Jak na benchmarking v praxi

„Jestliže znáš svého nepřítele a znáš-li i sám sebe, nemusíš se bát o výsledek stovky bitev.“ Tuto mnohokrát citovanou zásadu proslavil už před více než 2500 roky slavný čínský vojevůdce Sun-c’, mj. autor legendárního traktátu Umění války. Zdá se to jako dlouhá doba, nicméně smysl benchmarkingu je velmi podobný: určení pozice své vlastní společnosti na trhu a její následné zlepšení díky srovnání s konkurencí. Důraz se přitom klade zejména na využití předností a současné potlačení nedostatků.

Co je benchmarking?

Výraz „benchmarking“ vychází z anglického „benchmark“. Co je benchmark? Setkáte se s překlady jako „standard“ nebo „komparativní bod“, podstatu benchmarkingu pak nejlépe charakterizuje „porovnávací ukazatel“.

Samotný benchmarking je jedním z nástrojů strategického managementu. V ideálním případě jde o nepřetržitý a systematický proces porovnávání a měření produktů, procesů a metod vlastní společnosti s jinými relevantními společnostmi (tedy takovými, které byly vyhodnocené jako vhodné pro vaše měření), a to za účelem definovat cíle zlepšování vlastních aktivit. Další známou definici benchmarkingu jsme zmínili hned v úvodu článku (viz úplně první věta).

První firmou, která plně využila benchmarking v praxi, byl americký Xerox a stalo se tak koncem 70. let 20. století. Benchmarking se osvědčil jako velmi cenná a efektivní technika pro zlepšování výkonu a jeho používání se následně rychle rozšířilo. V 80. letech 20. století byly základní postupy benchmarkingu definovány takto:

• Určení firmy nebo organizace, která je v dané činnosti nejlepší.
• Analýza příčin, které vedly k dosažení těchto výsledků.
• Vytvoření plánů a procesů pro zlepšení vlastní činnosti a výkonnosti.
• Implementace těchto procesů a plánů.
• Monitorování a vyhodnocování výsledků.

Dnes se obecné benchmarkové postupy uvádí zjednodušeně takto:

• Zjištění pozice vlastní společnosti na trhu – definování činností firmy a zjištění vlastních slabin i předností.
• Zjištění pozice konkurence na trhu a následná identifikace, jakými způsoby si zajišťuje svůj podíl na konkrétním trhu. Poté se provádí zjištění slabin a předností konkurentů.
• Definice faktorů úspěchu na základě zjištěných informací z vlastní společnosti i od společností konkurujících na daném trhu. Dále navazuje přebírání definovaných faktorů a zjištěných předností konkurence – v zásadě jde o napodobení či modifikaci silných stránek konkurence.
• Pokus o zvýšení konkurenceschopnosti podniku a využití znalostí i předností vlastní společnosti.
• Opakování výše uvedených kroků – tak často, jak to bude možné a nutné.

Formy a typy k benchmarkingu

Benchmarking se v praxi dělí na více typů a druhů. Nejzásadnější je dělení dle přístupu.

Pojetí benchmarkingu podle přístupu

Podle metodického přístupu dělíme benchmarking na několik typů:

• Výkonový (datový) benchmarking je založený na datech, pomocí kterých porovnává relativní výkonnost oproti určitému počtu měřítek výkonnosti, často mezi konkurenty. V zásadě řeší, čeho vlastní společnost dosahuje ve smyslu výkonnosti. Jeho výhodou je, že může pomoct identifikovat konkrétní místa, kde firma potřebuje nejvíce pracovat na zlepšení. Na druhou stranu ale může být obtížnější intepretace výsledků. Navíc neidentifikuje přímo postupy a firemní procesy, pomocí kterých se požadovaných výsledků dosáhne – neposkytuje žádný „návod“. Ideální je tedy jej provádět společně s procesním benchmarkingem.
• Procesní (generický) benchmarking se zaměřuje na konkrétní procesy firem, které provozují podobnou činnost (nemusí se ovšem přímo jednat o konkurenty) – měří tedy individuální výkonnost procesu i jeho funkčnost a hledá nejlepší praktiky. Podle odborníků se jedná o „ten pravý“ přístup k benchmarkingu – nesleduje na rozdíl od výkonového typu „co“ nebo „kolik“, ale „jak“ – zkoumá příčiny. Jeho výsledky jsou navíc snadněji interpretovatelné, na druhou stranu ale musí společnost přesně definovat, co do benchmarku zahrne a co chce srovnávat.

→ Tip: Mohlo by vás zajímat, jak na optimalizaci firemních procesů.

• Strategický benchmarking – speciální přístup spočívající v procesu identifikace výkonnosti a standardů na úrovni světové třídy, který se snaží určit rozdíly v konkurenceschopnosti podniků. Hodí se ve zvláštních případech, kdy se společnost pokouší revidovat svou strategii či poslání. Určitou „podtřídou“ je potom taktický benchmarking, pomocí kterého sledujeme procesy v jednotlivých odvětvích.
• Neformální benchmarking – je spíše „naleštěným“ výrazem pro „omrknutí“ a srovnání výkonnosti, procesů a praktik konkurence během konferencí, dnů otevřených dveří a dalších podobných událostí. V pravém slova smyslu se ale o benchmarking nejedná, přinejmenším ne na úrovni toho výkonového či procesního.

Druhy benchmarkingu podle typů srovnávání

Benchmarking můžeme dále dělit podle typů srovnávání.

