Firmy realizující digitální transformaci mají 2,5× větší šanci na dosažení svých cílů

Patříte mezi takzvané technooptimisty, nebo se řadíte spíše mezi skeptiky a nové technologie ve vás vzbuzují odpor? V každé lidské epoše najdeme zastánce obou přístupů – nicméně platí, že pokrok nezastavíme, a kdo chce s vlky býti, musí s nimi výti. Co tím chceme říct? Buď do digitálního expresu naskočíte, dokud ještě máte čas, nebo vám jednou provždy ujede. Byť v tomto kontextu je docela dobře možné, že výstižnější by bylo „vás přejede“.

Ostatně – vzpomeňte si na začátek devadesátek a první nástup počítačů s textovými editory T602 a analogové VGA monitory, ze kterých po minutě sledování začaly slzet oči. Vzpomeňte si na dobu o deset let později, kdy se firemní počítače začaly připojovat na internet a v krajských městech se budovaly amatérské Wi-Fi sítě s anténami vyrobenými z plechovek od kosteleckých párků. Není to zase tak dávno, a přesto už si jen stěží dokážeme představit, jak bychom dnes fungovali bez digitálních technologií a internetu – v pracovním i osobním životě.

A teď si zkuste naopak něco představit – třeba dobu za deset, patnáct let. Jak se budeme v této době ohlížet do minulosti, na naši aktuální současnost? Papírové faktury? K smíchu – to už můžeme rovnou na psaní používat břidlicové tabulky. Živí operátoři zákaznické podpory? Přežitek – kdo by jim za to platil? Offline aplikace? Rouhačství, vše běží v cloudu! Samozřejmě přeháníme – tahle ultra-digitální doba nemusí přijít za patnáct let, ale už za pět. Kdo ví? Jisté ale je, že dřív nebo později přijde. Jak z toho dovnitř?

→ Tip: Mohlo by vás zajímat, kde všude vám může pomoci automatizace firmy.

Digitalizace firmy a digitální transformace – o co jde?

Digitalizace a digitální transformace jsou buzzwordy, o které jako bychom zakopávali na každém virtuálním kroku. V mnoha textech se ale nesprávně interpretuje nebo zaměňuje jejich význam – jak už to tak bývá u slov a výrazů, kterým sice lidé moc nerozumí, ale zato o nich hodně mluví. Jak to tedy je a co znamená co?

• Digitální transformace – nejde primárně o technologický proces, ale zdánlivě kontraintuitivně o proces zejména byznysový. Znamená celkovou strukturální změnu přístupu firmy k využívání digitálních technologií a celkové modernizaci – to mění způsoby, jakými probíhá byznys. To zahrnuje přizpůsobení firemních procesů, služeb i produktů, a to pomocí digitálních technologií. Digitální transformace má dopad na celou firmu, dotýká se například i marketingu. Kromě zvýšení efektivity firemních procesů je jejím cílem zlepšení zákaznické zkušenosti i zaměstnanecké spokojenosti a zvýšení konkurenceschopnosti.
• Digitalizace (firmy) – znamená přechod firemních procesů na digitální data, tj. integraci digitálních technologií do těch oblastí podnikání, kde se zatím nepoužívaly. Spadá sem digitalizace účetnictví nebo třeba přechod na digitální archivaci dokumentů v cloudu. Smyslem digitalizace firmy je zlepšení efektivity a snížení nákladů jednotlivých procesů společnosti.
• Digitizace (médií) – můžete se setkat i s tímto pojmem, jde o menší proces, který zpravidla probíhá v rámci těch větších, výše uvedených. Konkrétně se jedná o přechod z analogových na digitální média, spadá sem tedy například digitalizace dokumentů, obecně náhrada papíru za digitální nosiče.

Digitalizace firmy

Předpokládáme, že máte za sebou první fázi digitalizace, tj. používáte počítače, elektronickou poštu a internet (jinak byste ani nejspíš nečetli tento text). V dalším kroku je třeba začít využívat technologie tak, aby vám ušetřily čas, výdaje i námahu. Co tím míníme? Aby digitalizace firmy byla všestranně přínosná, měla by být komplexní a důkladně promyšlená. Zdá se to být samozřejmé, ale není tomu tak. Podívejte se na odstrašující příklad:

Digitalizace státní správy – ne, děkuji

Digitalizace veřejné správy a e-government zní samy o sobě skvěle. Kdo by nechtěl veškerou komunikaci s úřady a státními institucemi pohodlně vyřizovat přes mobilní telefon nebo počítač. Bohužel jsme od takové doby ještě daleko – podívejte se třeba na takové odevzdávání daňových přiznání přes datovou schránku. Z uživatelského hlediska to nefunguje zcela korektně, ale ještě více práce to paradoxně přidělalo samotným úřadům. Proč?

