Implementujete CRM? 5 nejčastějších chyb při definování reportingu

Implementace CRM systému bývá důležitým bodem ve strategii firmy a může výrazně zefektivnit, ale i zhoršit pracovní procesy. Aby se vám implementace nevymkla z ruky, nevystačíte si jen se zkušenými CRM konzultanty. Část práce bude vždycky ležet přímo na Vašem týmu, který bude muset definovat své požadavky. V tomto článku jsme se soustředili na problematiku reportingu a připravili jsme pro vás přehled pěti nejčastějších chyb, kterých se firmy  při implementaci CRM systémů v této oblasti dopouštějí.

Reporting v CRM je zásadním pomocníkem efektivity firmy. Vzhledem k tomu, že v procesu implementace CRM často přichází na řadu až poslední, není obvykle ve středu zájmů a někdy lidem podílející se na definici jednotlivých reportů tzv. „dojde dech“. Vzhledem k tomu, že dopad na produktivitu týmu je ale zásadní, doporučujeme se poučit a těmto častým chybámpředejít.

1. Vyžadujete od svého nového CRM staré reporty

Zvyk je železná košile a většina zaměstnanců firem chce od nového CRM svoje staré reporty. V 99 % ale staré reporty neodpovídají skutečným potřebám firmy, pouze zaměstnanci jim v průběhu let přivykli a přizpůsobili jim svou práci. Nové CRM je tak především příležitostí, jak zjednodušit už zažitou praxi.

Věděli jste, že uživatelé v průměrném CRM využívají jenom 20 % reportů, které jsou k dispozici?
Místo toho, abyste přemýšleli o reportech, které máte nyní, přemýšlejte o těch, které mít chcete a potřebujete. Nové CRM se tak nestane napodobeninou toho starého, ale skutečným pomocníkem vašich skutečných potřeb.

2. Reporty v CRM vymýšlí někdo, kdo je nakonec nebude používat

Požadavky na reporting nebude nejlépe definovat CRM konzultant ani technik ve firmě ani osoba zodpovědná za implementační projekt. Nejkvalifikovanější osobou pro tento úkol je člověk, který reporty využívá a bude využívat. Neomezujte proto svůj průzkum na ty zaměstnance, kteří jsou do implementačního procesu CRM přímo zapojeni, ale sesbírejte a zvažte požadavky každého dotčeného pracovníka.

3. Snaha vymýšlet technické řešení reportingu CRM

Dobrá zpráva: technické řešení se vždycky najde.

Pokud tedy přemýšlíte o tom, jakým způsobem a co potřebujete reportovat, soustřeďte se čistě na své cíle.

Velmi často se stává, že se klíčoví uživatelé snaží kromě svých potřeb definovat i technické řešení problémů, a tím podvědomě zanášejí do celé problematiky i omezení, na která jsou zvyklí (typicky při používání reportů z MS Excel). Pokud definujete své potřeby s ohledem na předpokládané technické problémy, automaticky se tak vzdáváte některých benefitů, které vám nové CRM může přinést. Zkušený CRM konzultant přitom vždycky dokáže najít adekvátní řešení ke každému Vašemu požadavku.

4. Neznalost možností, které CRM přináší

Zmínili jsme, že svoje potřeby by měl definovat každý člen týmu, který bude reporting využívat. Dodejme k tomu ale ještě jednu věc. Pokud zaměstnanci firmy dosud používali jen jednoduché reporty například v MS Excelu, pravděpodobně si na první pohled neuvědomí, jaké výhody a možnosti jim nové CRM přináší. Tito uživatelé pak často dokonce trvají na další tvorbě reportingu v Excelu. Jakmile jsou však seznámeni s možnostmi reportingu v moderních CRM, rádi „své Excely“ odloží a vrhnou se do online reportů.

Nepodceňte proto proškolení zaměstnanců, kteří se na definování, ale pak i využití reportů v CRM podílí.

5. Zastavíte svoje CRM dřív, než je v cíli

Přidaná hodnota je v detailech. Zastavit se těsně před cílem jen proto, že vám hrubé obrysy Vašeho CRM prozatím stačí, znamená vzdát se velkého množství skutečných praktických výhod. Bohužel reporting je právě jednou z oblastí, která už se často nedotáhne zcela do konce, obvykle kvůli snaze ušetřit a pod záminkou, že se  reporty dořeší později. V praxi pak vznikne CRM, které sice řeší  dosavadní zákaznické procesy ve firmě, ale velká část benefitů CRM systému zůstává nedostupná.
Najděte si proto čas i na poslední detaily systému, ze kterých budete ve výsledku nejvíce profitovat.

Potřebujete pomoci s reporty v CRM? Neváhejte nás kontaktovat. S naším řešením postaveném na ověřeném produktu SugarCRM Vám dokážeme pomoci ihned.

Přečíst si můžete také naše články o správě kontaktů v CRM a obchodním plánování v CRM.