Excel 101 – návod pro začátečníky na používání aplikace, seznámení s nejdůležitějšími funkcemi, tipy a triky

Připomeňme si, co je MS Excel 

Jedná se o tabulkový procesor, který poskytuje nástroje pro operace s daty a tabulkami, vykonávání výpočtů, analýzu dat (včetně statistické) a mnoho dalších funkcí. S využitím pokročilých maker lze realizovat i komplexnější či automatizované výpočtové úlohy. Microsoft Excel je součástí balíku Microsoft 365, dříve známého jako Microsoft Office.  

Tip: Nemáte ještě Excel v počítači? Podrobněji jsme instalaci programu popsali v článku Základy Excelu: instalace a základní nastavení.

Excel je tedy robustní nástroj s nespočtem funkcí a velkým množstvím příkazů. Pomáhá vám řadit a vizualizovat data, což je skvělé, a je možné jej využít v různých odvětvích. Níže si uvedeme několik klíčových věcí, které lze realizovat díky základní znalosti Excelu: 

• Tvorba grafů a tabulek 
• Šablony a přehledové panely 
• Automatizace pracovních postupů (Excel nabízí funkce jako makra, podmínečné formátování a pivot tabulky, které mohou pomoci automatizovat a zefektivnit vaše pracovní procesy) 
• Práce s textem 
• Zpracovávání čísel 
• Ukládání a import dat 

Návod na MS Excel – základní prvky 

V následujícím textu se zaměříme na tři klíčové a základní prvky Excelu, které by měl každý začátečník znát. 

1) Buňka (Cell): Buňka představuje nejmenší, ale zároveň velmi užitečný prvek Excelu. Můžete do ní vkládat, kopírovat a psát vaše data. To se týká psaného textu i čísel. Velikost buňky můžete libovolně upravovat, měnit barvu pozadí, textu, okraje apod. Každá buňka je jednoznačně identifikována svou adresou, která kombinuje číslo sloupce a číslo řádku. Na obrázku můžete vidět buňku na 5 řádku ve sloupci C. Její adresa tedy je C5.  

2) List (Worksheet): Sešit obsahuje soubor buněk a také neviditelnou vrstvu, kde je možné umístit grafy, obrázky či diagramy. Další sešity lze najít a přepínat na spodní části okna. 

3) Pracovní sešit (Workbook): Pracovní sešit představuje samostatný soubor v MS Excelu, který může obsahovat jeden či více sešitů. Můžete přidávat či odebírat sešity, skrývat je bez nutnosti je odstranit z pracovního sešitu a měnit jejich uspořádání. 

Jaká je rozdíl mezi listem a pracovním sešitem v Excelu? 

Zatímco list je tvořený souborem buněk a může obsahovat grafy či obrázky, pracovní sešit je souborem, který může obsahovat jeden nebo více takových listů. Pracovní sešit je tedy souborová struktura, která umožňuje organizaci a správu více sešitů, kdežto list je jednotlivá stránka, kde uživatel může pracovat s daty. Listy lze v rámci pracovního sešitu přidávat, odebírat nebo měnit jejich uspořádání, což umožňuje flexibilní organizaci dat a informací. 

Otevření nového sešitu v MS Excelu: 

• Spusťte Excel. 
• Vyberte možnost „Prázdný sešit“ klepnutím myší nebo potvrďte stiskem klávesy Enter. 
• V novém sešitu se otevře prázdný list. Přidejte další listy kliknutím na symbol + ve spodní části sešitu. 
• Můžete měnit pořadí listů tažením jejich oušek v řadě doleva nebo doprava. 
• Pojmenujte listy a celý sešit dle potřeby. Klikněte druhým tlačítkem na „list“ a zvolte „přejmenovat“. U sešitu zvolte “soubor” a „uložit jako”.  

Nastavení Excelu: sloupce a řádky 

Základní rozhraní Excelu připomíná účetní knihu se sloupci označenými písmeny nahoře a čísly řádků vlevo. Podobá se to kalendáři, kde jsou názvy dnů týdne nahoře a odpovídající dny v měsíci v řádcích pod nimi. Každý sloupec je unikátní a nemůže se opakovat, podobně jako dny v týdnu v kalendáři. Sloupce obsahují buňky a ve složitějších sestavách může Excel zahrnovat tabulky s velkým počtem sloupců a řádků. 

Základní pojmy MS Excelu, které byste měli znát 

Ve světě Excelu se často setkáváme s dvěma termíny, které se využívají při výpočtech: excelové vzorce a funkce. Přestože jsou tyto termíny často zaměňované a mnozí si myslí, že jsou totožné, existují mezi nimi rozdíly. Podívejme se tedy na odlišnosti mezi funkcí a vzorcem v Excelu, stejně jako na jejich specifické využití. 