Systémy státní správy stále ještě neumí takto odevzdaná daňová přiznání přečíst a úředníci se tedy museli uchýlit k digitalizaci dokumentů nebo je ve většině případů jen ručně přepisovali – změna tudíž není komplexní. Spousta lidí navíc neuměla přiznání odevzdat ve správném formátu nebo docházelo k technickým problémům. To opět přidělalo další práci úředníkům, kteří museli vše vysvětlovat, čímž ztrácí spoustu času. Změna tedy ani nebyla promyšlená (natož důkladně). Záměr dobrý, realizace nevalná – takhle firmu nedigitalizujte.

→ Tip: Přečtěte si, jak digitalizace firmy sníží náklady až o třetinu.

Jak začít s digitalizací firmy?

Jak už jsme naznačili – nejprve se důkladně zamyslete, co digitalizovat a jaká forma digitalizace firmy pro vás má smysl. A především, zda vám výsledek procesu digitalizace práci spíš nepřidělá, než aby vám ji ušetřil. Samozřejmě se na celý proces musíte dívat z hlediska návratnosti investic a zvážit, zda dává ekonomický smysl.

Na jaké oblasti se můžete zaměřit?

• Automatizace firemních procesů – nejprve analyzujte firemní procesy. Získáte tím i přehled, kde máte prostor pro vylepšení v dalších oblastech. Dále se zaměřte na možnost jejich optimalizace a automatizace – existují činnosti, které pracovníci vykonávají pouze mechanicky a repetitivně? Dají se tyto procesy algoritmizovat? Pokud ano, směle do toho. Díky praktickým nástrojům (jako například Power Automate od Microsoftu) si můžete sami navolit automatizaci opakujících se úloh a ušetřit tak zaměstnancům tuto rutinní práci – například přesouvat požadovaná data z jednoho dokumentu do druhého, aniž by je musel někdo ručně kopírovat, nastavit automatické publikace, upozornění nebo odesílání dat příslušným kolegům.
• Digitalizace administrativy a řízení projektů – zkuste řídit firmu digitálně a využít k tomu nástroje pro projektový management. Poskytují přehledy, na čem jednotlivé týmy pracují, kolik toho už mají hotovo, můžete zaměstnancům přehledně zadávat úkoly, sledovat jejich vytíženost a mnoho dalšího. Získáte přehled a zaměstnanci budou přesně vědět, co mají dělat, aniž by museli čekat na zadání.
• Školení a osvěta – všechny změny jsou k horšímu a tahle není žádnou výjimkou. Pro zaměstnance s podobnými názory nebo nahlížením na svět může být digitalizace firmy náročnou změnou. Je proto vhodné, když je připravíte s dostatečným předstihem a vysvětlíte, jak přesně jim zaváděné změny usnadní jejich práci. Ještě před samotným zavedením nových systémů všechny zaměstnance důkladně proškolte.

→ Tip: Mohlo by vás zajímat, jak na optimalizaci firemních procesů prostřednictvím ERP systémů.

Digitální transformace firmy

Jak už jsme vysvětlili výše, jde především o digitální upgrade z byznysového hlediska. Adaptace nových digitálních technologií a zavedení inovativních nástrojů vám může přinést mnoho výhod, od zlepšení efektivity až po zvýšení konkurenceschopnosti. Podle průzkumu společnosti McKinsey & Co. mají firmy realizující digitální transformaci 2,5× větší šanci na dosažení svých cílů a zlepšení finančních výsledků.

Nekoukejme ale na svět jen růžovými brýlemi, i digitální transformace znamená rizika:

• Zánik současných příležitostí – kvůli digitální transformaci můžete ztratit část svého aktuálního byznysu a budete muset uvažovat o změně byznys modelu. Z dlouhodobého hlediska to nemusí být nutně špatně, ale je třeba s tím počítat. Příklad? Netflix původně začínal jako půjčovna VHS kazet. S nástupem digitálních technologií jako VOD (video on demand) a vysokorychlostní internet zcela přehodnotil svůj byznysový model a nutno dodat, že velice úspěšně.
• Špatná implementace – sem obecně spadají všechna rizika spojená s nezvládnutím procesu digitální transformace. Bavíme se o poškození stávajících procesů, aniž by došlo k jejich náhradě, což ve svém důsledku znamená značné finanční ztráty.
• Bezpečnostní rizika – s nárůstem množství dat vzniká vyšší bezpečnostní riziko. Nedostatečné zabezpečení totiž může vést k napadení celé IT infrastruktury a zneužití firemních dat.

Nenecháme vás v tom!

Digitální transformace je komplexní investicí do budoucnosti vaší společnosti. Jakkoliv vás mohl poslední odstavec výše zviklat, rizika jsou od toho, aby se řídila a minimalizovala. Co se kybernetické bezpečnosti a možného zneužití dat týká, rádi u vás provedeme analýzu stavu vašeho zabezpečení, navrhneme bezpečností opatření, zajistíme nezbytné produkty a budeme monitorovat bezpečnost počítačových sítí i vašich dat. Obraťte se na nás – jsme partnery společností Sophos a ESET, zajišťujeme servisní služby a implementaci jejich produktů.