Inovace kancelářského balíku: Microsoft 365 a Copilot přicházejí s novými funkcemi

Co je Microsoft Copilot? 

Nejprve ale začneme představením nástroje, který nás bude doprovázet první polovinou článku. Microsoft Copilot je nástroj, který vznikl spoluprací dvou společností – OpenAI a Microsoftu. Možná jste o něm slyšeli už dříve, jmenoval se ale jinak – Bing Chat. Od svého vzniku prošel řadou změn a v únoru 2023 se z něj stal Microsoft Copilot. Podobně jako ChatGPT i Copilot odpovídá na otázky a pomáhá generovat různé texty nebo obrázky. Je to z toho důvodu, že Copilot používá GPT-4o.  

Jeho funkce a funkce umělé inteligence můžete využívat i v aplikacích Microsoft 365, jako je Word, Excel, PowerPoint a Outlook. Pro firmy je vhodná hlavně verze Copilot pro Microsoft 365 nebo Copilot Studio. Je dobré vědět, že Copilot pro firmy chrání firemní data, neposkytuje je třetím stranám a nepoužívá je k dalšímu trénování své verze. 

Historii Copilota ale necháme za sebou, vystačila by totiž na samostatný článek. Raději se vrhneme na nové a chystané funkce, které Microsoft už představil. 

Nové a chystané funkce v Microsoft 365 v souvislosti s Copilotem a umělou inteligencí 

Nejaktuálnější funkce, které najdete v Microsoft 365 a Copilot pro Microsoft 365 (mohou být placené), jsou tyto: 

• Šablona Copilot Adoption Power BI – umožňuje detailnější pohled na využití systému Copilota ve vaší firmě. Zobrazí vám grafy, trendy, počet aktivních uživatelů nebo třeba objem hodin strávený s tímto pomocníkem. Vše najdete v nástroji Viva Insights. 
• Sada Copilot Deployment Kit ve Viva Amplify – tato sada pomůže vašim zaměstnancům seznámit se s funkcemi Copilotu a zavést ho pro M365. Obsahuje osm kampaní pro integraci do platforem, jako je Outlook, SharePoint nebo Teams. 
• Plugin Copilot for sales – v rámci aplikace Teams si můžete nově rozšířit možnosti využití Copilota pomocí pluginu, který využívá pokročilé technologie umělé inteligence. Nový plugin automaticky zaznamenává informace ze schůzek a hovorů, analyzuje data o zákaznících a na jejich základě doporučuje další kroky.  
• Přepisování stránek v SharePoint Text v1 – během několika sekund můžete díky Copilotu změnit tón textu, zkrátit ho nebo prodloužit, a dokonce jej automaticky přepsat.  
• Přidávání vizuálů do dokumentů aplikací Word a PowerPoint – v aplikacích PowerPoint a Word si můžete vytvářet obrázky generované umělou inteligencí nebo si stáhnout fotografii z fotobanky. Je to možné díky aplikaci Microsoft Designer v nástroji Copilot pro Microsoft 365. 
• Úprava prezentací v PowerPointu – u PowerPointu ještě chvíli zůstaneme. Microsoft Copilot vám nově pomůže nejen s návrhem šablon a formátováním jednotlivých slidů, ale i s přechody, animacemi a doporučením relevantních obrázků, grafů a diagramů. 
• Úprava e-mailů a zpráv – po Copilotovi můžete nově chtít upravit, vylepšit nebo přeformulovat e-maily, které jste napsali. Pomůže vám ale i sám od sebe – automaticky vám totiž může navrhovat alternativní formulace. 
• Podpora datových struktur v Excelu – Copilot dokáže automaticky identifikovat a správně interpretovat různé datové struktury v tabulkách, měl by být schopný pokročile analyzovat data a pomoct vám s jejich interpretací. Je ale pravděpodobné, že to zatím zvládnete lépe. 

→Tip: Přečtěte si, jak vkládat multimediální data do prezentací v PowerPointu. 