1) Vzorec 

V Excelu je vzorec způsob, jak provádět výpočty s hodnotami uloženými v buňkách. Každý vzorec začíná znakem rovnítko (=), následovaným matematickým nebo logickým výrazem. Vzorec může pracovat s hodnotou jedné buňky, ale také může kombinovat hodnoty z více buněk k výpočtu nové hodnoty. 

Příklad: Chcete-li sečíst hodnoty ve čtyřech buňkách (D3, D4, D5 a D6), postupujte následovně: 

• Vyberte buňku, ve které chcete zobrazit výsledek součtu (například buňku D7). 
• Klikněte do řádku s formulářem ve vrchní části obrazovky (nebo jednoduše začněte psát ve vybrané buňce), a zadejte rovnítko (=). 
• Nyní zadejte vzorec pro součet: D3+D4+D5+D6 a stiskněte klávesu Enter. 
• Excel nyní sečte hodnoty z uvedených buněk a výsledek zobrazí v buňce D7. 

2) Funkce 

Funkce v Excelu jsou předdefinované vzorce, které usnadňují provádění běžných výpočtů. Nemusíte tak každý vzorec zadávat ručně. Funkce mají názvy odvozené od matematických operací, které provádějí. 

Příklad: Použitím funkce =SUMA(D3:D6) můžete snadno sečíst všechny hodnoty od D3 do D6 bez nutnosti zadávat celý vzorec ručně. 

Pokud jste začátečník a potřebujete se seznámit s tím, jaké funkce v Excelu existují, doporučujeme se obrátit na oficiální online podporu Microsoftu nebo využít online návody. 

Jak jednoduše udělat graf v Excelu 

Vytvoření grafu v Excelu může být snadným úkolem, pokud víte, jak na to. Grafy se používají pro vizualizaci dat a sledování trendů. Nyní se podíváme, jak vytvořit jednoduchý sloupcový graf v programu Microsoft Excel. 

Postup: 

• Spusťte Excel a otevřete nový dokument nebo existující soubor s daty, ze kterých chcete vytvořit graf. 
• V dokumentu označte data, která chcete zobrazit v grafu. Nyní se přepněte ze záložky „Domů“ na záložku „Vložení“, kde najdete možnost vytvořit sloupcový graf. 
• V nabídce vyberte preferovaný formát grafu a jedním kliknutím myši vytvořte základní návrh grafu z vybraných dat. 
• Pravým tlačítkem myši klikněte na graf a z nabídky zvolte možnost „Vybrat zdroj dat“, abyste mohli upravit osy grafu a data, která jsou v grafu zobrazená. 
• V nabídce najdete čísla 1 až 4, která odpovídají hodnotám na ose x grafu. Kliknutím na možnost „Upravit“ vyberte oblast dat, která chcete na ose x zobrazit, například první sloupec tabulky s roky. 
• Po potvrzení se vytvoří graf odpovídající vybraným datům, což vizuálně prezentuje informace lépe než prostý text v tabulce. 
• Graf můžete dále upravovat podle svých preferencí – měnit barvy sloupců, formát tabulky nebo typ grafu. Možnosti úprav v Excelu jsou rozsáhlé, záleží jen na vašem vkusu a účelu, ke kterému graf slouží. 

Jak MS Excel zaheslovat? 

Zaheslování dokumentu v Excelu je důležité z několika důvodů. Především pomáhá chránit citlivé nebo důležité informace před neoprávněným přístupem nebo úpravami. Heslo zajišťuje, že pouze osoby, které ho znají, mohou dokument otevřít nebo upravit, což je zvláště důležité ve firemním prostředí. 

Postup zaheslování je podobný jako u aplikace Microsoft Word, což usnadňuje uživatelům naučit se, jak zaheslovat své dokumenty ve více programech balíku Microsoft Office. Konkrétně: 

• Nejprve je třeba otevřít dokument Excelu (.xlsx), který chcete zaheslovat. 
• Klikněte na možnost „Soubor“ v horním levém rohu a vyberte „Informace“ z levého menu. 
• Vyberte možnost „Zamknout sešit“ a klepněte na „Zašifrovat pomocí hesla“. 
• Do kolonky zadejte nové heslo, potvrďte kliknutím na OK, následně heslo potvrďte v další kolonce a opět klikněte na OK. 

Po dokončení těchto kroků bude váš Excel dokument zaheslovaný a při příštím otevření bude vyžadováno heslo. Pokud potřebujete více informací o tom, jak zaheslovat excel, přečtěte si podrobný návod přímo od Microsoftu.  

Zajímají vás další návodové články? Navštivte stránky našeho blogu a dozvíte se více o dalších programech, jako je MS Word, Outlook, Power Point či Teams.