• Interní benchmarking – využívá se většinou u velkých a nadnárodních společností, kdy se porovnávají a zjišťují techniky a přístupy k práci uvnitř společnosti a u různých divizí, které zvládají podobné či stejné úkoly lépe. Příkladem může být srovnání přístupů k plánování výroby různých závodů (spadajících pod stejnou organizaci), které využívají odlišné informační systémy. Je dobrou přípravou na benchmarkingové aktivity vůči externím partnerům a dobře identifikuje rozdíly mezi sesterskými společnostmi. Na druhou stranu ale má smysl pouze u velkých či globálních firem a identifikuje příležitosti ke zlepšení pouze v rámci vlastní společnosti.
• Konkurenční benchmarking – zaměřuje se zpravidla na dané produkty nebo procesy používané nejlepšími konkurenty společnosti. Obvykle jej provádí třetí strana, aby se zaručilo nezneužití konkurenčních informací, jejichž výskyt v závěrečné zprávě potom schvalují všechny přispívající strany. Takový benchmarking v praxi může být např. srovnání metod distribuce produktu pomocí běžných distribučních kanálů. Tento typ dobře pomáhá odkrýt výchozí zájmovou oblast, nicméně omezuje příležitosti pro zlepšení pouze na „obvyklé“ či konkurenční postupy. Velkým problémem je nalezení adekvátního partnera k detailnímu, a především důvěryhodnému sdílení.
• Odvětvový (někdy funkční) benchmarking – srovnává podobné funkce v rámci stejného odvětví. Je vhodnou příležitostí k dosažení skvělých výsledků a umožňuje značné zlepšení výkonnosti.

Proč využívat benchmarking?

Benchmarking vám poskytne jedno z vodítek při hledání odpovědi na otázku „Co můžeme udělat, abychom byli (v podnikání) úspěšní?“. Benchmarking vám – v ideálním případě – popíše:

• Co zlepšit – kde máte „mezery“ oproti konkurenci na základě měřítek, která srovnávají výkonnost mezi více společnostmi.
• Jak moc je třeba vylepšovat – tedy jak velká je výkonová mezera zjištěná srovnáním s identifikovanými úrovněmi výkonnosti.
• Jak se zlepšit – tedy jak vyhodnotit analýzu procesů, jaká přijmout opatření ke zlepšení a jak nelézt ty nejlepší praktiky.

Benchmarking v praxi – jak na implementaci?

Konkrétní postupy při implementaci benchmarkingu v praxi nelze jednoduše stanovit – v první řadě záleží na zvoleném typu či přístupu (viz výše), dále existují různé procesní modely, které se liší počtem a prioritou jednotlivých kroků.

Světově uznávanou jedničkou v oblasti benchmarkingu, měření výkonnosti firemních procesů a stanovování nejlepších praktik je společnost APQC (American Productivity & Quality Center). Ta sama využívá 4krokový model; navíc ale provedla průzkum mezi dalšími 87 firmami, které se benchmarkingem zabývají. Na základě toho vytvořila jakýsi univerzální model shrnující obvyklé kroky v procesu generického benchmarkingu (tj. zaměřeného na firemní procesy):

Příprava na benchmarking

Spadá sem jednak definice oblasti, která bude benchmarku podrobena, dále sestavení příslušného pracovního týmu a důkladné zmapování vlastních firemních procesů.

V tomto kroku si položte následující otázky:

• Identifikovali jste klíčové faktory úspěšnosti svého podnikání?
• Pověřili jste klíčovou osobu k vytvoření a vedení týmu provádějícího benchmarking?
• Určili jste správně oblast, kterou chcete měřit?
• Stanovili jste výsledky, kterých chcete dosáhnout?
• Budou změny ve firemních procesech vnímané i zákazníky jako prospěšné?
• Zmapovali jste váš proces a určitě rozumíte tomu, jak konkrétně funguje?
• Budete moci porovnávat vaše parametry s ostatními a dokážete výsledky analyzovat?

Provedení výzkumu

Výzkum zahrnuje shromažďování informací.

Zabývejte se těmito tématy:

• Které společnosti provádí daný proces lépe a efektivněji?
• Jaké nadnárodní korporace jsou v daném procesu globálně nejlepší?

Identifikace partnera

Navázání vztahu a spolupráce s benchmarkovým partnerem, sestavení plánu a metodiky sběru i sdílení informací.

Sběr a sdílení informací

Provádí se obvykle pomocí dotazníků, návštěv a zapojením třetí strany kvůli ošetření sdílení citlivých informací.

Ptejte se na to, jak u daného procesu postupuje partner:

• Jak vypadá jejich firemní proces?
• Jaký je jejich výkonový cíl?
• Jak měří výkonost svého procesu?
• Můžete výsledky nějak ověřit?

Analýza a adaptace

V tomto kroku dochází k porovnání dat, naplánování opatření, implementaci a následnému monitoringu. Následovat by mělo už jen neustálé vylepšování. Takové, jehož výsledkem bude využívání nejlepších postupů, které vedou k mimořádným výsledkům – a tím pádem i posílení konkurenceschopnosti vašeho podniku.

→ Tip: Přečtěte si, jak analýza pomůže malým podnikům.

Konkrétní postup ale vždy přizpůsobte své společnosti a situaci. Pokud si na benchmarking sami netroufáte nebo nevíte, jak na určité otázky výše odpovědět, obraťte se na specializovanou poradenskou společnost.