Existuje aktuálně nějaká konkurenceschopná alternativa ke kancelářskému balíku Microsoft 365? 

Microsoft 365 je obecně považovaný jako standard v oblasti kancelářského softwaru. Nicméně existuje několik alternativ, které mohou Microsoft 365 konkurovat. Pojďme se podívat na jejich výhody a nevýhody.  

1. Google Workspace 

Google Workspace je jednou z nejpopulárnějších alternativ k Microsoft 365. Jedná se bezplatný kancelářský balík od Googlu, v rámci kterého se všechny soubory ukládají a synchronizují automaticky, takže se nemusíte o nic starat. Nabízí aplikace jako Google Docs, Sheets, Slides a Gmail. 

Nevýhodou je, že Google Workspace nenabízí ke stažení desktopové aplikace. Google Sheets navíc nemá tak pokročilou funkcionalitu jako Microsoft Excel, což může být problém pro zkušené uživatele. Pro některé firmy také může představovat méně bezpečnou alternativu, protože Google rád sbírá data. 

→Tip: Zjistěte více o pokročilých funkcích v Excelu. 

2. WPS Office 

Jedná se o kancelářský balík, který je k dispozici pro systémy Windows, Linux, Android a iOS. Je dostupný v bezplatné i prémiové verzi, nabízí nástroje pro úpravu textu, tabulek i prezentací a konvertor PDF do Wordu. Podporuje hromadný export a dokáže rozdělit i spojit soubory PDF. 

Neumožňuje ale rozsáhlou spolupráci mezi uživateli a nenabízí některé pokročilé funkce a nástroje jako má M365, což může komplikovat spolupráci v kancelářském prostředí. 

→Tip: Mohly by vás zajímat návody a tipy pro práci s Microsoft Teams. 

3. LibreOffice 

LibreOffice je bezplatný kancelářský balík, který používá formát ODF (OpenDocument), ale podporuje i další typy formátů využívaných v Microsoft 365. Zahrnuje aplikace například pro textové dokumenty, tabulky, prezentace a je k dispozici ve 110 jazycích. LibreOffice je výchozí sadou pro operační systém Linux, ale využití najde i v systémech Windows a MacOS.  

LibreOffice byl vyvinutý pro potřeby soukromých uživatelů, a proto nabízí omezené portfolio možností pro firmy. Konkrétně tato alternativa Microsoft 365 neumožňuje spolupráci ani rychlou a snadnou výměnu souborů. Do řešení lze integrovat speciální funkce, které si ale obvykle musí vyvinout sami uživatelé. 

Další nevýhodou je méně intuitivní uživatelské rozhraní a omezené integrační možnosti s jinými firemními systémy a nástroji. 

Shrnutí: M365 vs. ostatní kancelářské balíčky 

Pokud bychom to měli shrnout, kancelářský balík od Microsoftu je stabilnějším produktem oproti zmíněným alternativám. Microsoft 365 je široce kompatibilní s dalšími aplikacemi a službami. Alternativy jako Google Workspace nebo WPS Office mají omezenější možnosti integrace s ostatními platformami a problémy s kompatibilitou dokumentů. Microsoft 365 má rovněž robustní bezpečnostní opatření a nástroje pro ochranu dat, včetně šifrování dokumentů. Poskytuje pravidelné aktualizace a rozšíření všech funkcí včetně těch založených na AI, jako je Copilot. 

Vytvoříme pro vás digitální kancelář 

Máte o kancelářský balík M365 zájem? Nebo potřebujete jen pomoci s integrací AI nástrojů? Vytvoříme pro vás prostředí s desítkami služeb a aplikací na jednom místě. Microsoft 365 je plně propojitelný s naším cloudovým prostředím, hodí se pro malé i velké podniky a rádi vám pomůžeme s jeho implementací – ušetříte s námi až 40 % výdajů. Zjistěte, jaké nástroje Microsoft 365 by vám ulehčily práci a kontaktujte nás. 

Na našem blogu najdete také návodové články o nástrojích M365, jako je MS Word, Outlook, PowerPoint či Teams.