejvíce. Najděte osobu nebo tým, se kterým chcete mluvit, a klikněte na možnost (v Týmech je vpravo nahoře) „Sejít se“. Hovor můžete naplánovat na určitý čas a datum nebo se sejít okamžitě.

Aplikace se vás zeptá, zda chcete mít při zahájení spojení zapnutý mikrofon a videokameru (v Teams si můžete zvolit i pozadí, které za vámi při hovoru bude, takže nemusíte uklízet), přizpůsobte toto nastavení svým potřebám a připojte se k hovoru.

Během hovoru uvidíte různé nástroje pro ovládání, jako je možnost vypnutí mikrofonu, vypnutí kamery (počáteční nastavení jde tedy kdykoliv změnit) chatování během hovoru (například když si chcete poslat odkaz) a další. Můžete také přidat další účastníky k hovoru a populární je i sdílení obrazovky. V Teams tak můžete vést prezentaci nebo se všichni společně dívat na podklady.

→ Tip: Podívejte se, jak připravit prezentaci v PowerPointu.

6. Soubory

Zde vidíte všechny soubory, které s vámi někdo sdílel, ale přehledněji je lze ukládat a organizovat přímo v týmových kanálech, jak jsme popsali výše.

Začněte

Tím končíme představení základních funkcí, které by vám mělo pomoci se v aplikaci Microsoft Teams zorientovat. Nejlépe se ale vše naučíte, když aplikaci spustíte a „osaháte si ji“. Prozkoumávejte, jak funguje, zkuste si uspořádat schůzku nanečisto a až budete volat s kolegy nebo s klientem, už budete připravení. Pokud vás zajímají i další návody na práci s kancelářským balíčkem Microsoft 365, máme jich na našem blogu už několik. Přečte si třeba také, jak snadno začít s Outlookem.